Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как скопировать выпадающий список Excel в документ Word?

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Если необходимо перенести информацию, состоящую из данных похожего формата, например, список телефонных номеров или адресов, можно воспользоваться функцией импорта, которая предусмотрена в программах Microsoft Office.

Как преобразовать документ Word в Excel

Какие методы существуют

Существует три основных способа преобразования документа:

  • Ручной импорт данных,
  • Использование специального программного обеспечения,
  • Конвертирование с помощью онлайн-сервисов

Единственная сложность, с которой приходится сталкиваться пользователю, — это сохранение исходного форматирования преобразуемого текста. Другими словами, независимо от того, какой метод используется, преобразование всегда требует редактирования в открытой электронной таблице Excel для сохранения абзацев, отступов и интервалов.

Импорт данных вручную

Затем откройте документ в Word, выделите фрагмент текста, который вы хотите скопировать, щелкните правой кнопкой мыши, затем выберите «Копировать» (для этого можно использовать комбинацию Ctrl+C). Затем перейдите в Excel, щелкните правой кнопкой мыши в ячейке, куда вы хотите вставить текст, а затем выберите «Параметры вставки» и «Сохранить исходное форматирование». Почти все интервалы и отступы будут сохранены, как и в Word. Однако иногда форматирование сбивается и в этом случае. В частности, при использовании старых версий Microsoft Office (2010 или более ранних).

копирование текста

Параметры вставки

Если это проблема, рекомендуется активировать отображение всех знаков форматирования на вкладке Абзац, нажав на соответствующий значок. В отформатированном списке вы найдете знак абзаца в конце каждой строки или в конце строки и один на пустой строке между элементами. Эти метки будут использоваться для вставки символов, которые будут перемещены в соответствующие ячейки. Если в списке используется абзац в пустой строке между элементами, его необходимо удалить, иначе импорт может завершиться неудачей. Для этого одновременно нажмите клавиши Ctrl+H. В появившемся окне в поле «Поиск» введите специальный символ, например «…».

«. В меню «more>>» выберите «special», затем «Paragraph Mark», чтобы заменить символ абзаца. Выберите «Paragraph Mark» дважды, если вы видите абзац в конце и между элементами. После того, как вы все сделали, нажмите кнопку «Заменить все». Элементы списка, которые вы обрабатываете, будут объединены вместе.

Читайте так же:
Как скрыть слова True / False в ячейке при установке флажка в Excel?

Знак абзаца

Вы должны выбрать конкретные данные, которые будут отображаться в полях Excel после настройки последовательных строк инвентарных позиций. Если список содержит имя или фактический адрес в первой строке, замените все оставшиеся знаки абзаца (^p) на запятые (,). После замены запятых конкретные строки будут выделены в отдельные поля.

Как вы могли заметить, теперь ваш список выглядит как непрерывная строка символов и букв, разделенных запятыми. Вы должны вернуть данные в вид списка. Чтобы снова ввести ранее выбранный символ на вкладке «Найти и заменить», снова нажмите «Найти и заменить».

Затем в поле «Заменить на» выберите знак абзаца. Нажмите на кнопку «Заменить все».

Форматирование завершено, и вы должны сохранить документ как текстовый файл. Это формат, который Excel разбирает и правильно распределяет данные между полями. Откройте вкладку Файлы в левом верхнем углу и выберите Сохранить как. Выберите «Обычный текст» в раскрывающемся меню «Тип файла». Назовите свой документ и сохраните его на любом диске. В некоторых случаях появится окно «Преобразовать файл». Ничего не меняйте в нем, а завершите действие нажатием кнопки «Ok».

Сохранить как

Перейдите на вкладку «Файл» в Excel и выберите «Открыть». В выпадающем меню обычно установлено значение «Все файлы Excel». Вам нужно изменить этот параметр и выбрать «Текстовые файлы». Затем отметьте свой документ.

Открыть как

В появившемся окне «Мастер текста» перейдите на следующую страницу, нажав кнопку «Далее», найдите поле «Разделитель» и укажите в нем запятую. Снова нажмите «Далее», затем «ОК». Если вы все сделали правильно, различные категории ваших данных будут находиться в разных полях. Затем вы можете настроить границы, шрифты и заполнение таблицы по своему усмотрению.

Применение приложений для конвертирования

Наиболее популярной из этих программ является Abex Excel to Word Converter. Для большинства задач достаточно его бесплатной версии, не требующей регистрации профиля. Пошаговый процесс выглядит следующим образом:

Читайте так же:
Как скрыть или отобразить конкретный лист на основе значения ячейки на другом листе?

Abex Excel to Word Converter

  1. Запустите приложение и выберите «Добавить файлы». Да, вы можете конвертировать сразу целый список файлов.
  2. В открывшемся окне «Проводник» выберите файлы Word, которые вы хотите преобразовать. Затем выберите «Открыть.
  3. В нижней части интерфейса программы используйте выпадающее меню для выбора типа документа Excel, в который вы хотите преобразовать файлы. Мы рекомендуем использовать формат .XLSX. Если вы хотите, чтобы полученный документ Excel можно было открыть в старых версиях Microsoft Office (до 2010 года), лучше выбрать .XLS, но в этом случае могут возникнуть проблемы с форматированием (если исходный документ Word был создан в более новых версиях Office).
  4. Нажмите Конвертировать. При необходимости вы также можете указать, куда сохранить преобразованные файлы. Это делается с помощью кнопки Output Setting.

Рекомендуется вручную открыть каждый созданный документ Excel после завершения преобразования и проверить, правильно ли был выполнен перенос данных. При необходимости исправьте форматирование.

Конвертация также может быть выполнена с использованием таких программ, как:

  • Total Doc Converter;Total Doc Converter
  • Free File Converter.Free File Converter

Конвертация с помощью онлайн-сервисов

Вариант для тех, кто не хочет устанавливать какие-либо программы на свой ПК или ноутбук. Многие онлайн-конвертеры выполняют ту же функцию, что и Abex Excel to Word Converter. В большинстве ситуаций перенос данных, выполненный с их помощью, оказывается даже более точным, поэтому их услугам стоит отдать предпочтение. Среди них можно выделить следующие (их чаще всего рекомендуют к использованию пользователи):

  • Convertio;Convertio
  • Pdfmall;Pdfmall
  • Anyconv.Anyconv

Все эти сервисы работают по одному и тому же принципу. Чтобы проиллюстрировать процесс, давайте рассмотрим пример Convertio:

  • Перейдите на официальный сайт;
  • Выберите «С компьютера»;
  • Выберите файл для конвертации в открывшемся окне «Проводника»;
  • Выберите формат файла для конвертации (.XLS или .XLSX);
  • Нажмите «Конвертировать»;
  • Укажите в открывшемся окне, где вы хотите сохранить файл (если вы включили автоматическую загрузку в браузере, документ появится в «Моих документах»)
Читайте так же:
Как скрыть или показать параметр вставки в Excel?

Затем остается только вручную проверить форматирование и при необходимости внести коррективы.

В итоге, наиболее удобным вариантом является использование онлайн-сервисов. Хотя ручное преобразование данных занимает больше времени, оно позволяет получить результат наивысшего качества с сохранением всех настроек форматирования. Поделитесь в комментариях своими методами конвертации, трудностями, с которыми вы столкнулись, и тем, как вы их решили.

Как создать выпадающий список в ячейке в Excel 2007

При работе с большими таблицами и базами данных очень полезно использовать выпадающие списки. В этом случае пользователь может выбрать ввод только определенных значений из списка. Выпадающий список позволяет избежать ситуаций, когда ввод неправильного значения может привести к нежелательным результатам.

Каковы шаги по созданию выпадающего списка в Excel 2007? Давайте посмотрим ниже.

Сначала мы создаем список значений, которые нужно ввести в ячейку (в нашем случае диапазон ячеек F2:F8). Затем мы выбираем ячейку (или группу ячеек), в которой будет отображаться наш список (в нашем случае диапазон ячеек A2:A22).

После этого у Вас появится окошко «Проверка вводимых значений». В первой закладке «Параметры» выбираете «Тип данных» — «Список», а в графе «Источник» указываете диапазон списка.

При желании вы можете заполнить две другие вкладки «Message to enter» и «Error message».

На вкладке «Сообщение для ввода» вы можете указать, что вы хотите, чтобы пользователь сделал, например, фразу «Выберите данные из списка». При выборе ячейки с раскрывающимся списком отображается подсказка.

На вкладке «Сообщение об ошибке» можно ввести текст, который будет появляться при попытке ввести в ячейку неправильные данные.

Когда вы закончите, нажмите OK.

Выпадающий список готов. При выборе любой ячейки в диапазоне A2:A22 вы теперь увидите подсказку и раскрывающийся список (стрелка справа от ячейки). Например

Читайте так же:
Как скопировать заголовки строк и столбцов в Excel?

Если вы попытаетесь ввести неверные данные в любую из ячеек выбранного диапазона, появится сообщение об ошибке

Для удобства можно поместить список на другой лист в документе Excel 2007, но чтобы создать выпадающий список, необходимо присвоить ему имя. Это легко сделать. Выберите список данных, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Назвать диапазон…». В открывшемся окне Создать имя дайте списку имя (без пробелов) и проверьте правильность диапазона (вы можете сразу выделить и скопировать диапазон, он нам понадобится позже), затем нажмите OK.

При создании выпадающего списка укажите диапазон списка данных, который вы только что скопировали, в столбце источника. Теперь вернитесь на страницу, где вы хотели бы видеть выпадающий список.

Вот и все! Готово! Используя Excel 2007, вы теперь знаете, как создать выпадающий список.

Как из Word перевести в Excel

Что делает макрос: Если вы постоянно копируете и вставляете данные в Microsoft Word, вы можете использовать макрос для автоматизации этой работы.

Как макрос работает

Перед тем как использовать макрос, очень важно к этому подготовиться. Чтобы подготовиться к процессу, вы должны иметь созданный шаблон Word . В этом документе, указать закладку, где вы хотите, чтобы ваши данные из Excel разместились.
Чтобы создать закладку в документе Word, поместите курсор в нужное место, выберите вкладку Вставка — Закладка. Это активизирует диалоговое окно Закладка, где вы назначаете имя
для закладки. После того, как назначено имя, нажмите кнопку Добавить.

Один из файлов образцов для этой части является документ под названием PasteTable.docx. Это документ представляет собой простой шаблон, который содержит одну закладку под названием DataTableHere. В этом примере кода вы скопируете диапазон к этому
шаблону PasteTable.docx, используя закладку DataTableHere, чтобы указать, где вставить скопированный диапазон.
Кроме того, необходимо установить ссылку на библиотеку объектов Microsoft Word.

Читайте так же:
Как сделать так, чтобы первая строка всегда была видна в Excel?

Код макроса

Как этот код работает

  1. Шаг 1 объявляет четыре переменные: MyRange содержит целевой диапазон Excel; WD является переменной, которая предоставляет объект Application Word; wdDoc является переменной объекта, которая выставляет объект Word Document; wdRange является переменной объекта, которая выставляет объект Range Word.
  2. Шаг 2 копирует диапазон таблицы рабочего листа. В этом примере, диапазон жёсткий, но мы всегда можем сделать этот выбор в нечто более переменное.
  3. Шаг 3 открывает существующий целевой документ Word, который служит в качестве шаблона. Обратите внимание, что мы устанавливаем свойство Visible приложения Word, в True.
    Это гарантирует, что мы можем увидеть действие в Word, как работает код.
  4. Шаг 4 использует объект Range в Word, чтобы установить фокус на целевой закладке. Это по существу выбирает закладку в виде диапазона, что позволяет принимать меры в этом диапазоне.
  5. Шаг 5 удаляет любую таблицу, которая может существовать внутри закладки, а затем вставляет скопированный диапазон Excel. Если мы не будем удалять любые существующие таблицы, скопированный диапазон добавится к существующим данным.
  6. Когда вы копируете диапазон Excel в документ Word, ширина столбцов не всегда соответствуют содержанию в клетках. Шаг 6 устраняет эту проблему путем регулировки ширины столбцов. Здесь, ширина каждого столбца установлена как число, которое равно общей ширине таблицы, разделенной на число столбцов в таблице.
  7. Когда мы копируем диапазон Excel для целевой закладки, мы, по существу, перезаписываем закладку. Шаг 7 воссоздает закладку, чтобы гарантировать, что в следующий раз, когда вы запустите этот код, закладка будет.
  8. Очистка памяти

Как использовать

Вы можете внедрить этот макрос, скопировав его и вставив в модуль по умолчанию:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector