Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать и использовать список рассылки в Outlook?

Работа с списками рассылки в Outlook — манекенами 2022 — Todo list online

Работа с списками рассылки в Outlook - манекенами 2022 - Todo list online

Вы можете создать список рассылки в контакте Outlook, который содержит имя более чем одного человека, в ситуациях, когда вы отправляете сообщение сразу нескольким людям. Вы также можете назначать категории спискам рассылки (подобно отдельным контактам), а также отправлять список рассылки другим людям в качестве вложения, чтобы они могли использовать тот же список, который вы создали, если они также используют Outlook.

Создание списка рассылки

Создание списка рассылки — это простой способ придумать имя для вашего списка и выбрать его из коллекции имен, хранящихся в вашей системе. В списке рассылки не учитываются номера телефонов и почтовые адреса, только адреса электронной почты.

Чтобы создать список рассылки в модуле «Контакты

1. Выберите «Файл» -> «Создать» -> Список рассылки (или нажмите Ctrl + Shift + L).

Отобразится диалоговое окно Список рассылки.

Введите имя, которое вы хотите присвоить списку рассылки. 2.

Введенное вами имя отображается в текстовом поле «Name».

Появится кнопка «Выберите участников».

Появится диалоговое окно Выбор участников, в котором слева будет показан список доступных имен, а справа пустое поле.

4. Добавьте каждого человека в список рассылки, дважды щелкнув по имени.

Каждое дважды щелкнутое имя появится в колонке «Добавить в список рассылки» в правой части диалогового окна.

5. После выбора имен нажмите «OK».

Диалоговое окно «Выбрать участников» закроется.

6. Нажмите «Сохранить и закрыть» (или нажмите «Alt + S»).

Диалог «Список рассылки» закроется, и список рассылки появится в списке контактов.

Кроме того, вы можете добавить в список рассылки адреса электронной почты всех, кого нет в вашем списке контактов или в других адресных книгах Outlook. Если вы хотите добавить постороннего человека в список рассылки, нажмите «Добавить» (вместо «Выбрать участников») в шаге 4. Если вы хотите добавить нового участника, укажите его имя и адрес электронной почты в диалоговом окне «Добавить новых участников», нажмите «ОК» и выполните остальные шаги, как и раньше.

Редактирование списка рассылки

Люди приходят и уходят из списков рассылки, как и везде. К счастью, списки можно редактировать. Просто нажмите на значок «Контакты» в области перехода и дважды щелкните на имени одного из ваших списков рассылки (записи, которые отображают маленький значок с двойной головкой справа от их названия). Когда вы откроете запись списка рассылки, вы увидите тот же экран, что и при создании списка. Вот несколько полезных вариантов:

  • Чтобы удалить члена списка: коснитесь его имени, затем нажмите «Удалить».
  • Чтобы выбрать нового члена списка из имен, уже имеющихся в списке контактов или глобальном списке адресов: Нажмите кнопку «Выбрать членов» и выполните ту же процедуру, что и при создании списка.
  • Чтобы добавить человека, адреса электронной почты которого нет ни в одной из ваших адресных книг: нажмите «Добавить», введите имя и адрес электронной почты, затем нажмите «OK».
Читайте так же:
Как скопировать вложение в другое письмо в Outlook?

Использование списка рассылки

Списки рассылки появляются как элементы в списке контактов вместе с именами людей — поэтому (как вы уже догадались) вы можете использовать список рассылки для адреса электронной почты так же, как и для любого другого контакта. Вот как:

  • Вы можете перетащить карточку списка рассылки в папку «Входящие», чтобы создать новое письмо в этом списке.
  • Вы можете ввести имя списка рассылки в строке Кому в сообщении электронной почты и нажать кнопку Проверить имена на панели инструментов.

Благодаря тому, что Outlook добавляет знак подчеркивания в поле To:, вы знаете, что ваше сообщение будет доставлено тем, кто входит в список рассылки.

Как отправлять персонализированные массовые электронные письма в Outlook с помощью слияния

Есть друзья, с которыми вы не общаетесь годами, особенно когда дело касается Mail Merge. Их игнорируют и недооценивают, пока однажды они вам не понадобятся.

Разблокируйте шпаргалку «Основные сочетания клавиш Microsoft Outlook» прямо сейчас!

Таким образом, вы будете подписаны на нашу рассылку.

Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности

Вы просто не осознаете его потенциал, пока вам не делегируют работу по управлению несколькими сотнями приглашений в последнюю минуту. Возможно, они представляют собой набор приглашений на свадьбу или красное предупреждение о надвигающемся зомби-апокалипсисе. Или это может быть что-то безобидное — например, печать множества адресных этикеток и именных значков.

Не волнуйтесь, с Microsoft Outlook 2016 вы можете отправлять персонализированные электронные письма за считанные минуты и с помощью нескольких щелчков мыши. И спасти день.

Когда следует использовать слияние?

Если не забегать вперед, слияние писем — это инструмент, используемый для создания нескольких документов, которые в основном одинаковы, но каждый из них содержит уникальную информацию. Письма имеют одинаковый формат, одинаковый текст и графику, если таковая имеется. Например, приглашения с одинаковым текстом, но имя, адрес или даже тема письма уникальны для каждого приглашения.

Читайте так же:
Как скопировать имена всех вложений при ответе в Outlook?

Объединение почты — в отличие от отправки сообщения группе людей по электронной почте — делает каждого получателя сообщения единственным получателем.

Лучшее использование, которое я нашел для них, — использовать массовую электронную почту как инструмент поиска работы с индивидуальными данными для каждого работодателя.

По сути, слияние состоит из двух частей:

  • Постоянный основной документ (здесь: Microsoft Word), в котором будет написано тело письма.
  • Источник переменных данных (здесь: контакты Microsoft Outlook), обычно адрес и имя получателя.

Эти два «слиты». Поскольку Outlook является частью пакета Microsoft Office, эту функцию можно использовать для массовой отправки писем, каждое из которых персонализировано для отдельного контакта. Это не спам, хотя я полагаю, что не в тех руках, слияние почты может использоваться для создания бомбы с нежелательными электронными письмами.

Microsoft Office позволяет использовать разные источники данных для детализации адреса — например, вы можете использовать электронную таблицу Excel

Или даже базы данных Access. Письма будут отправляться с использованием контактов Microsoft Outlook.

Подготовьте свой пул контактов для слияния

Итак, давайте выполним все действия после запуска Microsoft Outlook.

1. Откройте Люди, чтобы отобразить список контактов.

Выберите контакты (CTRL + клик), которые вы хотите включить в свой настроенный список рассылки. Чтобы облегчить управление этим огромным списком, используйте доступные варианты сортировки (нажмите на стрелку в выпадающем списке рядом со словом «Все»). Чтобы облегчить управление, вы можете сортировать по категориям с помощью того же выпадающего списка.

Функция «Mail Merge» не работает со списками рассылки.

Выберите ваши контакты

2. Выберите Mail Merge от Лента> Главная> Действия группы.

Нажмите на слияние

3. На экране Mail Merge Contacts, который вы должны увидеть сейчас, выберите Только выбранные контакты если персонализированное электронное письмо предназначено для выбранной группы контактов. В разделе «Параметры объединения» внизу выберите следующие параметры.

  • Тип документа: электронная форма
  • Объединить с : Адрес электронной почты
  • Тема письма: тема письма не будет меняться для всех писем.

Варианты слияния

4 Нажмите ОК, и Microsoft Word начнет создавать для вас личное сообщение.

Написать личное сообщение в Microsoft Word

Вкладка «Почтовые рассылки» на ленте находится спереди и по центру. Здесь вы захотите начать свою массовую рассылку с персональной поздравительной линии. От Mailings вкладку в Microsoft Word, выберите Линия приветствия.

Вставьте строку приветствия в Microsoft Word

Вы видите, что имя г-на Рэндалла уже заполнено в диалоговом окне. Это просто заполнитель для имен из вашего списка контактов. Имена из вашего списка отображаются чуть ниже предварительного просмотра. Эти параметры можно настроить с помощью записей.

Читайте так же:
Как создать папку «Вся почта» для объединения входящих и отправленных элементов в Outlook?

Предварительный просмотр строки приветствия

Обратите внимание, что поля слияния происходят из заголовков столбцов в вашем списке рассылки. Итак, если есть несоответствие, используйте Поля соответствия чтобы гарантировать, что слияние остается точным. Если нужное поле говорит «Not Matched», выберите раскрывающийся список для этого поля, а затем выберите имя столбца, соответствующее этому столбцу в вашем списке.

Когда вы нажимаете Хорошо и выйти отсюда, заполнитель для строки приветствия (Уважаемый господин …) помещается в документ Word.

В документ можно ввести дополнительную информацию с помощью дополнительных полей.

Нажмите на Вставить поле слияния. Эти данные должны присутствовать в исходном источнике данных, который в данном случае является информацией о контактах в Microsoft Outlook. Примеры включают в себя — домашний адрес, домашний телефон, должность и т. Д. Полный список можно увидеть, нажав на маленькую стрелку раскрывающегося списка.

Вставить новое поле слияния

Отформатируйте линию приветствия. Чтобы отформатировать начальную строку по своему усмотрению, выделите всю рамку, включая концевые метки. Перейдите на вкладку «Главная» и воспользуйтесь настройками шрифта. Также настройте межстрочный интервал в соответствии с остальной частью документа.

Введите сообщение сейчас

Начало сообщения является <> заполнитель и / или любое другое поле, которое вы вставили с помощью дополнительных полей слияния. Составьте ваше сообщение. Помните, это массовая рассылка в лучшем виде. Поэтому убедитесь, что вы используете все этикеты электронной почты, которые можете собрать.

Как отправлять персонализированные массовые электронные письма в Outlook с объединением писем

Когда тело письма будет готово, нажмите на Конец Объединить> Отправить сообщения электронной почты.

Как отправлять персонализированные массовые электронные письма в Outlook с объединением почты Microsoft Outlook Отправить сообщение электронной почты

Откроется диалоговое окно Объединить с электронной почтой. Нажмите OK.

Mail Merge

Затем MS Word выполняет автоматическую публикацию писем на флэш-память. Word отправляет отдельное электронное письмо на каждый адрес. Вы не можете указать CC или BCC другим получателям и не можете добавить вложения в сообщение электронной почты.

Сохраните документ, который вы использовали для слияния, поскольку в нем также сохраняется ссылка на источник данных, т.е. контакты. Если Word просит сохранить ссылку при открытии документа слияния, выберите «Да».

Добавьте этот Timesaver к вашей электронной почте Toolset

Как только вы освоитесь, весь процесс займет всего несколько минут от начала до конца. Если раньше вам нужно было создать письмо для одного человека, то теперь вы можете сделать это и для группы. Неважно, насколько велика группа.

Это также является хорошим поведением для группы писем.

4. Добавьте каждого человека в список рассылки, дважды щелкнув по имени.

Кроме того, вы можете объединить почту для печати писем, этикеток и конвертов. Это мощная техника, которую можно изучить и использовать. Ознакомьтесь с малоизвестными функциями Outlook

Читайте так же:
Как скрыть выполненные задачи в Outlook?

Используете ли вы слияния для электронной почты? Или вы застряли с более распространенной привычкой к копированию (CC) и еще более «анонимной» слепой копией (BCC)? Поделитесь своими советами по производительности для Outlook

Как сделать массовую рассылку в Outlook

Если у вас много деловых или личных контактов, хранящихся в таблице Excel, можно импортировать их непосредственно в приложение Outlook. Затем вы можете создать группу контактов (ранее — «список рассылки»), используя импортированные контактные данные. К сожалению, список контактов из списка рассылки Excel нельзя импортировать непосредственно в список рассылки, но вы можете импортировать их в папку «Контакты», а затем создать список рассылки из этих контактов с помощью инструкций выше. Сведения об импорте контактов из Excel см. в Outlook.

Видео

Присоединение к группе рассылки и выход из нее

Управление группами рассылки осуществляется на странице «Группы рассылки».

Чтобы подписаться на рассылку группы

> параметры > групп > группы рассылки,в которые я в входит.

В диалоговом окне выберите группу, к которой вы хотите присоединиться. Чтобы найти группу, введите ее название или часть названия в поле поиска и выберите пункт

. Результаты поиска можно удалить, выбрав «Очистить».

Выберите группу, в которую вы хотите вступить.

Чтобы выйти из почтовой группы, выполните следующие действия.

> параметры > групп > группы рассылки,в которые я в входит.

Выберите группу рассылки, которую вы хотите покинуть.

: Добавьте список рассылки

Вы можете импортировать список рассылки из файла Excel, ввести контактную информацию вручную или создать базу данных клиентов с помощью бесплатной формы подписки SendPulse. Взгляните на пример ниже. Создание аналогичной формы в сервисе занимает всего несколько минут.

Отправка сообщения части списка рассылки

  1. Выполните команду ФайлСоздатьСообщение.
  2. Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
  3. Списки рассылки помечаются значком.
  4. Нажмите кнопку «OK».
  5. Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

Когда список рассылки расширяется, его имя заменяется всеми индивидуальными именами в списке. Невозможно свернуть имена обратно к имени списка рассылки.

Как редактировать контактную группу в Outlook Online

Microsoft упростила редактирование группы контактов, даже не выходя из Outlook Online. Некоторые шаги могут немного отличаться в зависимости от того, как ваша организация настроила Microsoft 365, но следующие шаги должны помочь.

  1. На левой панели в разделе «Группы» выберите группу, которую вы хотите изменить.
  2. В записи для этой группы нажмите на значок плюса (три точки / многоточие).
Читайте так же:
Как скопировать все вложения из нескольких писем в новое письмо в Outlook?

 Выберите «Настройки». (В зависимости о

  1. Выберите «Настройки». (В зависимости от того, как Outlook настроен для вашей организации, вы можете увидеть вариант Добавить участников прямо с помощью значка «Дополнительно».)

 На панели «Параметры группы», которая появляется

  1. На появившейся справа панели настроек группы выберите Изменить группу.

 Выберите вкладку «Члены». Оттуда вы можете добав

  1. Выберите вкладку Участники.
  2. Отсюда вы можете добавить членов группы или удалить их из группы, нажав на значок X рядом с записью о человеке, которого вы хотите удалить.

 Если вы добавили участников в группу, нажмите кно

  1. Если вы уже добавили членов в группу, нажмите «Добавить». В противном случае выберите «Закрыть».

Минусы использования Outlook для массовых рассылок

  1. Низкая доставляемость. Чем больше ваш список адресов, тем больше вероятность того, что вы станете жертвой спама. Риск возрастает, если вы отправляете свою рассылку более чем 50 контактам одновременно.
  2. Повреждение домена вашего почтового ящика. Если большинство информационных бюллетеней отправляется в спам, служба электронной почты может заблокировать ваш адрес электронной почты.
  3. Нарушение требований почтовой службы. Когда вы отправляете массовую рассылку, вы обязаны вставить в письмо ссылку для быстрого отказа от подписки. Outlook не делает этого автоматически.
  4. Ограничение количества электронных писем. Вы не можете отправлять более 5000 писем в день.
  5. Низкая скорость доставки. Письма, отправленные из списка рассылки Outlook, не всегда приходят мгновенно.
  6. Нет статистики. Нет возможности узнать, сколько адресатов открыли письмо или перешли по ссылкам.
  7. Без персонализации. Вы не сможете отправлять персонализированные письма, в которых вы обращаетесь к пользователям по имени.
  8. Неперсонализированные электронные письма. Нет возможности быстро составить письмо, добавить кнопки и красивые значки социальных сетей.
  9. Отсутствие отзывчивого дизайна. Невозможно создать электронное письмо, которое будет хорошо выглядеть на настольных компьютерах и смартфонах.

Причина в том, что Outlook не предназначен для массовой рассылки электронных писем. С ним планирование и ежедневные коммуникации с коллегами и партнерами становятся проще.

: Отслеживайте статистику

После отправки кампании по электронной почте сервис предоставляет ряд данных для анализа. Чтобы оценить вовлеченность пользователей, отслеживайте такие показатели, как процент открытия, CTR, процент отказов и жалоб на спам.

Посмотрите на статистику рассылок SendPulse.

Теперь вы знаете, как отправлять массовые рассылки

Теперь вы знаете, как отправлять массовые электронные письма в Outlook. Готовы попробовать?

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector