Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как скрыть встречи в общем календаре в Outlook?

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002

В этом разделе рассматриваются планирование и создание встреч, планирование праздников, повторяющиеся события, редактирование событий, а также использование категорий и видов, отличных от описанных выше.

О встречах, событиях и собраниях

Раньше очень часто упоминались такие слова, как "встреча", "событие" и "собрание". Данные слова имеют в Outlook особый смысл, несколько отличный от обычного толкования в русском языке.

Встреча (Appointment) – это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которое никто не приглашается и для которого не привлекаются специальные ресурсы. Исходя из этого, встреча с Иваном Ивановичем или просмотр телепередачи вечером – встреча.

Собрание (Meeting) – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания заключается в том, что его необходимо согласовать с другими участниками собрания. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания.

Также можно принять решение о ресурсах, таких как комната для проведения совещаний, проектор или формы договоров.

Ресурс (Resource) – это любые средства, необходимые для собрания. Поэтому, например, домашний телевизор не является ресурсом, в отличие от телевизора в офисе компании. Ресурсы имеют собственное расписание, по которым можно согласовать их использование.

Замечание
Чтобы развеять сомнения относительно правильности восприятия определений, приведу следующее пояснение. Встреча с человеком, чье расписание согласуется средствами Outlook и которое вы можете получить или увидеть, – это собрание. Встреча же с человеком, информация о расписании которого не может быть автоматически обработана Outlook, – встреча
.

Событие (All day Event) – это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий могут быть: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т. е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т. е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней.

Читайте так же:
Как создать папку поиска по определенному имени домена электронной почты в Outlook?

Новая встреча

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной встречи – мероприятия, назначенного для определенной цели на определенный промежуток времени, например встреча писателя с редактором издательства, чье расписание не согласуется средствами Outlook.

Создание новой встречи

Для создания записи на прием доступно несколько методов:

Пример 2.7. Создание новой встречи.

  • Файл › Создать › Встреча или CTRL + N (рис. 2.12)
  • Действия › Новая встреча
  • <На панели инструментов Стандартная>Создать

Форма Встреча (Appointment), изображенная на рис. 2.12, имеет собственную строку меню и панель инструментов, а также две вкладки Встреча (Appointment) и Доступность участников (Scheduling). Здесь будет рассматриваться только первая вкладка, о назначении второй вкладки будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний".

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002 › Основы Outlook › Встречи
Рис. 2.12. Форма Встреча

Общий доступ к календарю Outlook

Profile picture for user Олег

Если у вас есть учетная запись Exchange, вы можете поделиться своим календарем с другими пользователями. В их календарях ваши друзья и коллеги смогут видеть ваш календарь.

Организаторы могут обмениваться календарями со своими коллегами.

За пределами вашей организации вы можете поделиться статической копией вашего календаря, опубликовать календарь на веб-странице или предоставить URL-адрес файла iCalendar (ISC), который можно импортировать в приложение стороннего производителя.

Общий доступ к календарю

Выберите календарь. В главном меню нажмите Доступ к календарю.

calendar

Укажите список получателей. Найти человека можно с помощью поиска в адресной книге или введя его адрес электронной почты вручную.

calendar

Вам нужно будет указать тип доступа в разделе «Детали»:

  • Только доступность
  • Ограниченная информация
  • Полная информация.

Отправить. Мы отправим приглашение получателям. Как только получатель нажмет кнопку Принять, ваш общий календарь появится в его списке календарей.

Ошибка «Этот календарь нельзя использовать совместно» отображается в случаях, когда

  • Неверный адрес электронной почты
  • Адрес электронной почты относится к группе Microsoft 365
  • Сообщение принадлежит внешнему пользователю, не входящему в вашу организацию.

В соответствии с выбранным вами типом доступа получатель может видеть только ваше наличие.

calendar

Если вы указали тип доступа «Ограниченная информация», получатель сможет увидеть информацию о наличии, теме и месте проведения встречи.

calendar

Если вы установили тип доступа «Все подробности», получатель сможет увидеть всю информацию в вашем календаре.

Отключить общий доступ к календарю

Общий доступ к календарю можно убрать.

  1. Нажмите на Календарь.
  2. Нажмите Пуск → Разрешения календаря.
  3. Щелкните имя пользователя на вкладке Разрешения и выберите Удалить.
  4. Нажмите OK.

calendar

Поделиться статической копией календаря

Вы можете экспортировать календарь в файл и отправить его по почте. Главная → Отправить календарь по электронной почте.

calendar

Выберите календарь, диапазон дат, тип доступа и другие настройки. OK.

calendar

Чтобы отправить сообщение, введите адресатов и нажмите Отправить.

Получатель сможет увидеть снимок календаря в сообщении. Сообщение также включает файл iCalendar (ICS), который можно открыть в Outlook или импортировать в другое приложение календаря.

Предоставить URL на HTML страницу календаря или ISC файл

Главная → Опубликовать в сети.

calendar

Откроется страница веб-приложения Outlook. Настройки → Календарь → Общие календари → Опубликовать календари.

calendar

Здесь вы можете выбрать временной интервал и тип доступа. Экономьте деньги.

В нижней части страницы есть ссылки на HTML-версию календаря и на файл iCalendar (ICS).

На этих ссылках события календаря периодически обновляются и могут быть использованы для синхронизации календаря с приложениями сторонних разработчиков.

Как отменить встречу в Outlook

После того как вы запланировали встречу в Outlook, планы могут измениться. Возможно, вам придется отменить встречу или перенести ее на другое время.

Инструкции в этой статье применимы для Outlook для Office 365, Outlook 2019 и Outlook 2016.

Отменить встречу

Единственный человек, который может отменить встречу, — это человек, отправивший приглашение на встречу. Когда собрание отменяется, оно удаляется из календаря, а любые вложения к приглашению на собрание удаляются в Outlook.

Вы можете отменить встречу в настольном приложении Outlook и удалить запись из календаря:

Выберите Календарь из переключателя видов.

Найдите встречу в календаре и дважды щелкните ее.

Перейдите на вкладку Встреча в приглашении на встречу и выберите Отменить встречу. Приглашение на собрание изменяется для отмены собрания.

В разделе «отмена» введите сообщение, объясняющее причину отмены встречи.

Выберите Отправить отказ.

Встреча удаляется из календаря, а участники получают электронное письмо с уведомлением об отмене встречи.

Отмена индивидуального повторяющегося собрания

Просто выберите в календаре повторяющееся собрание, которое необходимо удалить, если вы хотите отменить только одно собрание.

Если вы хотите отменить одно из повторяющихся назначений в наборе, сделайте следующее:

Перейдите в Календарь и выберите повторяющуюся встречу, которую вы хотите отменить.

Перейти к Серия встреч вкладка и выберите Отменить встречу >Отмена вхождения.

Если встреча отменена, напишите заявление, объясняющее причину отмены.

Выберите Отправить отказ.

Мы удаляем встречу из календаря и отказываемся от участия в ней.

Отмена повторяющихся встреч в будущем

В случае серии повторяющихся встреч отправьте обновление встречи с новой датой окончания, если вы хотите отменить все эти встречи.

Отмена повторяющихся собраний после указанной даты:

Перейдите в Календарь и дважды щелкните любую встречу из серии.

В диалоговом окне Open Recurring Item (Открыть повторяющийся элемент) выберите Entire series (Вся серия).

Выберите правильное.

В приглашении на встречу выберите повтор.

В диалоговом окне Назначение повтора выберите Конец и введите дату, предшествующую дате проведения последнего собрания.

Выбирайте хорошие.

В области сообщений напишите сообщение для всех участников с объяснением причины отмены будущих встреч.

Выберите Отправка обновления.

Повторные встречи, которые проводятся после даты окончания, удаляются из календаря, а участникам отправляется электронное письмо с обновленными данными.

Перенести встречу

Если планы меняются и вы хотите изменить время или дату встречи, вы можете изменить график.

Чтобы изменить график собрания в настольном приложении Outlook

Перейдите к календарю и дважды щелкните по собранию.

Отредактируйте дату, время и любые другие измененные данные о встрече.

Напишите сообщение, в котором объясните изменения.

Нажмите Отправить обновление.

В календаре собраний обновляются сведения о собрании, а также отправляется электронное письмо с обновлением участникам.

Удалить участника из собрания

Если кто-то не может прийти на встречу, удалите его из приглашения на встречу.

Чтобы удалить участника :

Перейдите в календарь и дважды щелкните на собрании.

Перейдите на вкладку Помощник по планированию в уведомлении о собрании.

В разделе Все участники в списке снимите флажок рядом с лицом, которое вы хотите удалить.

Нажмите Отправить обновление.

В диалоговом окне Отправка обновлений участникам выберите либо Отправить обновления только добавленным или удаленным участникам, либо Отправить обновления всем участникам

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector