Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как скопировать структуру папок в новый файл данных pst в Outlook?

Как скопировать структуру папок в новый файл данных pst в Outlook?

Такие задачи, как обмен электронными письмами, планирование встреч и деловых контактов, многие из нас выполняют с помощью Microsoft Outlook. Но потенциальная проблема заключается в том, что вся такая информация часто хранится в одном файле, который, как и любой другой файл, может быть непреднамеренно поврежден или удален.

Конечно, важно регулярно создавать резервные копии, но не все знают, как это делать, а по умолчанию резервные копии сохраняются в той же папке, что и оригинал. Если эта папка или диск, на котором она находится, повреждены, то и копия, и оригинал будут безвозвратно потеряны. Но даже если копия делается время от времени, вряд ли она будет делаться достаточно часто, чтобы убедиться в отсутствии проблем.

Ниже описаны методы (1) резервного копирования информации Outlook и (2) восстановления файла данных Outlook, если он частично или полностью вышел из строя. По причинам, известным только Microsoft, Outlook не имеет функции автоматического резервного копирования, в отличие от других приложений персонального информационного менеджера (PIM), поэтому пользователь должен делать это самостоятельно.

Информация Microsoft Outlook хранится в файле данных под названием pst, или файл личной папки. При установке Outlook создается файл Outlook.pst. Этот файл находится непосредственно в папке Windows в Outlook 97, но в Outlook 2000 он скрыт в глубинах WindowsLocal Settings.

Чтобы увидеть папку Local Settings в окне Windows Explorer или My Computer, необходимо открыть диалоговое окно Folder Options, выбрав View | Folder Options в любом окне папки. На вкладке Вид нажмите на выборочную кнопку Показать все файлы, расположенную чуть ниже Скрытые файлы. Файл Outlook.pst находится в каталоге WindowsLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook. (Обратите внимание, что в Windows NT его следует искать в личных папках пользователя).

При переносе данных Outlook лучшим и самым простым методом является копирование данных в другую папку, желательно на отдельный жесткий диск (таким образом вы сможете сохранить свои данные, даже если диск, на котором был записан оригинал, выйдет из строя). С помощью команды Файл | Открыть специальную папку | Личная папка сначала загрузите копию файла в Office Outlook, а затем импортируйте эту копию файла в текущий файл Outlook.pst с помощью команды Файл | Импорт и экспорт.

Программа Outlook предусматривает еще два метода копирования данных: экспорта — Export (File | Import and Export) и архивирования — Archive (File | Archive). При архивировании наиболее старые данные Outlook переносятся в другой PST-файл (по умолчанию ему присваивается имя Archive.pst) и удаляются из файла Outlook.pst. Обратившись к функции AutoArchive, пользователь может установить для каждой папки значения параметров архива, указывающие Outlook на то, чтобы данные определенного "возраста" переносились в архив либо просто удалялись. Это единственная функция автоматического резервного копирования, предусмотренная в Outlook, но при всей своей полезности она слишком сложна, чтобы быстро и без проблем выполнить копирование.

Метод экспорта еще более сложен. Разница между экспортом и архивированием заключается в том, что первый копирует данные в указанный файл, но информация в исходном файле Outlook.pst остается нетронутой. По этой причине предпочтительным методом архивирования является экспорт.

В следующих шагах описывается копирование с помощью Export (Экспорт).

  • В меню File выбрать пункт Import and Export.
  • В окне "мастера" Import and Export нужно щелкнуть на команде Export to a personal folder file (.pst). В Outlook 2000 выбирается Export to a file.
  • Щелкнуть на кнопке Next.
  • Выбрать нужную папку; чтобы скопировать ее целиком, следует щелкнуть на пункте Personal Folders, который можно увидеть у верхнего края окна, и убедиться, что флажок Include subfolders установлен. В среде Outlook 2000 в окне Export to a file выбирается пункт Personal Folder File.
  • Снова щелкнуть на кнопке Next.
  • Теперь в диалоговом окне Export Personal Folders версии Outlook 2000 можно выбрать папки Outlook, которые предстоит скопировать.
  • Щелкнуть на кнопке Next и выбрать вариант замены по умолчанию (в следующих сеансах копирования при желании можно выбрать другой вариант). Для выполнения этого шага пользователям Office 97, возможно, придется установить конверторы Converters for Outlook, представленные на узле http://officeupdate.microsoft.com/downloadDetails/outcvt.htm.
  • Теперь нужно точно указать, где следует сохранить данные; лучше поместить свои данные не в ту папку, что содержит оригинальный файл PST, а в другую, а еще лучше перенести их на другой диск.
  • После щелчка на кнопке Finish средствами Outlook будет выполнена операция экспорта.
Читайте так же:
Как сделать новые встречи по умолчанию для мероприятий на весь день в Outlook?

Благодаря автоматическим напоминаниям о резервном копировании, обеспечиваемым функциями планирования календаря или планирования задач Outlook, пользователям больше не придется беспокоиться о безопасности своих данных.

Восстановление поврежденного PST-файла

Обычно Outlook работает достаточно гладко, даже если вы используете его функции помощника по электронной почте и персональной информации ежедневно и в течение длительного времени. Однако недавно автор этих слов столкнулся с проблемой, которая еще раз подчеркивает необходимость регулярного резервного копирования. Папка «Входящие» была внезапно заблокирована, и я не мог удалять из нее сообщения или перемещать их в другие папки. Все, что оставалось делать, это читать и записывать сообщения, но вся идея организации папки не имела никакого смысла. (Файл Outlook.pst занимал около 165 МБ, что не так уж и много, если учесть, что эта программа, предназначенная для управления важной информацией, хранит двоичные данные в дополнение к сообщениям, расписанию и контактной информации).

На любую попытку удалить или перенести какое-то письмо электронной почты в другую папку выводилось сообщение об ошибке. Вот его приблизительный текст: "Из интерфейса обмена сообщениями поступили сведения о неизвестной ошибке; если ситуация повторится, следует перезапустить Outlook". Но перезапуск программы ничего не изменил, поэтому я попытался найти информацию об этой ошибке на Web-узле Microsoft и обнаружил, что за подобным сообщением кроется несколько возможных проблем. В качестве одного из вариантов решения предлагалось воспользоваться модулем Inbox Repair Tool. Его можно найти в папке системных средств System Tools (Start | Programs | Accessories | System Tools). Если его там не окажется, следует поискать на жестком диске (Start | Find | Files and Folders) файл под названием Scanpst.exe. Если же и он не будет обнаружен, поищите на компакт-диске с Office 97 или 2000. С помощью этой простой утилиты можно выполнить проверку PST-файла и в случае надобности попытаться скорректировать и восстановить любые его элементы. При успешном завершении всех операций восстановленные элементы помещаются в папку Outlook под названием Recovered Personal Folders. Более подробную информацию об этом модуле можно найти в статье #Q181523 на узле Microsoft по адресу http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q181/5/23.asp .

В моем конкретном случае средство Inbox Repair Tool имело две проблемы. Во-первых, оно не решило исходную проблему: сообщения по-прежнему оставались заблокированными в папке «Входящие». В результате нескольких попыток восстановления были удалены подпапки папки «Входящие», а именно в этих подпапках хранилось большинство сообщений. К счастью, Inbox Repair Tool рекомендует сначала скопировать PST-файл, что я и сделал, и таким образом копия файла пригодилась в качестве рабочей копии.

Читайте так же:
Как сжать файлы данных (pst / ost) в Outlook?

Как изменить расположение PST файла в Outlook 2016?

Откройте вкладку Настройки учетной записи и снова выберите Настройки учетной записи. На вкладке Файлы данных нажмите Добавить. В разделе Тип файла выберите Файл данных Outlook (PST). Перейдите к местоположению нового файла PST и нажмите OK.

Как изменить расположение файла данных Outlook 2016?

Откройте настройки счета, перейдите на вкладку «Файлы данных», нажмите на кнопку «Параметры» и в открывшемся диалоговом окне переопределите местоположение файла данных.16 мая 2019 г.

Как правильно перенести почту Outlook на другой компьютер?

Добавление элементов Outlook из PST-файла в Outlook for Windows

  1. В верхней части ленты Outlook откройте вкладку Файл. …
  2. Выберите пункт Открыть и экспортировать и щелкните элемент Импорт и экспорт. …
  3. Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
  4. Выберите Файл данных Outlook (.

Где хранятся файлы Outlook 2016?

В Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010 новые файлы данных Outlook по умолчанию хранятся в следующих папках: Windows Vista, Windows 7, 8 и 10: drive:UsernameDocumentsOutlook Filesarchive. pst.

Как изменить путь к файлу Outlook?

В Outlook выберите «File» -> «Manage Data Files» -> «Data Files», выберите соответствующий почтовый ящик (у меня был только один) и нажмите «Settings». Выберите «Дополнительно», а затем «Параметры файлов автономных папок», чтобы включить автономные файлы.

Как перенести файлы Outlook на другой диск?

Выберите вкладку Файл. В категории Открыть выберите Импорт. В Мастере импорта/экспорта выберите Импорт из другой программы или файла и нажмите Далее. Выберите файл данных Outlook (PST) и нажмите Далее.

Как изменить расположение файлов?

Откройте File Explorer на компьютере с Windows 7, 8, 10. Затем в меню правой кнопки мыши папки «Загрузки» в области навигации выберите пункт «Свойства». На вкладке Расположение введите новый путь для нужной папки загрузок. При этом вы сможете переместить уже загруженные файлы в новую папку «Загрузки».

Как перенести контакты с Outlook на другой компьютер?

Импорт контактов в программу Outlook

  1. В верхней части ленты Outlook выберите вкладку Файл. …
  2. Выберите Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт. …
  3. Выберите Импортировать из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
  4. Выберите вариант Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее.

Как перенести учетную запись Outlook 2010 на другой компьютер?

Откройте вкладку Файлы. Нажмите кнопку Открыть. Нажмите Импорт. В окне Мастер импорта и экспорта выберите Импорт из другого приложения или файла и нажмите Далее.

Как перенести контакты Outlook с одного компьютера на другой?

Экспортирование контактов из Outlook

  1. Откройте на компьютере Outlook и перейдите на вкладку Файл. …
  2. Выберите команды Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
  3. Выберите пункт Экспорт в файл.
  4. Выберите Значения, разделенные запятыми.
  5. ЭТО ДЕЙСТВИЕ — САМОЕ ВАЖНОЕ, особенно в том случае, если вы пользуетесь компьютером друга.

Где хранятся вложения в Outlook?

Искать тут: Для MS Windows XP: C:Documents and Settings%username%Local SettingsTemporary Internet FilesContent. Outlook Для MS Windows 7: C:Users%username%AppDataLocalMicrosoftWindowsTemporary Internet FilesContent.

Читайте так же:
Как создать контакт из подписи в электронном письме Outlook?

Где находится файл Outlook?

Файлы данных Outlook (PST), созданные в Outlook 2010, сохраняются на компьютере в папке Documents файла Outlook. В Windows XP эти файлы создаются в папке Мои документыOutlook Files.

Как найти архив сообщений в Outlook?

Чтобы открыть файл .pst или любой другой файл PST, выберите Open в меню File, затем выберите Outlook Data File и найдите нужный файл PST. PST-файл будет добавлен в список папок.

Как перенести папки в Outlook?

Просто перетащите имя папки из списка папок в новое место, нажав и удерживая кнопку мыши. В пределах одного почтового ящика или файла данных Outlook можно перетаскивать папки. PST) или между почтовыми ящиками Outlook и файлами данных (.

Как открыть OST файл в Outlook 2016?

Как открыть файл ОСТ

  1. Выберите OST файл на первой странице
  2. Выберите режим преобразования на второй странице
  3. Просмотрите данные OST файла на странице предварительного просмотра бесплатно
  4. Выберите папку для сохранения данных в PST файл
  5. Сохраните данные в PST файл
  6. Откройте сохраненный PST файл в программе Microsoft Outlook.

Как удалить файл Outlook OST?

В окне Проводника щелкните правой кнопкой мыши на файле данных Exchange и выберите Удалить. Примечание: При следующем запуске Outlook для учетной записи будет создан новый файл OST.

Панели Список папок и Outlook

В этом разделе вы узнаете, как организовать информацию в Microsoft Outlook. Вы узнаете, как использовать список папок и панель Outlook.

Панель Список папок

Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам возможен через специальную панель списка папок.

Пример 7.1: Отображение списка папок

  • Вид > Список папок
  • <Панель инструментов Дополнительно>Список папок

Панель Outlook и информационная панель содержат список папок. На рис. 7.3 показан список папок с выделенной папкой Контакты.

Панель Список папок

Рисунок 7.3. Панель списка папок

Если имена папок видны не полностью, можно расширить область списка папок, перетащив правый край панели с помощью мыши.

В процессе установки Outlook автоматически создаются следующие папки: Входящие, Журнал, Задачи, Заметки, Исходящие, Календарь, Контакты, Отправленные, Удаленные и Черновики.

С помощью кнопок Развернуть и Свернуть, расположенных на панели рядом с названиями вложенных папок, содержащих другие папки, можно просмотреть список папок. Например, все перечисленные выше папки являются вложенными папками папки Личные папки.

Кнопка Расширить имеет знак плюс (+), а кнопка Закрыть — знак минус (-). Знак плюс рядом с именем папки означает, что она содержит вложенные папки. При нажатии этой кнопки открывается список вложенных папок, а знак плюс преобразуется в знак минус. На рисунке 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки указывает на то, что список вложенных папок открыт.

Новая папка

В дополнение к папкам по умолчанию пользователь может создавать собственные папки с любой степенью вложенности. Типичным примером создания папки является распределение информации из существующей папки. В случае с контактами можно разделить информацию на две папки: личную и деловую.

Пример 7.2 Создание новой папки

Папка файлов Создайте папку. (или ++).

Имя папки: = Личное

Содержимое файла: элементы контактного типа (рис. 7.4)

Помещение папки в папку: Контакты

Диалоговое окно Новая папка

Рисунок 7.4: Диалоговое окно Ny mappe.

При создании новой папки необходимо определить ее тип (Встреча, Календарь, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т.е. определить тип элементов, которые будут храниться в папке. В папке Outlook не могут одновременно храниться разные типы информации. Если вы попытаетесь поместить в папку элемент другого типа, он станет исходным элементом.

В списке Выбрать, где разместить папку, если выбраны Личные папки, папка будет вложена ниже стандартных папок; если выбрана одна из папок, папка будет вложена под выбранной папкой.

Как упоминалось выше, папка Outlook может хранить элементы только одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, которые, в свою очередь, могут содержать элементы различных типов.

Возможно получить предупреждающее сообщение после создания папки, Добавить ярлык на панель Outlook? Есть ли способ добавить ярлык на панель Outlook? Флажок рядом с этой опцией позволяет предотвратить появление этого окна при создании новых папок. Нажмите кнопку Нет (рис. 7.5). Следующим шагом будет изучение панели Outlook для создания ярлыков.

Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?

Рисунок 7.5. Как добавить ярлык на панель Outlook?

Панель Список папок с открытой папкой Служебные

Рис. 7.6. Панель списка папок с открытой папкой Service

Создание вложенных папок позволяет структурировать информацию, доступную в Outlook. Окончательный результат показан на рисунке 7.6. 7.6.

Вы можете использовать кнопку Up a Level на панели Advanced, чтобы перейти на уровень выше из вложенной папки.

Перенос информации между папками

Таким образом, папка была создана, но она пуста. Необходимая информация должна быть распределена по папкам. Один из методов может быть использован для перемещения выбранного элемента из одной папки в другую:

  • Метод управления;
  • Метод ручной манипуляции элементом.

Командный метод

Перед обсуждением этого метода стоит отметить разницу между перемещением элемента и его копированием.

Копирование (Сору) — это процесс перемещения элемента из одной папки в другую с сохранением оригинального элемента в папке, из которой он был перенесен.

Вставить — процесс перемещения элемента из одной папки в другую, при этом исходный элемент не сохраняется в папке, из которой он был перемещен.

Возможно, будет полезно переместить элемент Call (Кондукова Екатерина) из папки Контакты в папку Сервис.

Пример 7.3. Перемещение элементов из одной папки в другую

Редактировать &gt ; Переместить в папку . (Рисунок 7.7).

Переместить выбранные элементы в папку «Утилиты

Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").

Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.

Диалоговое окно Перемещение элементов

Рис. 7.7. Диалоговое окно перемещения элементов

Копирование элементов посредством буфера обмена Office

Рисунок 7.8. Копирование элементов через буфер обмена Office

Пример 7.4. Копировать элементы

Редактировать > Офисный буфер обмена

Редактирование > Копирование или +.

Кондуковские индсаты (рисунок 7.8)

Метод ручного перемещения

Новый метод намного быстрее и понятнее предыдущего.

Выделите элемент и, удерживая правую кнопку мыши, перетащите его либо на значок папки в панели Список папок, либо на ярлык в панели Outlook. Отпустите кнопку мыши и выберите способ переноса: Переместить или Копировать.

Удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно выполнять аналогичные действия. При этом, если удерживать клавишу нажатой, произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадрат со знаком плюс), в противном случае — перемещение.

При копировании элемента оригинальный элемент и копируемый элемент будут обрабатываться Outlook независимо друг от друга. Поэтому изменения, внесенные в один элемент, не будут отражены в другом.

Работа с папками

Папки Outlook работают аналогично папкам Windows. Для работы с папками Outlook следует использовать контекстное меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на папке (рис. 7.9).

Контекстное меню для работы с папкой Outlook

Рисунок 7.9: Контекстное меню для работы с папкой Outlook

Полное описание приведено в табл. 7.1.

КомандаОписание
Открыть (Open)Открывает папку для просмотра ее элементов в панели просмотра информации
Открыть в новом окне (Open in new window)Открывает папку для просмотра в новом окне
Отправить ссылку на эту папку (Send link to This Folder)Эта возможность существует только для общедоступных папок. Данная команда доступна только в режиме работы на компьютере, входящем в локальную сеть и имеющем учетную запись Microsoft Exchange Server
Расширенный поиск файлов (Advanced Find)Открывает диалоговое окно Расширенный поиск (см. главу 16 "Поисковая система Outlook")
Переместить (Move)Перемещает папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
Копировать (Copy)Копирует папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
Удалить папку (Delete)Удаляет папку вместе со всей хранящейся в ней информацией. Удаленная папка перемещается в папку Удаленные, до окончательного удаления из этой папки ее информацию можно восстановить
Переименовать папку (Rename)Изменяет имя папки
Создать папку (New Folder)Создает новую папку
Добавить на панель Outlook (Add to Outlook Bar)Добавляет ярлык на панель Outlook. По умолчанию ярлык добавляется в группу Ярлыки Outlook
Пометить все как прочтенные (Mark All as Read)Помечает все элементы данной папки как прочтенные. Особый интерес представляет для папок с элементами типа Почта
Свойства (Properties)Отображает диалоговое окно Свойства папки

Таблица 7.1. Команды контекстного меню списка папок

Некоторые замечания по этой таблице.

  • Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.
  • Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".
  • Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".

Ярлыки и панель Outlook

Как упоминалось выше, панель Outlook содержит ярлыки для папок, которые объединены в определенные группы: Outlook Shortcuts, My Shortcuts, Other Shortcuts. Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять ярлыки и переименовывать их. Давайте на примере создадим дополнительную группу под названием Мои контакты, которая будет содержать два ярлыка: Личный и Бизнес.

Пример 7.5. Добавление группы меток

Имя группы: = мои контакты

Ярлык для панели Outlook.. .

Просмотр Outlook (рис. 7.10)

Личное имя папки

<Список папок>Служебные Добавить на панель Outlook

Диалоговое окно Добавить к панели Outlook

Диалоговое окно Добавить к панели Outlook

Рисунок 7.10. Диалоговое окно Добавить в панель Outlook

Если в списке Искать в выбрать пункт Файловая система, то на панели Outlook можно добавить ярлыки для любой папки файловой системы компьютера.

На рисунке 24 показан конечный результат создания группы меток. 7.11.

Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты

Рис. 7.11. Панель Outlook с добавленной группой «Мои контакты

Еще один простой способ добавить ярлык — перетащить значок папки из панели списка папок на панель Outlook.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector