Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как случайным образом отсортировать ячейки в столбце или диапазоне в Excel?

7. Работа со списками данных

Списки в Microsoft Excel состоят из строк, содержащих такие данные, как имена и адреса клиентов. Строки списка можно рассматривать как записи, а столбцы — как поля базы данных. В списке есть четыре столбца.

Это то же самое, что использовать список или базу данных в Microsoft Excel. При создании списка на рабочем листе необходимо выполнить следующие условия:

1) На одном листе может быть только один список. Избегайте создания более одного списка на лист. Некоторые функции управления списками, такие как фильтрация, можно использовать только для одного списка.

2. Поместите похожие предметы в один столбец. Во всех рядах должны быть одинаковые колонки похожих предметов.

3. Храните список отдельно. Между списком и другими данными на листе следует оставить пустыми как минимум одну строку и один столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при сортировке, наложении фильтра или вставке автоматически вычисляемых итогов.

Поместите важные данные в верхней или нижней части списка. Избегайте размещения важных данных в левой или правой части списка; эти данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

5. Отображение строк и столбцов. Прежде чем вносить изменения в список, убедитесь, что все скрытые строки и столбцы видны. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

Ниже приводятся рекомендации по форматированию списка:

Используйте форматирование заголовков столбцов. Списки должны содержать заголовки столбцов в первой строке. Отчеты, поиск и организация данных в Excel выполняются с помощью заголовков. В частности, шрифт, выравнивание, формат, узор, рамка, формат прописных и строчных букв для заголовков столбцов должны отличаться от форматов для строк данных. Перед вводом заголовка столбца каждой ячейке должен быть присвоен текстовый формат.

2. использовать границы ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые или пунктирные линии.

3. Убедитесь, что в списке нет пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк или столбцов. Это облегчает идентификацию и выделение списка.

4. Убедитесь, что в ячейке нет пробелов в начале или конце ячейки. Лишние пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

5. Форматы и формулы должны быть включены в расширенный список. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Данные, отображаемые в новой строке, форматируются так же, как и предыдущие строки, а формулы в каждой строке копируются в новую строку, если включены расширенные форматы и формулы. Для расширения форматы и формулы должны появиться в трех из пяти строк над списком. Включение и отключение расширения форматов и формул выполняется следующим образом:

Читайте так же:
Как сделать так, чтобы ячейка мигала красным в Excel?

Выберите Инструменты => Настройки, а затем выберите вкладку Редактировать.

Чтобы автоматически установить/снять форматирование для новых элементов, добавленных в конец списка, установите/снимите флажок Развернуть форматы и формулы в списках.

7.1 Сортировка данных

Сортировка — это расположение записей списка в порядке возрастания или убывания по какому-либо столбцу.

Отделите строку итогов от сортируемого диапазона пустой строкой.

Классификация может быть выполнена:

A) с помощью кнопок панели инструментов (этот метод удобен для сортировки списка по данным одной колонки);

б) командой меню ДанныеСортировка (этот способ можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким столбцам).

Сортировка списка по данным одного столбца

  1. Выберите ячейку в столбце, значения которого вы хотите отсортировать.
  2. Нажмите нужную кнопку на панели инструментов:
  • — сортировать по возрастанию ;
  • – сортировать по убыванию;

В результате все строки списка будут перестроены в соответствии с перестановкой данных сортируемого столбца. Если выбрать столбец перед выполнением сортировки, появится окно запроса (Рисунок 7.1).

  • Автоматически расширять выбранный диапазон: все строки в списке будут отсортированы;
  • Сортировать в пределах указанного выбора: только значения в выбранном столбце будут отсортированы

Сортировка по данным нескольких столбцов

Сортировка списка по данным нескольких столбцов – это вложенная сортировка. Как правило, вложенная сортировка применяется в том случае, когда хотя бы один столбец списка имеет повторяющиеся записи.

Как случайным образом отсортировать ячейки в столбце или диапазоне в Excel?

Excel не поддерживает регулярные выражения (которые программисты называют регексами или регулярками). Фильтры и сортировка — это сложные операции, выполняемые с их помощью. Как и большинство надстроек для Excel, SeoTools поддерживает регулярные выражения, но использовать его можно только на платформах PC. В этой статье мы будем рассматривать в основном пользователей Mac (SeoTools здесь не рекламируется).

Regexp доступен во всех операционных системах, но Excel предлагает альтернативу, которая обладает аналогичными функциями. Так называется фильтр с расширенными возможностями. Он более гибкий и простой в освоении.

Немного теории

Мне всегда казалось странным, что в Excel отсутствует поддержка регулярных выражений (программисты также называют их регексами). Фильтры и сортировки используются для выполнения сложных операций. Плагин SeoTools для Excel поддерживает регулярные выражения, но, как и большинство дополнений к Excel, он работает только на платформе PC. Эта статья предназначена в основном для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).

Читайте так же:
Как сделать ячейки жирными, если они больше определенного числа в Excel?

Однако Excel предлагает альтернативу regexp, которая обеспечивает аналогичную функциональность и доступна во всех операционных системах. Это усовершенствованный фильтр. Это более гибкий и простой в освоении инструмент.

Подготовка к работе с расширенным фильтром

Мы будем проводить наши эксперименты над базой данных — выбранным нами «подопытным». Мы оставили ее отформатированной в виде таблицы. Это только для «красоты», потому что использование расширенного фильтра убирает все стандартные фильтры таблиц. Включить их снова можно после завершения работы с наборами данных.

Ранжирование по возрастанию и убыванию.

Для ПК: Данные > Сортировка и фильтр > Дополнительно.

Для Mac: данные > Сортировка и фильтрация > Фильтр > Расширенный фильтр

Пользователь ПК может щелкнуть по таблице и выбрать нужный элемент из контекстного меню. На ПК это невозможно.

Небольшой совет

Базовые операторы

В дополнение к вышеперечисленным символам подстановки, ниже приведены некоторые операторы, которые необходимы при работе с фильтром:

  • =равны, т.е. левая и правая части должны совпадать: =ticket [включает все ячейки, содержащие билет]
  • <> не равны, левая и правая части не должны совпадать: <> https://www.aviasales.ru/mag* [исключает этот адрес (блог)]
  • ‘ апостроф превращает формулу в текст, если поместить его в ячейку первым: ‘=buy a ticket
  • > greater than : >500
  • >= больше или равно: B4-C4>=3
  • < меньше, чем: C6

Заголовки

Набор условий

Здесь представлены три основные модели для нескольких условий:

Для случаев, когда совпадает более одного критерия, используется логический оператор OR для отбора кандидатов, которые соответствуют хотя бы одному критерию. В таблице условий это достигается за счет вертикального расположения критериев в разных строках. Пример выше демонстрирует это:

Если хотя бы одно из условий выполнено, фильтр выберет строки, которые соответствуют. либо Position меньше 11, либо Quantity больше 1000. Вы также можете использовать оператор OR для одного столбца. В этом случае критерии располагаются друг под другом в целевом столбце.

N DS: Если все критерии должны быть выполнены одновременно, то применяется AND.

Выберите строки, которые появляются в столбце «Ключевое слово», содержащие слово «купить», значение позиции больше 7 и значение среднемесячного показателя больше 1000. Звездочка означает, что символов может быть любое количество. Будут отобраны строки, содержащие слово «buy» в любой позиции в ячейке. Обратите внимание, что отбор относится к слову «самолет», что вполне проходимо.

Читайте так же:
Как создать гиперссылку в ячейке на другой лист в той же книге

Используйте оба оператора, чтобы задать критерии и продемонстрировать свое мастерство.

Эта таблица условий немного запутана. Но этот фильтр выбирает только строки, содержащие слово «купить» или «воздушный флот», без «самолет» или «аэроплан» и со значением больше 1000 в последнем столбце.

Примечание: Чтобы получить текст вместо формул, просто поставьте апостроф перед операторами сравнения: ‘=to buy или ‘<>plane. Сайт Microsoft рекомендует более сложный метод, предлагая заключить все выражение в двойные кавычки и поставить перед ним знак равенства: .

В файле справки Excel говорится, что формулу можно преобразовать в текст, поставив перед ней апостроф. Но на сайте предлагается очень запутанный способ сделать это.

Промежуток: Если вы хотите получить данные, которые помещаются в определенном пространстве, вы можете использовать следующий прием:

В этих условиях будут выбраны ключевые слова со среднемесячной частотой от 3 700 до 10 000.

Формулы: это действительно мощный инструмент. Вместо таблицы критериев можно использовать формулы.

В примере делается то же самое, что и в параграфе Два оператора. Формулами задаются только условия.

Используйте формулы аккуратно, чтобы избежать этих подводных камней:

  • Формула должна возвращать логическое значение FALSE или TRUE;
  • Заголовки над формулами должны отличаться от заголовков базы данных, можно использовать даже пустую строку;
  • Формула должна ссылаться на ячейки в первой строке под заголовками базы данных;
  • Ссылки на управляемые ячейки базы данных должны быть относительными: типа C4, с абсолютными значениями, например $C$4 — значение формулы должно быть статическим, т.е. всегда FALSE или всегда TRUE.

Общий алгоритм

Использование расширенного фильтра (при условии подготовки данных и таблицы условий):

Шаг 1: Как уже упоминалось ранее, щелкните ячейку в подготовленном наборе данных и перейдите к ней:

Вы можете сортировать и фильтровать данные на ПК, нажав на Данные > Сортировка и фильтр > Расширенный фильтр. Data > Sort & Filter > Filter > Advanced Filter на Mac.

Откроется меню. На скриншоте ниже показан Excel 2013, но все компоненты те же, что и на Mac.

Шаг 2: Выберите местоположение для данных. В большинстве случаев более разумно иметь «альтернативное местоположение», при котором исходные данные остаются нетронутыми. Но выбор остается за вами.

Шаг 3: Для исходного диапазона Excel по умолчанию выбирает всю «таблицу». Это можно изменить, исключив ненужные столбцы. Однако Excel позволяет выбрать только прямоугольную область. Чтобы выбрать столбцы с пропуском, введите названия целевых столбцов в свободные ячейки и укажите их адрес для исходной области. Подробное объяснение см. в дополнительных примерах.

Читайте так же:
Как создать калькулятор процентов на погашение кредита из шаблона Excel?

Чтобы задать диапазон условий, щелкните внутри поля и выберите диапазон на листе. Если вы хотите свернуть меню, щелкните значок выбора диапазона справа от поля.

Шаг 5: Если вы выбрали Копировать результат в другое место, введите адрес в поле Поместить результат в диапазон. Вы можете указать одну ячейку, которая станет верхней левой частью отображаемого диапазона, или выбрать ячейки с введенными именами столбцов по вашему выбору.

Шаг 6: Если вам нужны только уникальные записи, установите флажок. К сожалению, большинство людей используют исключительно эту функцию.

Шаг 7: Нажмите кнопку OK и посмотрите на результат.

Шаг 8: Если список был отфильтрован на месте, вы можете сбросить фильтр, нажав кнопку Очистить, но это относится только к ПК. Этот элемент расположен над элементом Advanced. На Mac есть аналог — Очистить фильтр, но он недоступен. Еще один аргумент в пользу сброса фильтра. Чтобы сбросить фильтр, отмените действие — нажмите Command-Z, или подключите фильтр по умолчанию.

Сортировка в Excel

сортировка в excel

Доброе утро, сегодня мы поговорим о популярном инструменте — сортировке данных в Excel. Сам инструмент находится на вкладке Данные

Но для удобства пользователей быстрая сортировка вынесена на вкладку «Главная» и в контекстное меню.
Сортировка данных в Excel
Сортировка данных в Excel
Какие же возможности предоставляет сортировка:

  • Сортировать по возрастанию или убыванию.

При использовании этого метода таблица будет отсортирована по столбцу, в котором находится выделенная ячейка таблицы. Вам просто нужно встать в любое место таблицы и выбрать нужный пункт из контекстного меню.

  • По цвету клеток или цвету шрифта

С появлением возможности выделения текста появилась возможность сортировать таблицу по шрифту и цвету ячеек. Слово «выделенные» в контекстном меню относится к шрифту или цвету выделенной ячейки, а не просто к шрифту или цвету, отличному от других. В столбце могут быть некоторые ячейки красного цвета и некоторые обычные, неформатированные ячейки черного цвета, который появляется автоматически при открытии книги. Если нажать команду «Сортировать с выделением» на ячейке с неформатированным текстом, ничего не произойдет. Учитывается только цвет текста или ячеек, жирный и наклонный текст не учитывается.

  • Классификация в нескольких колоннах.

Одна из новых функций в Excel 2007 заключается в том, что раньше можно было сортировать только по трем столбцам, а теперь этого более чем достаточно. Идея заключается в том, что вы можете сортировать данные по двум критериям одновременно. Например, если у вас есть таблица с названиями баскетбольных команд, их очками, подборами и передачами. Вы можете сортировать сначала по имени, а затем по очкам, чтобы увидеть, кто из, скажем, Антоновых в вашей команде набрал больше всего очков.

Читайте так же:
Как создать комбинированные диаграммы и добавить для них вторичную ось в Excel?

Алгоритм команд: Данные/Сортировка/Добавить Уровень.

  • В случайном порядке

Параметры Office позволяют импортировать пользовательские списки. Если вы хотите это сделать, создайте список, выберите диапазон, а затем нажмите Office/Параметры Excel/Изменить списки/Импортировать. Можно вручную оценить список, однако, если выборка небольшая, через Данные/Сортировка/(с полем, отсортированным по значению, а не по цвету или шрифту)/Упорядочить/Дополнительный список.

  • По строке или столбцу

В какой-то момент я обнаружил, что сортировать можно не только столбцы, но и строки.

Алгоритм команд: Данные/Сортировка/Параметры. Кроме того, вы можете выбрать, должен ли регистр быть выделен или нет.

Как всегда, с таким простым инструментом есть свои нюансы, даже не сложности:

  1. Если вы не выбрали диапазон, Excel определит границы диапазона и наличие заголовков. Поэтому он может отсортировать заголовки как значения, для этого необходимо отметить поле «Мои данные содержат заголовки» в окне «Сортировка» при сортировке. Или он начнет сортировать более широкий диапазон, чем ожидалось. Действительно, если вы выделите диапазон и окажется, что он связан с другими данными, Excel при сортировке предложит отсортировать за пределами диапазона. Это зависит от того, как вы хотите.
  2. Скрытые строки и столбцы не сортируются, вы должны знать об этом, чтобы не переделывать свою работу.
  3. Таблицы с объединенными ячейками в области значений не сортируются.
  4. Текст сортируется слева направо стандартным образом: сначала цифры, затем знаки, затем английский текст, затем русский текст.
  5. Из двух ячеек с числовым содержимым, но разным форматированием, ячейка с числовым форматированием идет первой, а ячейка с текстовым форматированием — после.
  6. Пустые ячейки всегда находятся в конце, независимо от порядка сортировки
  7. FALSE вместо TRUE. (но не в жизни)

Руки делают работу, но глаза боятся».

P.S. Понравилась ли вам статья? Подпишитесь на рассылку справа (Бесплатный курс «10 лучших инструментов Excel») и будьте в курсе новостей.

Сортировка в Excel : 2 комментария

  1. Евгений24.02.2018 в 10:30 дпп

Вопрос. Подскажите пожалуйста. Есть например 200 емайл адресов (мои подписчики) естественно разные и .ru есть и .com. и .net и т.д. В ексель то скопировал, а как отсортировать, сначала например что бы были .ru, потом .com, но и т.д.?
Спасибо.
С уважением Евгений Борисович

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector