Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как скопировать данные Excel в слово без таблицы?

Как конвертировать текстовые файлы с разделителями в таблицы Excel

Вы же не хотите быть тем сотрудником, которому приходится снова и снова вводить все в Microsoft Excel.

В конечном итоге вам придется работать с различными видами информации, хранящейся в файлах других типов, и переносить ее в Microsoft Excel. Текстовый файл вездесущ. Несомненно, некоторые из них будут всплывать каждый день.

Приведем несколько примеров из повседневной жизни:

  • Анализ Excel продаж или информации о продукте, хранящейся в текстовом файле.
  • Обмен данными между двумя различными программами (возможно, из базы данных в электронную таблицу).
  • Имена, адреса и идентификатор электронной почты, хранящиеся в программе электронной почты (например, экспорт из Microsoft Outlook в Excel

Вы можете подключиться к внешним источникам данных с помощью простых в использовании инструментов в Microsoft Excel. Я хотел бы обсудить разделенные текстовые файлы.

Это текстовый файл с разделителями

Простой CSV-файл

Этот снимок экрана показывает, как имена и адреса разделяются запятыми в простом текстовом файле. Это простой текстовый файл с разделителями-запятыми. Для его создания можно использовать текстовый редактор по вашему выбору.

В текстовом файле большая часть этих данных была бы не очень полезна при подготовке списка или отчета. Вы можете сделать документ более профессиональным и выполнить более сложные операции с ним, включив его в электронную таблицу Excel. Например, легко найти дублирующиеся адреса и удалить их. Затем вы можете использовать электронную таблицу для создания ярлыков и слияния.

Основная идея заключается в том, чтобы импортировать информацию из текстового файла и разделить различные части информации на отдельные столбцы, назвав каждый столбец соответствующим заголовком.

Давайте посмотрим на текстовый файл с разделителями более подробно …

3 различных вида текстовых файлов с разделителями

Делимитированные текстовые файлы предназначены для экспорта данных из одной программы в другую. Существует три общих типа разделителей для каждого способа разделения (разбиения) каждого значения в текстовом файле. Для разделения отдельных записей в файле можно использовать любой символ.

В качестве примера можно привести трубу. Перечисленные здесь три типа разделителей являются наиболее распространенными типами разделителей между текстовыми записями.

  1. Значения, разделенные запятыми.
  2. Символы, разделенные табуляцией.
  3. Значения, разделенные двоеточиями.

Как это и называется, Разделитель текста сохраняет каждое значение отдельно от следующего. Любое значение, которое следует за разделителем и предшествует следующему вхождению разделителя, импортируется как одно значение. Помните, что значение между назначенным разделителем может иметь другой символ разделителя, но для этого требуется кавычка («) или апостроф (‘).

Смешивание? Не очень. Давайте рассмотрим это на примере:

В текстовом файле с названиями городов и штатов могут быть некоторые значения, например «Олбани, штат Нью-Йорк». Microsoft Excel может читать запятую (,) между двумя словами как разделитель. Чтобы обрабатывать названия городов и стран как одно значение и импортировать их в одну ячейку, мы должны использовать двойные кавычки или апостроф в качестве квалификатора текста. Если в качестве квалификатора текста не указан символ, «Олбани, штат Нью-Йорк» импортируется в две соседние ячейки как «Олбани и Нью-Йорк».

Короче говоря, чтобы сохранить значение в колонке как есть, можно заключить его в кавычки или апострофы. Как мы увидим ниже, Microsoft Excel предоставляет полный контроль над процессом импорта и панель предварительного просмотра, чтобы вы могли видеть формат данных до того, как они заполнят ячейки.

Преобразовать из текстового файла с разделителями в электронную таблицу

Существует много онлайн-конвертеров.

Может взять необработанный текстовый файл CSV и превратить его в электронную таблицу XLS. Zamzar и Convertio появляются в верхней части страницы поиска.

Но вам не нужно искать онлайн-конвертер, потому что в Microsoft Excel есть встроенная функция, которая делает работу намного лучше. Давайте рассмотрим на примере файла CSV шаги по преобразованию разделенных текстовых файлов в электронные таблицы. На скриншоте ниже показаны некоторые значения, разделенные запятыми, в файле блокнота.

CSV файл

Microsoft Excel поможет вам превратить этот беспорядок в аккуратные строки и столбцы. Затем вы можете приступить к работе и превратить его в хорошо отформатированный отчет.

Или подготовить ее к печати.

Импортированный текст

Существует два способа переноса данных в электронную таблицу Excel 2016 из файла CSV. Во-первых, начните с простого.

1. Автоматический импорт

Затем нажмите на открытую вкладку.

Выберите файл CSV, который необходимо открыть. Автоматически открывает текстовый файл в Microsoft Excel и отображает данные в новой таблице.

Откройте файл CSV в Excel

Самый прямой (и быстрый) способ открыть файл CSV — это воспользоваться программой, приведенной ниже. Microsoft Excel использует настройки формата данных по умолчанию для чтения и импорта каждого столбца данных. Вам нужна гибкость, но автоматический импорт этого не позволяет. Поэтому давайте рассмотрим второй способ, в котором используются мастера.

2. Мастер импорта текста

Мастер импорта текстиля позволяет вам управлять структурой данных, которые вы хотите импортировать. Он запускается автоматически при импорте текстовых файлов (т.е. файлов с расширением TXT). Откройте Microsoft Excel и перейдите к текстовому файлу. Трехэтапный процесс поможет вам контролировать формат данных, которые вы хотите импортировать.

Шаг 1

Это первый этап работы мастера импорта текста.

Excel - Мастер импорта текста

Но, как вы видели ранее, мастер импорта текста не запускается автоматически для файлов CSV (то есть файла с расширением .CSV). Откройте мастер импорта текста вручную и управляйте форматом строк и столбцов. Чтобы запустить Мастер импорта текста …

Перейдите на вкладку Данные на ленте. в группе Получить внешние данные выберите Из текста. в Импорт текстового файла В диалоговом окне выберите текстовый файл CSV, который вы хотите импортировать. Появится мастер импорта текста с опциями, которые теперь можно настроить.

Импорт данных

Мастер проведет вас через три экрана и поможет вам уточнить данные, которые вы пытаетесь перенести в электронную таблицу.

Выбрать разграниченный — Когда элементы в текстовом файле разделены символами табуляции, двоеточия, точки с запятой, пробелами или другими символами.

Выбрать Фиксированная ширина — Когда все элементы имеют одинаковую длину и аккуратно структурированы в разделенных пробелами столбцах.

Иногда исходные данные могут иметь строку заголовка. Например: [«имя», «фамилия», «название компании», «адрес», «город», «прачечная» ].

Использовать Начать импорт в строке выберите строку, с которой будет начат импорт.

Происхождение файла можно оставить по умолчанию в большинстве случаев.

Предварительный просмотр отображает значения в том виде, в котором они появятся после разделения на столбцы на рабочем листе.

Нажмите кнопку Далее.

Шаг 2

Выберите разделители для вашего файла (в нашем случае — запятая). Для другого символа установите флажок Другой и введите символ в маленькое поле. Окно дает обзор данных, содержащихся в столбцах.

Excel - Мастер импорта текста

Установите флажок Учитывать последовательные разделители как единое целое, если ваши данные содержат несколько пользовательских разделителей между полями данных. Используя этот метод, вы можете обрабатывать файлы, в которых, например, есть лишние пробелы до или после другого разделителя. В поле можно определить пробел в качестве другого разделителя.

Используйте раскрывающийся список Сортировщик текста, чтобы выбрать символ, который содержит значения в вашем текстовом файле. Ранее мы видели, как сортировщик текста может помочь вам импортировать определенные значения в ячейку вместо того, чтобы импортировать их по отдельности.

Для более детального изучения данных используйте окно предварительного просмотра данных. Щелкните на следующем.

Окно мастера изменяется при импорте данных фиксированной ширины.Предварительный просмотр данных Окно может помочь вам определить ширину столбцов. Используйте верхнюю панель окна для определения разрыва колонки, представленного вертикальной линией. Перетащите разрыв колонки, чтобы увеличить или уменьшить ее ширину. Дважды щелкните на разрыве столбца, чтобы удалить его.

Данные фиксированной ширины

В файле фиксированной ширины разделители не используются для разделения значений в файле. Данные организованы в строки и столбцы, по одной записи в строке. Столбцы имеют фиксированную ширину, заданную в символах, которая определяет максимальный объем данных, который они могут содержать.

Шаг 3

Окна предварительного просмотра становятся более важными на этом экране, поскольку с помощью Column Data Format можно точно настроить формат данных, которые попадают в каждое поле. В Microsoft Excel данные импортируются в стандартном формате. Установите соответствующий формат для выбранного столбца в окне предварительного просмотра.

Excel - Мастер импорта текста

Например, вы можете выбрать …

  • Текст для текстовых полей.
  • Дата и формат даты для любого столбца, содержащего даты.
  • Общий для преобразования валюты в валютный формат Excel.

Числовые данные можно разделить десятичными или тысячными разделителями, нажав на кнопку Дополнительно. Например, если вы хотите отобразить 100 000 как 1 000 000. Excel отображает числа в формате, установленном в региональных настройках вашего компьютера.

Нажмите кнопку Конец. Появится последнее диалоговое окно Импорт данных.

импорт-данные диалоговые

Не беспокойтесь об этом сейчас. Это дает вам несколько вариантов для вставки данных в электронную таблицу или создания соединения с внешней базой данных. Вставка разделенных текстом значений в виде таблицы в текущий рабочий лист является настройкой по умолчанию.

Всего три простых шага мастерства Excel

Некоторые отрабатывали свои навыки работы в Microsoft Excel

Может помочь вам обрабатывать большие объемы данных. Вы можете импортировать или экспортировать до 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Не позволяйте большим данным пугать вас. Если вы все еще боитесь электронных таблиц, ознакомьтесь с этими советами по изучению Excel

Итак, с какими проблемами вы сталкиваетесь при экспорте текстовых файлов с разделителями? Давайте узнаем это в комментариях.

Как вставить таблицу из Excel в Word

Существует несколько способов вставить таблицу Excel в Word. Будет ли вставленная в Word таблица Excel связана с исходным файлом, зависит от ваших предпочтений. Если вы связываете при вставке в Word таблицу Excel, она будет автоматически обновляться при обнаружении изменений в исходной таблице Excel. Данные из электронной таблицы Excel также можно вставить в Word и использовать инструменты Excel из Word. Наша цель — дать вам несколько советов о том, как вставить электронную таблицу Excel в Word.

Вставка связанной таблицы из Excel в Word

Начнем с первого метода, который заключается в копировании и вставке таблицы из Excel в Word.

  1. Выделите область таблицы Excel, которую нужно вставить в Word, затем нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать ее содержимое.

1-kak-vstavit-tablitcu-iz-excel-v-word

Как вставить таблицу из Excel в Word – Копирование таблицы в Excel
  1. Теперь перейдите в документ Word и нажмите Ctrl+V для вставки таблицы Excel.

Если вы хотите связать таблицу, то есть чтобы при обновлении данных в книге Excel, значения в документе Word автоматически обновлялись, необходимо нажать кнопку « Параметры вставки » в правом нижнем углу и выбрать либо « Связать и сохранить исходное форматирование », либо « Связать и использовать конечные стили ».

2-kak-vstavit-tablitcu-iz-excel-v-word

Как вставить таблицу из Excel в Word – Параметры вставки

В зависимости от того, используете вы Word 2007 или Word 2003, выберите одну из этих опций:

3-kak-vstavit-tablitcu-iz-excel-v-word

Как вставить таблицу из Excel в Word – Параметры вставки в Word 2003, Word 2007
  1. Вот и все, теперь, если вы связали электронную таблицу с исходным файлом Excel, каждый раз при обновлении файла Excel и повторном открытии Word спросит вас, хотите ли вы обновить документ с новыми данными из связанных файлов.

4-kak-vstavit-tablitcu-iz-excel-v-word

Как вставить таблицу из Excel в Word – Обновить данные из таблицы в Excel
  1. Нажмите « Да », и ваша таблица отобразит новые значения.

Используя этот метод, вы не можете редактировать данные таблицы Excel в Word. Данный способ работает только в одном направлении. Если вы хотите отредактировать оригинальную таблицу Excel, вы можете сделать это из Word, щелкнув правой кнопкой мыши по данным, затем выбрав « Связанный объект Лист » —> « Правка связь ».

5-kak-vstavit-tablitcu-iz-excel-v-word

Как вставить таблицу из Excel в Word – Открыть таблицу в Excel для редактирования

Это очень полезно, если кто-то создал документ Word, а вы не знаете, где находится оригинальный файл Excel.

Вставить таблицу Excel

Также, вы можете вставить полностью редактируемую электронную таблицу Excel в Word, перейдя на вкладку «Вставка», нажав «Таблица», а затем щелкнув внизу «Таблица Excel».

6-kak-vstavit-tablitcu-iz-excel-v-word

Как вставить таблицу из Excel в Word – Вставка таблицы Excel

Этот метод полезен, только если вы хотите создать новую таблицу Excel в Word с нуля и планируете вносить изменения в таблицу из Word.

7-kak-vstavit-tablitcu-iz-excel-v-word

Как вставить таблицу из Excel в Word – Таблица Excel в Word

Вы можете добавлять листы, форматировать ячейки и работать с таблицей так же, как и в обычном Excel. Это быстрый и простой способ вставить таблицу Excel в документ Word, который может быть правильно отформатирован с помощью Excel, а не полагаться на таблицы Word, которые очень трудно форматировать.

Это способы, с помощью которых можно вставить таблицу Excel в Word и связать ее с исходной таблицей Excel или нет, в зависимости от ваших нужд.

Как переносить таблицы из Ворда в Эксель?

excel-to-word

Если вы хотите перенести информацию из таблицы в Microsoft Word в Excel, вам не нужно полностью переписывать данные, а просто скопировать нужную информацию. При копировании данных информация, хранящаяся в каждой ячейке, также будет помещена в отдельную ячейку Excel, и вы сможете выполнить дальнейшее форматирование и настройку.

После вставки данных иногда необходимо произвести небольшую очистку, чтобы иметь возможность использовать специальные вычислительные функции в Excel. Поэтому в ячейках могут сохраняться ненужные пробелы, числа могут вставляться как текст вместо числовых значений, полезных при выполнении вычислений, или даты могут отображаться неправильно.

Как делается такое копирование?

Чтобы скопировать массив из одной программы в другую, выполните простой перечень процедур:

  1. Выберите все столбцы и строки таблицы, которые необходимо скопировать в новую программу.
  2. Нажмите Ctrl+C, чтобы сохранить таблицу в буфер обмена.
  3. В Excel выберите самую левую ячейку в верхнем ряду. Перед установкой таблицы убедитесь, что эта область пуста. Данные в ячейках таблицы, созданной в Word, полностью заменят данные, находящиеся в ячейках в настоящее время. При необходимости рекомендуется просмотреть таблицу в Word, чтобы проверить ее размеры перед копированием.
  4. Найдите в меню Пуск, затем нажмите Буфер обмена и выберите Вставить. Обратите внимание, что для упрощения можно также использовать простую комбинацию клавиш Ctrl+V.
  5. Чтобы исправить исходное форматирование, нажмите кнопку Параметры вставки рядом с вставленной таблицей, затем выберите Использовать конечные форматы ячеек, если вы хотите продолжить работу с форматированием Excel, или выберите Сохранить исходное форматирование, чтобы оставить таблицу как есть.

Как упоминалось выше, Excel вставляет содержимое ячеек из Word в каждую ячейку. После вставки таблицы данные можно распределить по дополнительным ячейкам с помощью команды Текст по столбцам.

Возможные проблемы и их решение

Есть пользователи, которые испытывают трудности, когда, быстро создав таблицу или скопировав ее из другого источника в Word, при попытке скопировать их в Excel появляются всевозможные лишние символы, ячейки или строки. Другими словами, таблица в Word может содержать много «мусора», который появляется там в результате неправильного заполнения таблиц различной информацией или некорректного переноса при копировании данных из других приложений.

Обычно деформация таблиц вызвана тем, что различные символы в конце абзацев, которые в большом количестве пытаются уместиться в одной ячейке. Это часто происходит потому, что пользователи нажимают клавишу Enter для перехода к следующей строке, а не создают дополнительный абзац.

Как избавиться от лишних знаков?

Удалить всевозможные ненужные символы совсем несложно. Конечно, если выполнять все процедуры вручную, это может занять много времени, поэтому Word предоставляет специальный инструмент, который значительно облегчает и ускоряет выполнение задачи:

  1. Выберите всю таблицу, чтобы Word работал только с ее данными.
  2. Включите вкладку «Пуск» и найдите раздел «Правка».
  3. Включите инструмент «Заменить» (можно использовать сочетание клавиш Ctrl+H). Обратите внимание, что вы также можете переключиться на эту функцию, сначала нажав кнопку Страница в левой нижней части экрана, а затем выбрав Заменить из всплывающего меню.
  4. Нажмите Еще>>, затем нажмите Специальный в области Заменить, чтобы выбрать специальные символы для замены.
  5. Откроется окно с полным списком специальных символов. Здесь вы выбираете символ Paragraph (он первый в списке), и он будет установлен как «^p» в поле Find.
  6. В поле «Заменить» теперь просто вставьте пробел. Если абзацы находятся в пустой ячейке, то в этом случае поле останется полностью пустым, в результате чего указанный символ будет заменен простым пробелом, т.е. просто удален.
  7. Нажмите кнопку Заменить все, и начнется процедура удаления специальных символов из всей таблицы. Как правило, программа выполняет эту процедуру в течение нескольких секунд, после чего пользователю выводится небольшое окно с информацией о завершении процедуры и количестве произведенных замен.

Теперь вы можете закрыть окно замены и скопировать электронную таблицу в Microsoft Excel. Таким образом, таблица будет полностью очищена от посторонних символов, и вы сможете нормально работать с таблицей после переноса ее в новую программу.

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Как скрыть пустые строки в сводной таблице в Excel?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector