Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как скачать адресную книгу в Outlook?

Безопасное подключение GAL и адресных книг Zimbra LDAP в MS Outlook

Пользователи почты Zimbra, подключающиеся с помощью протокола Exchange ActiveSync к почте Zimbra в Microsoft Outlook, обнаружили, что из-за особенностей Zextras Mobile не работает глобальный адресный список, а вместе с ним и функция автозаполнения контактов при вводе адреса. Эту проблему можно решить двумя способами: подключить GAL как дополнительную адресную книгу, используя протокол CardDAV, или получить доступ к Zimbra LDAP и добавить адресную книгу из нее. Оба этих метода имеют свои недостатки. Например, GAL, подключенный через CardDAV, не всегда обновляется при добавлении новых учетных записей, а открытие доступа к LDAP из внешних сетей небезопасно. По этой причине компания Zextras Technology разработала собственное решение, безопасное и удобное для добавления GAL в Outlook.

Пользователи Zimbra теперь могут использовать службу Zextras для эмуляции адресной книги LDAP на всех почтовых серверах в своей инфраструктуре. Эта служба доступна на порту 8389 и работает в режиме Read-Only для обеспечения максимальной безопасности. Подключившись непосредственно к почтовому серверу, обслуживающему их почтовый ящик, пользователи могут войти в систему с данными своей учетной записи и получить к ней доступ.

Обратите внимание, что порт 8389 должен быть открыт хотя бы на одном почтовом сервере, чтобы служба работала правильно. В инфраструктуре с несколькими серверами этого можно добиться, добавив правило маршрутизации на прокси-сервер Zimbra.

По умолчанию LDAP Address Book предоставляет доступ только к глобальной адресной книге и собственным контактам и адресным книгам пользователя. Адресные книги других пользователей, к которым пользователь имеет доступ, не отображаются. Чтобы добавить адресные книги для отображения в LDAP, администратор инфраструктуры Zimbra должен добавить их с помощью команды zxsuite mobile addressBook add. Адресные книги могут быть добавлены как на уровне домена, так и на глобальном уровне. Например:

Команда zxsuite mobile addressBook add global ivanov@example.ru 10 делает список контактов ivanov@example.ru-brugerens видимым для всех пользователей инфраструктуры Zimbra OSE. Число 10 в этой команде задает идентификатор контактного каталога пользователя. Идентификатор папки можно проверить с помощью команды zmmailbox -z -m ivanov@example.ru gaf

Команда zxsuite mobile addressBook add domain example.ru ivanov@example.ru all делает все адресные книги пользователя ivanov@example.ru видимыми всем пользователям почтового домена.

Вместо имени учетной записи при вводе команды можно ввести ее ZimbraID. Это можно проверить, набрав команду zmprov getAccount ivanov@example.ru | grep zimbraId. В нашем случае zimbraId будет 36812192-f8e4-47b3-b7c7-5db095662504.

Читайте так же:
Как скопировать вложение в другое письмо в Outlook?

Чтобы удалить адресную книгу из LDAP, используйте команду zxsuite mobile addressBook remove с тем же синтаксисом, который вы использовали для добавления адресной книги. Например, zxsuite mobile addressBook remove domain example.ru ivanov@example.ru all скроет все адресные книги для пользователя ivanov@example.ru от всех пользователей почтового домена example.ru. Вы можете просмотреть адресные книги, добавленные в LDAP, с помощью глобальной команды zxsuite mobile addressBook list.

Добавление адресной книги LDAP в Outlook начинается с перехода к настройкам почтового клиента и выбора раздела «Настройка учетной записи». В открывшемся окне вам будет предложено выбрать вкладку «Адресные книги». Нажмите кнопку «Создать».

В открывшемся диалоговом окне выберите опцию «Служба каталогов Интернета (LDAP)» и нажмите «Далее». Вы можете проверить эту опцию в появившемся новом окне. В строке «Имя сервера» введите имя почтового сервера, к которому подключен ваш почтовый ящик. Для многосерверной установки Zimbra OSE нельзя просто указать доменное имя почтового сервера, на котором находится почтовый ящик пользователя, необходимо указать доменное имя почтового сервера. Нажмите «Дополнительные настройки». Вам будет предложено указать имя учетной записи и пароль. «. Кстати, вместо пароля основной учетной записи можно использовать специальный мобильный пароль, который создается с помощью расширения Zextras Auth.

В открывшемся окне введите имя, под которым вы хотите, чтобы адресная книга LDAP отображалась в Outlook, номер порта 8389 и отметьте опцию «Использовать SSL». На вкладке «Поиск» в поле «База поиска» выберите «Другое» и оставьте поле пустым. Затем нажмите OK, а затем нажмите Далее, чтобы сохранить настройки.

Для того, чтобы внесенные изменения вступили в силу, нужно перезагрузить Outlook. После этого добавленные через LDAP адресные книги будут отображаться в Outlook со значками /. Например папка с собственной адресной книгой пользователя будет отображаться как "/Contacts", глобальная адресная книга как «InternalGAL/_zimbra», а книги других пользователей будут включать в себя имя пользователя и название адресной книги. Например «Ivan Ivanov/Clients».

Большим преимуществом этого решения является то, что все настройки могут быть выполнены самими пользователями без каких-либо действий со стороны администратора. Единственное, что должен сделать администратор, это предоставить пользователям точный URL почтовых серверов. В случае, если вы добавили правило маршрутизации на прокси-сервер Zimbra, вам даже не нужно этого делать, потому что пользователи могут использовать известный адрес для добавления адресных книг LDAP.

Читайте так же:
Как создать неназначенную копию назначенной задачи в Outlook?

Раздел Люди в Outlook

Чтобы начать работу с календарем в Outlook, нажмите на Люди в области навигации.

В этом разделе находятся адресные книги.

Управлять списком контактов можно с помощью следующих вкладок

outlook2016_razdel-lyudi_sreda31

Вкладка «Главная» содержит основные команды, необходимые для работы с разделом Люди.

Вкладка Отправка и получение — неизменно во всех разделах Outlook.

Вкладка Папка — расширенные функции для работы с адресной книгой.

Вкладка Вид — способ отображения ваших контактов.

Создание контакта в Outlook

Чтобы добавить новый контакт в адресную книгу Outlook, на вкладке Главная выберите Создать контакт.

outlook2016_sozdanie-kontakta_sreda31

В появившемся окне заполните поля.

Outlook позволяет указать несколько адресов электронной почты, телефонных номеров и добавить фотографию для одного контакта.

Нажмите кнопку Детали в группе Показать, чтобы заполнить дополнительную информацию.

После заполнения полей нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» в верхнем левом углу.

Редактирование контактов в Outlook

При необходимости можно изменить ранее созданный контакт.

Для этого щелкните правой кнопкой мыши на контакте и выберите Редактировать контакт.

В открывшемся окне введите недостающую информацию и нажмите Сохранить:

outlook2016_izmenenie-kontaktov_sreda31

Способы отображения контактов в Outlook

Выбрать необходимый способ отображения контактов можно в разделе Люди на вкладке ГлавнаяТекущее представление:

outlook2016_sposoby-otobrazheniyz-kontaknov_sreda31

При просмотре представления «Люди» отображается только имя и изображение контакта:

outlook2016_sposoby-otobrazheniyz-kontaknov-2_sreda31

В представлении визитной карточки отображается более подробная информация о контактных лицах:

outlook2016_sposoby-otobrazheniyz-kontaknov-3_sreda31

Представление «Карточки» отображает карточки в более компактном виде:

outlook2016_sposoby-otobrazheniyz-kontaknov-4_sreda31

В режиме просмотра телефона отображается подробная информация о номерах телефонов ваших контактов:

outlook2016_sposoby-otobrazheniyz-kontaknov-5_sreda31

На экране телефона контакты отображаются в виде списка:

outlook2016_sposoby-otobrazheniyz-kontaknov-6_sreda31

Адресные книги в Outlook

Помимо создания контактов в Outlook, вы можете создавать различные адресные книги, чтобы отделить одни контакты от других (например, отделить клиентов и поставщиков).

Чтобы создать новую адресную книгу, выберите Создать папку и в качестве содержимого папки укажите Элементы типа Контакт.

outlook2016_adresnie-knigi_sreda31

Созданная адресная книга появится в пункте Люди.

Вы можете перемещать контакты между адресными книгами, просто перетаскивая их.

Импорт контактов в Outlook

Нет необходимости вручную создавать контакты в Outlook. Если вы уже использовали другую программу, вы можете импортировать данные из нее в Outlook.

Для этого необходимо выбрать: ФайлОткрыть и экспортироватьИмпорт и экспорт

В открывшемся окне вы можете выбрать тип данных, которые вы хотите импортировать:

  • Из другого приложения или файла
  • Из VCARD (.vcf).
Читайте так же:
Как скопировать или сохранить все встроенные / встроенные изображения из одного письма в Outlook?

sreda31_import-contactov-v-outlook-Outlook2016

Затем выберите файл(ы), содержащий контакт, и следуйте инструкциям мастера импорта.

Экспорт контактов из Outlook

Если вы хотите заархивировать или перенести контакты Outlook в другую программу, используйте мастер импорта/экспорта.

Для этого необходимо выбрать: ФайлОткрыть и экспортироватьИмпорт и экспорт — Экспорт в файл

sreda31_export-contactov_outlook2016

После этого нужно следовать подсказкам помощника по экспорту.

Расписание ближайших групп:

Читайте также:
Раздел Задачи в Outlook

Автор: Sreda31 · Published 24.01.2017 · Last modified 12.10.2021

Обработка входящих писем в Outlook

Автор: Sreda31 · Published 04.10.2016 · Last modified 12.10.2021

Учетная записи в Outlook

Автор: Sreda31 · Published 09.08.2016 · Last modified 12.10.2021

Адресные книги

Помимо папки Контакты, Outlook включает три дополнительные службы для управления контактной информацией: Глобальный список адресов, Персональная адресная книга и Служба каталогов LDAP.

Использование адресных книг

Outlook может использовать несколько источников адресной информации для создания сообщений электронной почты и других возможных действий. Эти данные обычно хранятся в таких папках, как Контакты, из которых создаются адресные книги Outlook.

Диалоговое окно Адресная книга изменяется, когда необходимо выбрать корреспондента (Рисунок 4.24). В диалоговом окне Выбор имен, например, указывается адресат сообщения.

Пример 4.17: Открыть адресную книгу

Сервис адресной книги

В Microsoft Outlook можно использовать различные типы адресных книг, такие как Глобальный список адресов, Персональная адресная книга и Адресная книга Outlook. В диалоговом окне Адресная книга вы можете указать, какие адреса вы хотите отображать в данный момент времени. Для этого в раскрывающемся меню Показать имя из выберите соответствующую адресную книгу.

Каждая из этих адресных книг содержит информацию, которую можно использовать для отправки сообщений, создания писем, совершения звонков и т.д. В целом, эти адресные книги используются для следующих целей (суть совместного использования физического пространства для хранения информации).

  • Глобальный список адресов. Данная адресная книга доступна только в случае, если Outlook является клиентом Microsoft Exchange Server. Эта книга содержит все адреса, списки рассылки в рамках рабочей группы. Книгу создает и ведет администратор Exchange Server, для пользователя доступна лишь ее информация. Подробно о работе с такой адресной книгой будет расскано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".
Читайте так же:
Как скрыть встречи в общем календаре в Outlook?

Диалоговое окно Адресная книга

Рисунок 4.24. Диалоговое окно «Адресная книга

  • Личная адресная книга. Это собственная адресная книга пользователя, в которой рекомендуется хранить личные списки рассылки с наиболее часто используемыми адресами. Различия между этой адресной книгой и папкой контактов незначительны, единственное, что я хотел бы упомянуть, это способ хранения информации. Если в личной адресной книге вся информация хранится в одном файле с расширением pab (только контакты), то в папке «Контакты» вся информация хранится в одном файле с расширением pst (контакты, задачи, сообщения).
  • Адресная книга Outlook. Адресная книга, состоящая из папок, таких как Контакты. Адресная книга автоматически обновляется при обновлении контактов. В меню Показать имена каждая адресная книга, сформированная из папки Контакты, отображается в виде отдельной строки под элементом Адресная книга Outlook.

Личная адресная книга

Работа с Контактами упоминалась выше, но поскольку в Outlook есть возможность работать с личными адресными книгами, стоит рассмотреть, как создавать и работать с их данными. Не отходя от обобщений, можно сказать, что работа с персональной адресной книгой похожа на работу с другими типами адресных книг.

Создание личной адресной книги

Перед тем как начать работу с личной адресной книгой, ее необходимо добавить в существующую конфигурацию Outlook. Адресная книга суть информационная служба, добавление же любых элементов информационных служб является созданием учетной записи данного типа. (Подробно о работе с учетными записями электронной почты будет рассказано в разделе "Электронная почта".)

Пример 4.18: Создание персональной адресной книги

Электронные почтовые ящики.

Добавить новую телефонную книгу или календарь

Дополнительный адресный справочник

Тип адресной книги Личная адресная книга

Болото с личным адресом

Имя:= Личная адресная книга (Усаров Г.Э.)

Сортировать записи по фамилии

На вкладке Личная адресная книга пользователь может изменить расположение файла, в котором будет храниться контактная информация, а на вкладке Заметки пользователь может ввести заметки для адресной книги. После добавления новой книги необходимо перезапустить Outlook, чтобы новая учетная запись начала работать в приложении.

Пользователь не может создать более одной учетной записи Личной адресной книги или Адресной книги Outlook.

Диалоговое окно Личная адресная книга

Рисунок 4.25. Диалоговое окно «Личная повестка дня

Создайте контакт из вашей адресной книги

Теперь давайте рассмотрим основные аспекты работы с адресной книгой, главным из которых является создание нового контакта.

Читайте так же:
Как скрыть нерабочее время в календарях в Outlook?

Пример 4.19: Создание контактов.

> Сервис > Адресная книга.

Источник адресов Личная адресная книга (Усаров Г.Е. ).

> Файл > Создать адрес. (рис. 4.26)

В персональной адресной книге (Усаров Г. Е.)

Тип адреса Адрес другого типа

Краткое имя := Георгий Усаров (Рисунок 4.27)

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Тип электронной почты := SMTP

Заполнение остальных вкладок при создании нового контакта в личной адресной книге практически идентично созданию нового элемента в папке Контакты. После создания контакта его можно увидеть в поле информации адресной книги.

Диалоговое окно Создание адреса

Рис. 4.26. Диалоговое окно «Создание адреса

Диалоговое окно Свойства: Создание: Адрес другого типа

Рисунок 4.27. Свойства: Создать: Диалоговое окно «Адрес другого типа

Кстати, в Outlook есть функция скрытия информации ненужных полей контактов. Для этого подведите указатель мыши к стыку между заголовками полей на полосе в верхней части информационной панели и, удерживая левую кнопку мыши, растяните или уменьшите (удалите) ширину поля. На рис. 4.28 показаны только два поля: Имя и Адрес электронной почты, в диалоговом окне Адресная книга.

Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Рисунок 4.28. Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Параметры адресной книги

В диалоговом окне Адресация при отображении и сохранении новой информации из адресной книги используется настройка по умолчанию.

Пример 4.20. Обработка адреса

Опции, (рисунок 4.29).

Отображение списка адресов в первую очередь Контакты

Сохранение личных адресов в адресной книге

Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Некоторые замечания по этому примеру. Первый выпадающий список определяет папку, данные которой отображаются первыми при отображении этого диалогового окна после выбора получателей или аналогичных. Во втором выпадающем списке указывается папка по умолчанию, куда будут помещаться новые контакты, которая, по сути, будет основной базой данных пользователя.

Диалоговое окно Обработка адреса

Диалоговое окно Обработка адреса

Рисунок 4.29. Диалоговое окно обработки адресов

Мы еще не рассматривали электронную почту, но одним из важных аспектов создания электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому, Копия (Cc) и Слепая копия (Bc). Если данные в этих полях взяты не из адресной книги, а введены с клавиатуры, Outlook перед отправкой сообщения проверит, есть ли они в адресной книге. Если контакта с указанным адресом не существует, Outlook предлагает создать новую запись для этого контакта. Процедура проверки определяется в третьем разделе диалога Адресация.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector