Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как скопировать данные в следующую пустую строку другого листа в Excel?

Как скопировать данные в следующую пустую строку другого листа в Excel?

Всем, кто работает с Excel, иногда приходится переносить данные из одной таблицы в другую, часто путем простого копирования таблиц в разные файлы. Это предполагает сохранение исходных форматов ячеек, содержащихся в них формул и других переменных, которые могут быть потеряны при неправильном переносе.

Мы изучим наиболее удобные способы миграции электронной таблицы и рассмотрим несколько из них. Вам остается только выбрать тот, который лучше всего подходит для ваших нужд, а компания Microsoft позаботилась о том, чтобы ее пользователям было удобно в любой ситуации.

Копирование таблицы с сохранением структуры

Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых должно быть сохранено при переносе, обычный метод Ctrl+C — Ctrl+V не даст желаемых результатов.

Исходная таблица

В итоге мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые нужно будет снова выровнять по длине, чтобы они не перекрывались.

Искажённая таблица

Когда у вас их несколько, расширение таблиц из 20-30 ячеек вручную — не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса с помощью инструментов, которые уже встроены в программу.

Способ 1: Специальная вставка

Этот метод подходит, если для форматирования достаточно сохранить ширину столбцов и нет необходимости подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/таблицы.

  1. Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+CCtrl+V.
  2. Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».

Контекстное меню

В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.

Способ 2: Выделение столбцов перед копированием

Таким образом, вы мгновенно получите желаемый формат, просто выделив столбцы или строки вместе с заголовками. Таким образом, исходные ширина и высота сохраняются в буфере обмена, а при выводе электронной таблицы вы получаете ячейки в нужном формате. Вот шаги, которые необходимо выполнить:

Выделение строк

  1. Выделите столбцы или строки, содержащие исходные данные.
  2. Просто скопируйте и вставьте, полученная таблица сохранит свой первоначальный вид.

Логичнее использовать в каждом случае свой метод. Однако он лучше всего подходит для небольших столов, где выбор области копирования не должен занимать более двух минут. Это практично в большинстве случаев, так как невозможно сохранить высоту строки в специальной пасте, о которой говорилось выше. Если вам нужно выровнять ряды заранее, это лучший вариант. Но часто, помимо самой таблицы, необходимо выровнять и хранящиеся в ней формулы. В этом случае сработает следующий метод.

Способ 3: Вставка формул с сохранением формата

Специальные вставки можно использовать, в частности, для переноса значений формул с сохранением формата ячеек. Это самый простой и быстрый способ выполнить такую операцию. При создании таблиц или отчетов дополнительный вес файла может замедлить процесс загрузки и повлиять на производительность.

Для выполнения операции выполните следующее

  1. Выделите и скопируйте исходник.
  2. В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.

Вставка значений

В качестве альтернативы третьему шагу можно использовать формат шаблона. Это удобно, если вы копируете в пределах одного файла, но на разные листы. В просторечии его иногда называют «метлой».

Даже если у вас большой объем данных, перенос таблицы из одного файла в другой должен занимать всего пару минут. Выберите один из приведенных выше методов в зависимости от поставленной задачи. Умелое сочетание методов переноса таблиц сэкономит много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и других отчетов. Помните, что в любой программе могут произойти сбои, поэтому перепроверяйте данные перед отправкой.

Как ограничить строки и столбцы на листе Excel

Каждый лист Excel может содержать более 1 000 000 строк и 16 000 столбцов информации, но этого редко бывает достаточно для повседневных проектов. К счастью, вы можете ограничить количество столбцов и строк, которые появляются в вашей электронной таблице. Вы также можете ограничить доступ к определенным областям листа.

Например, если вы хотите избежать случайного изменения определенных данных, вы можете поместить их в ту часть электронной таблицы, к которой другие пользователи не имеют доступа. А если доступ к электронной таблице нужен менее опытным пользователям, можно ограничить их доступ к таблице, чтобы они не заблудились в пустых строках и столбцах.

Инструкции относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и к Office 365.

Ограничить количество строк в Excel с помощью VBA

С помощью Visual Basic for Applications (VBA) можно временно ограничить диапазон строк и столбцов в свойстве Scroll Area (Область прокрутки) рабочего листа.

Изменение области прокрутки является временной мерой; она сбрасывается каждый раз, когда книга закрывается и открывается заново.

В этом примере вы измените свойства листа, чтобы ограничить количество строк до 30 и количество столбцов до 26.

Откройте пустой файл Excel.

Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке листа в правом нижнем углу экрана, чтобы открыть Лист 1.

Выберите в меню пункт Просмотр кода, чтобы открыть окно редактора приложений Visual Basic (VBA).

В нижнем левом углу окна редактора VBA расположено окно свойств листа.

Найдите в списке свойств листа свойство Scroll Area.

Нажмите на пустое поле справа от области прокрутки .

Введите диапазон a1: z30 в поле.

Сохранить архив.

Нажмите «Файл»> «Закрыть» и вернитесь в Microsoft Excel.

Теперь проверьте свой рабочий лист, чтобы убедиться, что изменения вступили в силу. Если вы попытаетесь прокрутить вниз строку 30 или столбец Z, электронная таблица должна вернуть вас в выбранный диапазон. Вы не сможете редактировать ячейки за пределами этого диапазона.

Снятие ограничений прокрутки

Самый простой способ снять ограничения прокрутки – сохранить, закрыть и снова открыть книгу. В качестве альтернативы, используйте шаги со 2 по 4 выше, чтобы открыть Свойства листа в окне VBA editor и удалить диапазон, указанный для прокрутки. Область свойство.

$ A $ 1: $ Z $ 30 отображаются на рисунке. При сохранении книги редактор VBA добавляет знаки доллара, чтобы сделать ссылки на ячейки в диапазоне абсолютными.

Скрыть строки и столбцы в Excel

Альтернативный метод ограничения рабочей области рабочего листа – скрыть неиспользуемые строки и столбцы; они останутся скрытыми даже после того, как вы закроете документ.

Используя диапазон A1:Z30, вы можете скрыть строки и столбцы, находящиеся за пределами этого диапазона:

Нажмите на заголовок строки 31, чтобы выбрать всю строку.

Удерживайте нажатыми клавиши Shift и Ctrl на клавиатуре.

Нажмите и отпустите клавишу со стрелкой вниз на клавиатуре, чтобы выбрать все строки, начиная со строки 31 и до нижнего листа.

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки, чтобы открыть контекстное меню.

Чтобы скрыть выбранные столбцы, щелкните опцию Скрыть в меню.

Щелкните по заголовку столбца A и повторите шаги со второго по пятый, чтобы скрыть все столбцы, начиная со столбца Z.

Чтобы скрыть правые колонки, нажмите кнопку со стрелкой вправо вместо кнопки со стрелкой вниз.

Когда вы сохраните книгу, столбцы и строки за пределами диапазона от A1 до Z30 будут скрыты, пока вы не отобразите их.

Показать строки и столбцы в Excel

Можно редактировать строки и столбцы, если вы допустили ошибку или передумали.

Для отображения строки 31 и вверх и столбца Z и вверх:

Нажмите на заголовок строки для строки 30 – или последней видимой строки на листе – чтобы выбрать всю строку.

Прокрутите вниз до скрытого раздела, нажав правую кнопку мыши.

Перейдите на вкладку «Главная» на ленте.

В разделе Ячейки нажмите Формат >Скрыть и показать >Показать строки , чтобы восстановить скрытые строки.

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки и выбрать «Показать» в выпадающем меню.

Нажмите на заголовок столбца для столбца AA – или последнего видимого столбца – и повторите шаги два-четыре выше, чтобы отобразить все столбцы.

Разделить каждый лист Excel на отдельные файлы (шаг за шагом)

Если у вас есть рабочая книга Excel с большим количеством листов, нет простого способа разделить каждый из этих листов на отдельные файлы Excel и сохранить их отдельно. Это может понадобиться, когда вы составляете листы для разных месяцев или регионов, продуктов/клиентов и хотите быстро получить отдельную книгу для каждого листа (в виде файла Excel или PDF).

Хотя существует способ вручную разделить листы на отдельные книги и затем сохранить их, этот метод неэффективен и чреват ошибками.

В этом учебнике я покажу вам простой код VBA, который вы можете использовать для быстрого (за несколько секунд) разделения рабочих листов на отдельные файлы. Затем вы можете сохранить эти файлы в любом удобном месте.

Разделить каждый лист на отдельный файл Excel

Предположим, у вас есть рабочая книга, как показано ниже, в которой есть по одному листу для каждого месяца.

Чтобы разделить эти листы в отдельный файл Excel, вы можете использовать приведенный ниже код VBA:

Вот несколько моментов, которые необходимо знать перед использованием приведенного выше VBA-кода:

  • Создайте папку, в которую вы хотите загрузить все полученные файлы.
  • В этой папке сохраните основной файл Excel (содержащий все необходимые рабочие листы в виде отдельных файлов).

После этого можно поместить приведенный выше код VBA в файл и запустить его.

Приведенный выше код написан таким образом, что он выбирает местоположение папки, используя путь к файлу (где выполняется код). Вот почему важно сначала сохранить файл в папку, а затем использовать этот код.

Вот как работает код VBA. Приведенный выше код использует простой цикл For Next, который просматривает каждый лист, создает копию листа в рабочей книге Excel, а затем сохраняет рабочую книгу Excel в указанной папке (которая совпадает с основным файлом, содержащим все листы).

Следующие шаги описывают, как вставить этот код VBA в рабочую книгу Excel (они будут такими же для всех остальных методов, показанных в этом руководстве)

Куда я должен поместить этот код?

Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы поместить код в редактор Visual Basic, где его можно будет выполнить:

  • Щелкните вкладку Разработчик.
  • В группе «Код» выберите параметр «Visual Basic». Это откроет редактор VB. [Вы также можете использовать сочетание клавиш — ALT + F11 ]
  • В редакторе VB щелкните правой кнопкой мыши любой объект книги, над которой вы работаете.
  • Наведите курсор на опцию Вставить
  • Щелкните по модулю. Это вставит новый модуль
  • Дважды щелкните объект Module. это откроет окно кода для модуля
  • Скопируйте приведенный выше код VBA и вставьте его в окно кода модуля.
  • Выберите любую строку в коде и нажмите зеленую кнопку воспроизведения на панели инструментов, чтобы запустить код макроса VBA.

В результате вышеописанного процесса вы сможете разделить рабочие листы на отдельные файлы Excel и сохранить их. При меньшем количестве рабочих листов это займет всего секунду. Если у вас их много, это может занять некоторое время.

Имя каждого сохраненного файла совпадает с именем листа в главном файле.

Поскольку вы поместили код VBA в книгу Excel, вам необходимо сохранить его в формате .XLSM (который является форматом с поддержкой макросов). Это гарантирует, что макрос будет сохранен и будет работать, когда вы откроете этот файл в следующий раз.

Обратите внимание, что в коде я использовал строки Application.ScreenUpdating = False и Application.DisplayAlerts = False, так что все происходит на стороне сервера, и вы не видите, что происходит на вашем экране. Как только код выполнится, разделит листы и сохранит их, мы снова установим значение TRUE.

Создайте резервную копию главного файла (который содержит листы, которые вы хотите разделить). Это гарантирует, что вы не потеряете свои данные в случае, если что-то пойдет не так или если Excel выйдет из строя.

Разделить каждый рабочий лист и сохранить как отдельные PDF-файлы

Если вы хотите разделить листы и сохранить их в формате PDF вместо файлов Excel, можно использовать следующий код:

Прежде чем использовать этот код, убедитесь в том, что

  • Создайте папку, в которую вы хотите загрузить все полученные файлы.
  • В этой папке сохраните основной файл Excel (содержащий все необходимые рабочие листы в виде отдельных файлов).

При использовании приведенного выше кода каждый лист в файле Excel сохраняется отдельно в формате PDF в той же папке, что и основной файл Excel.

Разделите только те рабочие листы, которые содержат слово / фразу, в отдельные файлы Excel

В книге можно выделить только листы, содержащие определенный текст, если в ней много страниц.

Например, предположим, что у вас есть файл Excel, который содержит данные за несколько лет, и каждый лист в файле имеет префикс года. Что-то вроде того, что показано ниже:

Теперь предположим, что вы хотите разделить все рабочие листы на 2020 и сохранить их как отдельные файлы Excel. Для этого необходимо каким-то образом проверить имя каждого рабочего листа, и только рабочие листы с номером 2020 должны быть разделены и сохранены, а остальные должны остаться нетронутыми.

Для этого можно использовать следующий макрос VBA:

TextToFind был первоначально установлен в значение «2020», как видно из кода.

Затем код VBA использует цикл For Next в VBA для просмотра каждого листа, а затем проверяет имя каждого листа с помощью функции INSTR. Эта функция проверяет, содержит ли имя листа слово 2020 или нет. Если да, то возвращается номер позиции, в которой был найден текст (в данном случае 2020).

Он возвращает нуль, если не может найти искомый текст.

Он используется с условием IF Then. Так, если имя листа содержит текстовую строку 2020, она будет разделена и сохранена в отдельном файле. И если в нем нет этой строки, условие IF не будет выполнено и ничего не произойдет.

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Как скрыть строки по сегодняшней дате в Excel?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector