Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать напоминания Outlook из электронной таблицы Excel?

Как экспортировать электронные письма из Outlook

Сохраняйте сообщения на жестком диске, в Gmail или даже в Excel

Загружайте электронные письма при переходе на другое приложение или службу электронной почты, переходе на новый компьютер, создании коллекции электронных писем с возможностью поиска и печати или для того, чтобы не потерять важные письма, если что-то случится с вашим программным обеспечением или системой.

Инструкции в данной статье относятся к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook для Office 365 и Outlook для Mac.

Руководство по экспорту электронных писем из Outlook

После экспорта писем Outlook сохраните файл на внешнем жестком диске или создайте резервную копию в другом почтовом приложении. Если вы хотите экспортировать электронные письма из более старой версии Outlook, то вам придется предпринять различные шаги в зависимости от того, что вы планируете делать с файлом.

Экспорт писем в файл PST

PST-файл Outlook – это файл личного хранилища, содержащий такие элементы, как ваши электронные письма, адресная книга, подписи и многое другое. Вы можете создать резервную копию файла PST и перенести его в Outlook на другом компьютере, в другой версии Outlook или в другой операционной системе.

Откройте Outlook, перейдите на вкладку Файлы и выберите Информация.

Выберите Настройки аккаунта >Настройки аккаунта .

Чтобы открыть папку в диалоговом окне Параметры учетной записи, перейдите на вкладку Данные, выберите файл или имя учетной записи, а затем нажмите кнопку Открыть папку.

В Проводнике Windows скопируйте файл PST в любое место на компьютере или на любой съемный носитель, например, на флэш-накопитель.

Экспорт сообщений электронной почты в файл OLM в Outlook для Mac

В Outlook for Mac экспортируйте сообщения учетной записи электронной почты в файл .olm, который также является файлом хранения, содержащим такие элементы, как электронные письма, контакты и элементы календаря.

Для Outlook 2016 для Mac

Щелкните вкладку Инструменты и выберите Экспорт .

В диалоговом окне Экспорт в архив (.olm) установите флажок Почта и выберите Продолжить .

В диалоговом окне Сохранить архивный файл (.olm) как выберите Загрузки, а затем выберите Сохранить.

Файл экспортируется в Outlook.

Появится сообщение Экспорт завершен. Выберите Готово для выхода.

Для Outlook 2011 для Mac

Вы можете экспортировать, выбрав пункт Export (Экспорт) в меню File (Файл).

Выберите файл данных Outlook для Mac.

Затем выберите Товары из следующих типов, а затем Почта из выпадающего меню.

Для получения дополнительной информации нажмите на стрелку вправо.

Сохраните файл в нужном месте. Outlook начнет экспорт.

Если появится сообщение Экспорт завершен, выберите Готово или Готово для выхода.

Экспорт и резервное копирование электронной почты из Outlook в Gmail

Вы можете экспортировать электронную почту Outlook в учетную запись Gmail, что обеспечит вам источник резервного копирования и возможность доступа к старым письмам из любого места. Хитрость заключается в том, чтобы добавить учетную запись Gmail в Outlook, а затем скопировать и вставить папки.

С помощью Outlook подключите учетную запись Gmail.

Откройте Outlook и выберите папку, содержащую письма, которые вы хотите экспортировать в Gmail, например папку «Входящие» или «Сохраненные письма».

Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все письма в папке. Вы также можете удерживать клавишу Ctrl, чтобы выделить каждое письмо, которое хотите отправить в Gmail.

Читайте так же:
Как скрыть события на весь день из календаря в Outlook?

Щелкните в любом месте выбранных сообщений электронной почты, укажите «Переместить» и выберите «Другая папка».

В диалоговом окне Переместить элементы выберите учетную запись Gmail, затем выберите папку, в которую нужно экспортировать сообщения электронной почты. Вы также можете выбрать пункт Новая, чтобы создать новую папку в своем аккаунте Gmail.

Выберите ОК для перемещения выбранных букв.

Экспорт электронной почты Outlook в Microsoft Excel

Другой способ экспортировать электронные письма Outlook – это отправить их на лист Excel. Это создаст электронную таблицу со столбцами, такими как Тема, Тело, Из электронной почты и т. Д. Хотя вы можете экспортировать контакты Outlook в файл CSV в Outlook для Mac, этот параметр недоступен для сообщений электронной почты.

Перейдите в Файл и выберите Открыть и экспортировать . В Outlook 2010 выберите Файл >Открыть .

Выберите Импорт/Экспорт .

Затем нажмите Далее .

Выберите Microsoft Excel или значения, разделенные запятыми, а затем нажмите Далее .

Чтобы экспортировать сообщения, выберите папку электронной почты, из которой вы хотите их экспортировать, а затем нажмите кнопку Далее.

Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить экспортированные письма.

Введите имя экспортированного файла и выберите OK .

Выберите Далее и затем Готово.

Как импортировать календарь из Excel в Outlook

Замечательной особенностью продуктов Microsoft Office является простота переноса данных между продуктами. Например, Excel может обрабатывать список имен и адресов, который можно объединить в Word для формирования стандартного письма или почтовой этикетки. Access может импортировать данные из Excel и экспортировать данные в Excel. Также можно импортировать любой календарь из Excel в Outlook для переноса данных из одного продукта Office в другой.

Причины для импорта календаря из Excel в Outlook

Импорт календаря Excel в Outlook не всегда имеет смысл. Если вы вводите одну или две встречи, проще ввести их непосредственно в Outlook. Однако во многих случаях компания рассылает своим сотрудникам список признанных в компании праздников во вложении к электронному письму. Имеет смысл скопировать или повторно ввести эти даты в шаблон календаря Excel и загрузить эту информацию в Outlook. Ввод назначений в Excel выполняется быстрее, поскольку вы можете работать с несколькими назначениями одновременно. Также имеет смысл вводить таким образом дни рождения людей. Другой пример: мой старший сын в этом году играет в бейсбол, и нам прислали его календарь в виде таблицы Excel.

Подготовка к созданию шаблона загрузки календаря в Excel

Прежде чем мы сможем создать шаблон загрузки календаря, нам нужно знать, какие поля Outlook использует в своих календарях. Ниже приведен список наиболее часто используемых полей в Outlook:

  • Тема * — это то, как ваша встреча будет отображаться в вашем календаре Outlook.
  • Место — это место встречи.
  • Время начала
  • Дата начала*
  • Время окончания
  • Дата окончания*
  • Мероприятие на весь день — это ответ «да» или «нет».
  • Напоминание вкл. / Выкл. — это ответ «да» или «нет».
  • Дата напоминания
  • Время напоминания
  • Категории — это категория назначения.
  • Описание — это большая область текста, которую можно ввести во встречу.
  • Частный — это флаг Да / Нет, чтобы определить, может ли кто-нибудь еще видеть это событие.
  • Чувствительность
Читайте так же:
Как скопировать или экспортировать файл / список автозаполнения в Outlook?

Примечание: Любое поле, за которым следует *, является обязательным для заполнения. Теперь, когда мы знаем, что ищет Outlook, мы можем перейти к созданию шаблона загрузки календаря в Excel.

Как создать шаблон загрузки календаря в Excel

Настройка шаблона для загрузки календаря Excel в Outlook может быть как простой, так и сложной. Лично мне нравится добавлять функции, которые требуют немного больше работы на начальном этапе, но в долгосрочной перспективе сэкономят время.

Вкладка управления

Вкладка «Управление» предназначена для хранения данных, которые будут использоваться для создания раскрывающихся меню на вкладке «Обновление». Если вы введете эти данные сюда, это упростит загрузку календарных встреч.

  1. Откройте новую книгу в Excel и сохраните ее как «Calendar Upload.xls». Жизненно важно сохранить ее как «Excel 1997–2003 Workbook», поскольку Outlook может обновлять только расширение файла .xls.
  2. Переименуйте одну из вкладок в «Управление», щелкнув вкладку правой кнопкой мыши и выбрав «Переименовать».
  3. В ячейке B3 введите «Мероприятие на весь день». В ячейках B4 и B5 введите «Да» и «Нет» соответственно. Выделите B4: B5 и в поле «Имя» в верхнем левом углу экрана и назовите этот раздел «ADE».
  4. В ячейке E3 введите «Категории». Начиная с E4, введите все категории, которые вы используете в Outlook. Их можно найти в Outlook, перейдя в раздел календаря и открыв новую встречу. Щелкните значок «Категоризация» и появится список всех настроенных категорий. Категории по умолчанию основаны на цвете. Я настоятельно рекомендую переименовать их во что-нибудь полезное. Вы можете добавить столько категорий, сколько захотите, хотя их всего 25 цвета в Outlook. Введите категории в Excel и отсортируйте их в алфавитном порядке, как только вы закончите вводить их. Очень важно, чтобы они были написаны точно так же в Outlook и Excel. Выделите всю область от E4 до конца вашего списка. в поле «Имя» введите «Категория» в качестве имени для этого выбора.
  5. Я решил отформатировать свои таблицы, закрасив их и добавив границу вокруг них, но это полностью зависит от вас.

Вкладка загрузки

На вкладке «Загрузить» вводится информация о календаре. Важно использовать как минимум следующие поля: Тема, Дата начала, Дата окончания, Время начала, Время окончания и Событие на весь день. Не стесняйтесь добавлять любые другие поля, которые вы обычно используете.

  1. В ячейке A1 назовите шаблон «Шаблон загрузки календаря» и выделите его полужирным шрифтом.
  2. Начиная со строки 4, введите все поля, которые вы хотите использовать. Тот факт, что вы добавляете необязательное поле, не означает, что вам нужно использовать его каждый раз. Я выбрал тему, местоположение, описание, дату начала, дату окончания, время начала, время окончания, мероприятие на весь день и категории. Заштрихуйте все поля одним цветом и сделайте их полужирными.
  3. Выберите и закрасьте область, которую вы хотите использовать для ввода информации календаря. Выбираю A5: I27. Обведите его тонкой рамкой.
  4. Отформатируйте столбцы «Дата начала» и «Дата окончания» как короткую дату из D5: E27.
  5. Отформатируйте столбцы «Время начала» и «Время окончания» как время из F5: G27.
  6. В H5: H27 перейдите на вкладку «Данные» Excel и нажмите кнопку «Проверка данных». Откроется диалоговое окно. На вкладке «Настройки» измените раскрывающееся поле «Разрешить:» на «Список». В поле «Источник» введите «= ADE» (без кавычек) и нажмите «ОК». Это приведет к вставке раскрывающегося окна. это даст вам возможность выбрать да или нет.
  7. В I5: I27 перейдите на вкладку «Данные» Excel и снова нажмите кнопку «Проверка данных». В появившемся диалоговом окне измените «Разрешить:» на «Список». В поле «Источник» введите «= Категории» (без кавычек) и нажмите «ОК». В каждую ячейку этой строки будет вставлено раскрывающееся меню, которое позволит вам выбирать из категорий, которые вы ранее установили на вкладке «Управление».
  8. Выделите A4: I27 и введите «Загрузить» в поле имени.
Читайте так же:
Как создать задачу в Outlook?

Использование шаблона загрузки календаря

Теперь шаблон готов, вы можете написать или скопировать в него встречу, праздник, государственный выходной или напоминание. Если вам нужно больше строк, вы можете вставить их в середину области ввода. Когда вы будете готовы загрузить файл, закройте электронную таблицу в Excel.

Импорт календаря в Outlook

Импортировать календарь из Excel в Outlook очень просто. Вот пошаговое руководство:

  1. Нажмите кнопку календаря в Outlook.
  2. Щелкните меню «Файл» в Outlook, а затем выберите «Импорт и экспорт». Появится диалоговое окно «Импорт и экспорт». Выберите «Импортировать из другой программы или файла» и нажмите «Далее». Выберите «Microsoft Excel 97-2003» и нажмите «Далее». Нажмите кнопку «Обзор» и найдите «Шаблон загрузки календаря.xls». Снова нажмите «Далее». Выберите «Календарь» в качестве папки назначения и нажмите «Далее». Установите флажок рядом с «Импортировать« Загрузить »в папку: Календарь» и нажмите «Готово».

Теперь в Outlook будут отображаться пункты вашего календаря. Затем вы можете удалить всю информацию о встречах в электронной таблице, чтобы она была готова к следующему разу после загрузки в Outlook.

Убедитесь, что ваш шаблон выгрузки соответствует точным названиям полей, иначе вам придется подбирать их вручную. Экономьте время, занося множество дел в календарь Outlook.

Советы и приемы работы с календарем Outlook

Данная статья является точной и правдивой в меру знаний и убеждений автора. Содержание сайта предназначено только для информационных или развлекательных целей и не заменяет личных или профессиональных консультаций по деловым, финансовым, юридическим или техническим вопросам.

7 хитростей чтобы сделать вас экспертом Excel

Электронные таблицы, такие как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и манипулирования данными. Вот несколько советов и хитростей, которые сделают ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.

1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.

Excel автоматически перемещает курсор в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает внимание, особенно если вы хотите добавить данные в следующий столбец строки, а не ниже. Это поведение можно изменить с помощью окна настроек Excel.

Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.

Совет: Если клавиши со стрелками отключены, их можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо вместо клавиши Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.

2. Храните данные в таблицах данных:

Таблицы Excel — это сетки строк и столбцов. Когда вы добавляете данные в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel — это простой и мощный инструмент. Используя их, вы можете легко добавлять дополнительные строки и столбцы без необходимости каждый раз обновлять ссылки на формулы, параметры или настройки фильтра. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.

Читайте так же:
Как создавать повторяющиеся встречи и встречи в Outlook?

Чтобы добавить таблицу Excel, выделите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите кнопку Таблица на вкладке Вставка ленты или нажмите сочетание клавиш CTRL + T.

Несколько хитростей таблиц данных:

  • Таблицы данных вставляются с собственным набором фильтров данных и опцией сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel позволяет использовать только один набор фильтров на одном рабочем листе. Однако если рабочий лист содержит несколько таблиц, каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и настройки сортировки.
  • Формулы в таблице данных могут использовать значимые имена заголовков вместо ссылок на ячейки. Кроме того, вам не нужно беспокоиться об обновлении ссылок при добавлении или удалении строк.
  • С помощью структурированных ссылок вычисления внутри колонок становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу в остальных ячейках столбца.
  • Таблицы данных можно форматировать одним щелчком мыши по элементу Styles на вкладке Designer.
  • Дубликаты данных можно удалить из таблиц данных одним щелчком мыши на элементе «Удалить дубликаты» на вкладке Конструктор ленты.
  • Таблицы данных можно преобразовать обратно в диапазон, нажав на кнопку «Преобразовать в диапазон» на вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных можно экспортировать в список SharePoint, нажав кнопку «Экспорт» на вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных можно обобщить, добавив итоговую строку, установив флажок «Итоговая строка» на вкладке «Конструктор».

Ввод данных с помощью форм

После создания таблиц данных в электронной таблице, формы предоставляют возможность вводить данные в эти таблицы через специальное диалоговое окно. Чтобы добавить кнопку формы на панель быстрого доступа, сделайте следующее

Нажмите на кнопку Настроить панель быстрого доступа

Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его

Нажмите кнопку Добавить, и этот элемент будет добавлен на панель инструментов быстрого доступа после нажатия кнопки OK.

Чтобы получить доступ к диалогу форм, просто выберите таблицу данных в электронной таблице и нажмите кнопку добавить на панели быстрого доступа.

Это диалоговое окно содержит следующие кнопки:

  • Добавить: добавляет новую запись в таблицу данных
  • Удалить: удаляет отображаемую запись из таблицы данных
  • Назад: сбрасывает изменения, внесенные в таблицу данных
  • Предыдущий / Следующий: Находит записи, указанные в поле Критерии
  • Критерии: извлекает данные, соответствующие заданным критериям
  • Закрыть: закрывает диалоговое окно.

4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:

При использовании выпадающего списка и вводе данных с его помощью гарантируется целостность данных. Чтобы создать выпадающий список:

  • Введите список элементов в диапазоне.
  • Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
  • Выберите вкладку Data на ленте -> Data Handling -> Validate Data.
  • В диалоговом окне Validate Input перейдите на вкладку Settings (Настройки).
  • В раскрывающемся списке Тип данных выберите Список.
  • В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.

Совет: Если выпадающий список содержит мало данных, вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделив их запятыми.

Читайте так же:
Как скопировать электронные письма как вложения в Outlook?

5. Автозамены для ввода данных:

Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».

Чтобы получить доступ к опциям автопереключения, нажмите Файл -> Параметры -> Правописание -> Опции автопереключения. Можно также использовать клавиши быстрого доступа: ALT + T + T.

Автозамена несколько хитростей:

  • Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
  • Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
  • Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
  • Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
  • Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».

6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:

Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку, и Excel автоматически завершит ввод на основе других записей, которые вы уже сделали в том же столбце. Это не только сокращает процесс ввода, но и унифицирует ввод данных.

Автозаполнение несколько хитростей:

  • Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
  • Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
  • Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
  • Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.

7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)

В Excel есть удобный инструмент преобразования текста в речь, который может читать содержимое ячейки по мере ее ввода. Кроме того, он может считывать определенный диапазон ячеек.

Выберите в списке Другие команды и в раскрывающемся списке выберите Все команды, затем нажмите Настроить панель инструментов быстрого доступа. Добавьте все команды, начинающиеся со слова «Говорить».

Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector