Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать диаграмму Ганта в Excel?

Лабораторная работа Календарные графики в Excel в образовании

Цель работы: Развить основные навыки работы с диаграммой Ганта.

Диаграмма Ганта (гистограмма) показывает ход выполнения проекта с помощью столбчатых диаграмм. Это один из методов планирования проекта. Приложения, использующие ее, применяются в управлении проектами.

Используя условное форматирование, мы можем заставить Excel заполнить ячейку цветом по своему выбору, если она находится между началом и концом этапа по дате. Самый простой способ сделать это — использовать логическую функцию AND, которая в данном случае проверяет выполнение обоих условий (5 января позже 4 января и раньше 8 января):

Давайте заполним таблицу необработанными данными.

Рассчитайте конечную дату в столбце D по формуле = B3+C3-1. Скопируйте полученные значения.

Создайте шаблон календаря и вставьте данные столбцов (1 янв, 2 янв и т.д.). должны быть в формате Date. Обратите внимание, что год должен быть установлен на 2005, иначе он автоматически будет установлен на 2015.

Примените условное форматирование. Это можно сделать, выделив ячейку E3, открыв вкладку Главная и выбрав Условное форматирование/Создать правило. Выберите последнюю команду в списке, введите формулу и выберите цвет. Затем скопируйте полученную формулу.

Таким образом, у нас есть таблица с этапами проекта, датами начала и окончания, а также длительностью каждого этапа:

Задача — стандартными средствами построить календарную диаграмму, как показано на рисунке:

Детальное описание:

Выделите исходные данные для графика — область A1:C13 и выберите Вставка — Диаграмма, тип — Линейная с накоплением (обратите внимание, что ячейка A1 должна быть пустой — удалите текст оттуда):

На втором этапе необходимо скрыть первый ряд. Для этого сделайте его невидимым. Выберите Format Data Row/Fill/No Fill в меню Format Data. Затем в пункте Цвет границы переключитесь с «Автовыбор» на «Без линий». После этого окно можно закрыть.

Щелкните правой кнопкой мыши на горизонтальной оси и выберите в меню пункт Форматировать ось. В данном случае горизонтальная ось представляет собой список дат.

Выбрав вертикальную ось, выберите «Формат оси». В параметрах оси выберите «Обратный порядок категорий», а в разделе «Горизонтальная ось пересекает» установите флажок — в категории макромасштаба.

Добавим линию сетки на вкладке Layout.

Диаграмма не начинается с первой даты. Для этого выберите столбец B и установите формат ячеек на общий. Посмотрите на первое и последнее значения.

Затем выберите горизонтальную ось и измените формат оси. Установите минимальное значение 38320 и максимальное 38450 (как в нашей таблице, но с запасом). Возвращает формат даты.

Читайте так же:
Как создать в Excel временную диаграмму этапов?

Цель — визуализировать всю временную шкалу проекта, разместив ключевые моменты проекта (вехи) на оси времени.

В теории управления проектами такой график обычно называется календарем или временной шкалой проекта, лентой времени.

Шаг 1. Исходные данные

В ходе строительства необходимо будет формализовать информацию о начальных этапах проекта, приведенную в таблице ниже:

Обратите внимание на две графы для дополнительных услуг:

Строка — это столбец с одинаковой константой около нуля во всех ячейках. Это даст на графике горизонтальную линию, параллельную оси X, на которой будут видны узлы — точки проекта.

Метки — это невидимые столбцы, которые поднимают подписи к вехам на определенную величину, предотвращая их перекрытие. Значения 1,2,3 и т.д. задают уровень возвышения подписей над осью времени и выбираются произвольно.

Шаг 2. Строим основу

Теперь выделите все в таблице, кроме первого столбца (т.е. диапазон B1:D13 в нашем примере), и создайте обычный плоский график с маркерами в меню Вставка — График — Линия с маркерами :

Удалите линии сетки, вертикальные и горизонтальные шкалы и легенду. Это можно сделать вручную (курсор мыши и клавиша Delete) или отключив ненужные элементы на вкладке Layout/Grid (отсутствие горизонтальных и вертикальных линий). Результат должен быть следующим:

Теперь выберите линию чертежа (т.е. оранжевую ломаную линию) и на вкладке Макет выберите Макет — Линии — Линии проекции:

От каждой точки верхнего графика к нижнему будет проведена перпендикулярная линия. В новом Excel 2013 эта опция находится на вкладке Макет — Добавить элемент диаграммы.

Шаг 3. Добавляем названия этапов

В Excel 2013 выберите строку данных (оранжевая), на вкладке Дизайн выберите Дизайн — Добавить элемент диаграммы — Метки данных, затем на правой панели выберите Значения из ячеек и укажите A2:A13:

В версиях Excel 2007-2010 гг:

Добавьте любые подписи к оранжевому графику (значения, например). Для этого щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Формат подписей данных. Затем выделяйте по очереди каждую подпись, ставьте в строке формул знак «равно» и щелкайте по ячейке с названием этапа из столбца А. Текст выделенной подписи будет автоматически браться из выделенной ячейки:

Давайте внесем несколько последних правок, чтобы наша диаграмма стала полным и окончательным шедевром:

Выберите строку серии данных (оранжевая линия), щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат серии данных. В появившемся окне удалите отступы и цвет линии. Оранжевая линия фактически исчезает с графика — остается только надпись. Это то, что требуется.

Читайте так же:
Как скопировать выбранный диапазон в новую книгу в Excel?

Добавьте описания дат на синюю временную шкалу из меню Макет — Описания дат — Дополнительные параметры — Названия категорий. В этом же диалоговом окне можно разместить подписи под графиком и повернуть их на 90 градусов.

Самостоятельное выполнение задания

Вы должны создать диаграмму Ганта, иллюстрирующую фазы проекта.

После третьего метода постройте временную шкалу из 7 событий, связанных с вашим проектом, добавив необходимые рисунки и подписи.

Здесь вы можете оставить комментарий к выбранному разделу или сообщить об ошибке.

Диаграмма Гантта в управлении проектами

Каждый большой проект наполнен множеством задач и этапов, которые необходимо отслеживать. Если хотя бы одна задача задержится или не будет выполнена в срок, это повлияет на весь проект. Вот почему вам нужен способ контролировать график проекта, чтобы обеспечить выполнение задач в правильном порядке и соблюдение сроков. Для этого необходимо знать, как использовать диаграмму Ганта для управления проектами.

Что такое диаграмма Гантта?

Диаграмма Гантта — это инструмент управления проектами, который отображает задачи в сравнении с временем.

Задачи представлены горизонтальными полосами, длина этих полос отражает количество времени, отведенное на выполнение задачи.

Взглянув на диаграмму Ганта, вы можете увидеть порядок выполнения задач, продолжительность каждой задачи, любые перекрытия между задачами, зависимости между задачами (обозначенные стрелкой) и даже то, кто назначен исполнителем каждой задачи.

Диаграммы Ганта, вероятно, не новы для вас. Однако оправдывают ли они всю шумиху? Что же такого полезного в этих диаграммах?

Эффективная диаграмма Ганта позволяет управлять проектами многими способами, в том числе:

Планирование — сложная задача для большинства менеджеров проектов, но диаграмма Ганта является полезным инструментом, помогающим оценить, сколько времени потребуется для выполнения задач.

Точное планирование задач: большинство проектов требуют выполнения задач в определенном порядке. Например, вы не можете построить здание, пока не соберете соответствующие документы. Диаграмма Ганта позволяет планировать задачи в правильном порядке и выявлять любые зависимости, о которых вы и ваша команда должны знать.

Повышенная производительность. Способность продумывать и планировать задачи повышает эффективность проекта и команды, устраняя препятствия, возникающие при неправильной организации или планировании зависимостей между задачами.

Повышенная надежность: проект часто можно сравнить с гигантским карточным домиком — одна ошибка или пропущенный срок, и вся конструкция рушится. Использование диаграммы Ганта в качестве справочника для вас и вашей команды повышает надежность проекта, поскольку она наглядно иллюстрирует эффект домино, который может возникнуть в случае неудачи всего одной задачи. В конце концов, диаграмма Ганта буквально выглядит как серия кубиков домино.

Читайте так же:
Как скрыть содержимое строки формул в Excel?

Диаграммы Ганта — полезные инструменты для планирования проектов, но это не значит, что не существует правил их использования. Как и любой другой инструмент, они имеют свое время, место и правильное применение.

Когда следует и когда не следует использовать этот тип диаграммы?

Не используйте диаграмму Ганта для составления начального плана проекта.

Создание диаграммы Ганта не должно быть первым шагом при планировании проекта, поскольку это недостаточный инструмент, чтобы разобраться во всех тонкостях.

Чтобы эффективно использовать диаграмму Ганта, необходимо хорошо понимать такие вопросы, как

  • Какие основные задачи входят в проект.
  • Понять, сколько времени должно занять выполнение этих задач.
  • Общий порядок, в котором эти задачи должны быть выполнены.

При плохо продуманной диаграмме Ганта есть риск упустить какой-то шаг или задачу и потребовать полного пересмотра всей диаграммы для исправления ошибки.

Эффективная диаграмма Ганта должна рассматриваться как визуальное отображение графика проекта. Созданию графика должны предшествовать эти знания.

Не используйте график Ганта для управления ресурсами.

Диаграммы Ганта отлично подходят для того, чтобы показать, сколько времени займет конкретный проект (и связанные с ним задачи), но информации в диаграмме не хватает, когда речь идет о распределении всех задействованных в проекте ресурсов.

В результате диаграммы Ганта могут полностью обмануть вас в том, насколько хорошо вы управляете своими ресурсами. Помните, что основная цель диаграммы Ганта — показать только время, но не обязательно другие важные данные, такие как масштаб проекта и общая стоимость.

Например, задачи, представленные более короткими столбиками на диаграмме Ганта, требуют меньше времени, но в то же время они могут потребовать больше ресурсов в виде дополнительных членов команды, необходимого оборудования или бюджетных средств.

Она не отображается на вашей диаграмме Ганта. Даже если этот инструмент полезен для планирования, убедитесь, что вы используете не только диаграмму для отслеживания ресурсов проекта. Поэтому, хотя этот инструмент полезен для планирования, убедитесь, что у вас есть другой способ отслеживать ресурсы проекта, чтобы убедиться, что они используются максимально эффективно.

Вы не должны создавать диаграмму Ганта в Excel.

Многие организации и проектные команды предпочитают создавать свои диаграммы Ганта в Excel или другой программе, которая требует много ручного ввода и обновления. Конечно, вы можете создать диаграмму Ганта, но этот процесс займет много времени, и в итоге вы получите совершенно негибкую диаграмму.

Читайте так же:
Как создать выпадающий список с гиперссылками в Excel?

Если что-то нужно изменить, что делать? Как вы перенесете задание, если его нужно перенести? Что вы почувствуете, если обнаружите, что выполнение задания заняло больше времени, чем вы ожидали?

Все, что вы можете сделать, это начать все сначала и заново создать всю диаграмму, чтобы отразить все необходимые изменения.

Именно поэтому лучше использовать специализированное программное обеспечение для управления проектами с функциями диаграммы Ганта, например, сервис управления проектами Planner Office). При изменении графика на этой платформе весь график (включая сроки и зависимости) будет автоматически пересчитываться и обновляться, что сэкономит вам стресс и драгоценное время.

Диаграмму Ганта не нужно рассматривать как окончательный, негибкий план проекта. Ваша диаграмма должна обновляться по мере продвижения проекта и сбора новой информации.

Причина, по которой лучше всего создавать диаграмму Ганта с помощью платформы управления проектами, а не Excel, заключается в следующем. Таким образом, вы более гибко адаптируетесь к изменяющимся обстоятельствам.

Использование диаграмм Гантта для управления проектами — это эффективный способ планирования ваших проектов.

В отличие от других инструментов, диаграммы Ганта используются не для всех аспектов управления проектами. Тем не менее, диаграммы являются надежным способом спланировать порядок выполнения задач, понять зависимости и выяснить, сколько времени займет ваш проект в целом.

Диаграммы Ганта позволяют проактивно отслеживать потенциальные задержки или узкие места и гарантировать, что ваш проект не отклоняется от курса, не вызывая ненужной путаницы и стресса.

Как создать диаграмму Ганта в Excel — стиль Бэтмена

Как создать диаграмму Ганта в Excel - БЕСПЛАТНЫЙ шаблон

В статье, которую я написал на прошлой неделе, рассказывалось о том, как создать динамическую диаграмму Парето в Excel. Сегодня я покажу вам, как создать диаграмму Ганта в Excel, когда лихорадка построения диаграмм все еще растет.

Диаграмма Ганта — это простой, но эффективный инструмент управления проектами, который можно использовать для создания расписания или отслеживания хода работ.

Допустим, Брюс Уэйн (Бэтмен) хочет новый костюм Бэтмена и поручает Альфреду (дворецкому и доверенному лицу) сшить его. Альфред, увлекающийся управлением проектами, составляет простую диаграмму Ганта в Excel, чтобы подготовить план. И вот что он показывает мистеру Уэйну, когда его просят предоставить отчет о проделанной работе:

Читайте так же:
Как скопировать формулы и вставить на другой лист в виде текста в Excel?

Follow Along… Загрузить файл примера

Создание диаграммы Ганта в Excel

В Excel можно быстро создать эту диаграмму Ганта, выполнив следующие шаги:

  1. Получите данные на месте. Здесь нам нужны три точки данных:
    • Название деятельности
    • Дата начала
    • Количество дней, необходимых для выполнения действия
  2. Перейдите в Вставка -> Диаграммы -> Гистограмма -> Гистограмма с накоплением. Это вставит пустую диаграмму в рабочий лист.
  3. Выберите диаграмму и перейдите на вкладку «Дизайн». На вкладке «Дизайн» перейдите к группе данных и нажмите «Выбрать данные».
  4. В диалоговом окне «Выбор источника данных» нажмите «Добавить». В диалоговом окне Edit Series введите следующие данные:
    • Название серии: Дата начала
    • Значения ряда: = ‘Диаграмма Ганта’! $ B $ 2: $ B $ 12
  5. Снова нажмите Добавить в диалоговом окне Выбор источника данных и используйте следующие данные:
    • Название серии: количество дней
    • Значения серий: = Sheet1! $ C $ 2: $ C $ 12
  6. В диалоговом окне «Выбор источника данных» в правой половине панели с заголовком «Ярлыки горизонтальной (категории) оси» нажмите «Изменить».
  7. В диалоговом окне «Ярлыки осей» выберите диапазон, содержащий имена всех действий.
  8. Теперь ваша диаграмма будет выглядеть примерно так, как показано ниже. Вы могли бы заметить, что действия расположены в обратном порядке (например, Test for Survival — первое).
  9. Чтобы изменить порядок действий, щелкните правой кнопкой мыши вертикальную ось (с названиями действий) и выберите «Ось формата». На панели «Формат оси» в разделе «Параметры оси» установите флажок «Категории в обратном порядке».
  10. На данный момент ваша горизонтальная ось (с датами) находится наверху. Щелкните правой кнопкой мыши горизонтальную ось (на которой есть даты) и выберите «Ось формата». В области оси формата внесите следующие изменения:
    • В параметрах оси измените Minimum на 25.02.2015 (вы также можете ввести 42060, это число, представляющее эту дату) [Это гарантирует, что график начнется 25 февраля 2015 г.]
    • В ярлыках измените положение ярлыка на высокое.
  11. Теперь ваша диаграмма Ганта почти готова. Просто выберите синие полосы и удалите цвет заливки и цвет границы.
  12. Измените заголовок, отформатируйте его, чтобы он выглядел потрясающе (и это заставляло вас выглядеть потрясающе).

Диаграмма Ганта настолько мощна, что ее использует даже Бэтмен 🙂

Попробуйте сами… Загрузите файл примера

Я хотел бы учиться у вас. Расскажите, как вы используете диаграмму Ганта и/или другие инструменты управления проектами. Оставьте свои впечатления в разделе комментариев ниже.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector