Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать папку поиска без категорий или две / несколько категорий в Outlook?

Экономьте время с помощью настраиваемых папок поиска в Microsoft Outlook

Если вы регулярно выполняете поиск в Outlook, зачем выполнять одни и те же поисковые запросы снова и снова? Используя пользовательские папки поиска, вы можете сохранять поисковые запросы, чтобы вернуться к ним позже с помощью нескольких щелчков мыши.

Папки пользовательского поиска — это больше, чем сохраненный поиск, несмотря на то, что вы можете подумать. Поскольку они обновляются автоматически, они больше похожи на виртуальные папки, как ярлыки в Gmail, но с расширенной функциональностью. Как насчет папки, в которой отображаются только непрочитанные сообщения от определенного человека с одним или несколькими вложениями? Нет проблем.

Рассмотрим, как их установить.

Создание предопределенной папки поиска в Outlook

В Outlook уже есть несколько предопределенных папок поиска, которые вы можете использовать. Ни один из них не может быть настроен дополнительно, но стоит посмотреть на них, если они соответствуют вашим потребностям.

Для начала вы найдете папки поиска в нижней части списка папок файлов данных Outlook в левой части окна. Каждый файл данных имеет свою собственную папку поиска. Поэтому если вы используете Outlook для проверки нескольких учетных записей, вы можете настроить разные папки поиска для каждой учетной записи.

Однако вы не сможете даже выбрать эту папку «Папки поиска», пока не создадите свою первую папку поиска. Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте, а затем нажмите кнопку «Новая папка поиска».

Откроется окно «Новая папка поиска». Вы увидите множество предопределенных папок поиска, организованных по категориям, например, «Чтение почты», «Письма от людей и списки» и «Организация почты». Большинство папок говорят сами за себя, поэтому мы не будем их подробно рассматривать — вы можете просто просмотреть их.

Здесь мы создаем новую папку поиска, в которой отображаются непрочитанные сообщения. Это очень удобная папка для поиска, потому что она показывает всю вашу непрочитанную почту, независимо от того, в какой папке она хранится. Просто нажмите папку поиска, которую хотите создать, а затем нажмите кнопку «ОК».

Довольно просто, не так ли? Теперь давайте посмотрим, как создать свои собственные папки поиска, которые гораздо более эффективны.

Создание папки пользовательского поиска в Outlook

Пользовательские папки поиска позволяют использовать дополнительные критерии, которые не включены в стандартные папки поиска — вы можете искать практически в любом поле, содержащемся в сообщении Outlook. Более того, вы можете создать пользовательскую папку поиска, которая использует несколько критериев для отбора сообщений. В зависимости от темы, вы можете увидеть только одно сообщение от определенного человека.

Читайте так же:
Как создать папку поиска в нескольких учетных записях файлов данных Outlook / pst / электронной почты?

Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте, а затем нажмите кнопку «Новая папка поиска».

В окне «Новая папка поиска» прокрутите список до конца, выберите параметр «Создать папку пользовательского поиска», а затем нажмите появившуюся кнопку «Выбрать».

В окне «Папка пользовательского поиска» введите имя своей папки.

Затем вы установите критерии поиска, поэтому нажмите кнопку «Критерии».

Окно «Критерии папки поиска» позволяет вам действительно настроить поиск и выбрать любое количество доступных критериев.

Вкладка «Сообщения» содержит основные критерии, которые позволяют искать определенные слова в теме или теле сообщения, отправителях и получателях. Вы также можете ограничить поиск сообщениями, в которых вы единственный человек в строке «Кому» или в строке «Кому» или «Копия» с другими людьми.

Вы даже можете указать временной диапазон для сообщений, основываясь на том, когда они были получены, отправлены, изменены и т. д. Например, можно отобразить только сообщения, полученные за последние семь дней.

Вкладка «Больше вариантов» предоставляет еще больше критериев для сужения поиска. Вы можете выполнять поиск по сообщениям в определенных категориях, непрочитанным или имеющим вложения, по важности сообщения, по тем, которые помечены или нет, и даже по фактическому размеру сообщения. Кстати, последний может быть полезен для поиска и удаления больших вложений.

Вкладка «Дополнительно» позволяет добавлять критерии на основе всех полей, которые может хранить объект Outlook. Их очень много, поэтому мы не будем их здесь рассматривать. Но если вам нужно выполнить поиск по чему-то, чего вы не нашли на других вкладках, скорее всего, вы найдете это, нажав кнопку «Поле» и просмотрев меню.

Когда вы закончите установку всех необходимых критериев на этих трех вкладках, нажмите кнопку «ОК», чтобы вернуться в окно папки пользовательского поиска. Есть еще одна вещь, которую вы, возможно, захотите настроить здесь, прежде чем закончить.

По умолчанию созданный вами настраиваемый поиск будет извлекаться из всех папок в файле данных Outlook. Если вы хотите ограничить это только определенными папками, нажмите кнопку «Обзор».

Читайте так же:
Как скрыть или удалить выполненные задачи в Outlook?

В окне «Выбор папок» выберите папки, которые нужно включить в поиск, и нажмите кнопку «ОК».

А затем вернитесь в главное окно настройки, снова нажмите «ОК».

Microsoft Outlook создает пользовательскую папку для поиска, которая добавляется в представление папок.

Как только вы научитесь пользоваться ею, функция пользовательской папки поиска станет очень эффективной. Вот лишь несколько примеров того, что могут делать поисковые папки:

  • Сообщения начальнику и от начальника
  • Сообщения с неразрешенными полями отслеживания по категориям (например, вы можете искать неразрешенные элементы только в личной категории)
  • Сообщения большой важности
  • Сообщения клиенту и от клиента (вы даже можете использовать свой полный домен в поле поиска и выбрать поиск по всем полям)
  • Сообщения с вложениями определенного размера (идеально подходит для избавления от больших вложений и уменьшения размера файла данных.

Это только верхушка айсберга. Как вы структурируете свои папки для поиска? Расскажите нам об этом в комментариях!

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2003

Если вы не используете режим совместного использования кэша, вы можете использовать автономные папки для доступа к информации, когда вы не подключены к почтовому серверу. Например, если вам нужно поработать над сообщениями во время поездки, вы можете создать папку с сообщениями, которые хотите прочитать, чтобы они были доступны на вашем ноутбуке в автономном режиме. Обратите внимание, что в автономных папках содержатся только те сообщения, которые были загружены до того, как вы перешли в автономный режим.

Совет
Не обязательно создавать автономную папку, если используется режим кэшируемого обмена
.

Если вы создаете элементы, удаляете сообщения или иным образом изменяете содержимое автономной папки, когда вы не подключены к серверу электронной почты, вы должны подключиться к серверу электронной почты и обновить соответствующую папку на сервере, чтобы содержимое обеих папок было идентичным. Процесс синхронизации автономных папок называется автономной синхронизацией. Вы всегда должны синхронизировать автономные папки, когда вносите какие-либо изменения в папку, будь то в автономном или онлайн режиме. В противном случае вы можете работать с устаревшими или отсутствующими элементами, которые были добавлены во время автономной работы.

Важно
При выполнении данного упражнения требуется наличие подключения к сети Microsoft Exchange Server
.

Вы узнаете, как создать и настроить автономный файл папки, как переключаться между автономным и сетевым функционированием и как удалить автономную папку.

Читайте так же:
Как создать напоминания Outlook из электронной таблицы Excel?

Не забудьте отключить режим подкачки кэша перед началом этого упражнения.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).
  2. В мастере учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard) выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите Next (Далее).
  3. В списке Outlook processes e-mail for these accounts in the following order (Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке) выберите Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) и нажмите кнопку Change (Изменить).
  4. В окне Exchange Server Settings (Настройки сервера Exchange) нажмите кнопку More Settings (Другие настройки). Появится диалоговое окно Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange).
  5. Откройте вкладку Advanced (Дополнительно), после чего нажмите кнопку Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки). Появится диалоговое окно Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки).
  6. Нажмите кнопку Browse (Обзор).

Совет
Если кнопка Browse (Обзор) недоступна, нажмите кнопку Disable Offline Use (Отключить использование в автономном режиме), нажмите Yes (Да) и затем еще раз нажмите кнопку Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки)
.

Появится диалоговое окно Создание автономной папки

Экономьте время с помощью настраиваемых папок поиска в Microsoft Outlook

Функция поиска в Outlook довольно проста, но зачем многократно вводить одни и те же запросы, если они одинаковы? Пользовательские папки поиска позволяют сохранять поисковые запросы, чтобы к ним можно было вернуться одним щелчком мыши.

И хотя заманчиво думать о папках пользовательского поиска как о сохраненных поисковых запросах, на самом деле они гораздо интереснее. Поскольку они обновляются автоматически, они больше похожи на виртуальные папки, аналогичные функции ярлыков в Gmail, но более мощные. Хотите, чтобы в папке отображались только непрочитанные сообщения от определенного человека, содержащие одно или несколько вложений? Нет проблем.

Посмотрим, как вы их создадите.

Создать предопределенную папку поиска в Outlook

В Outlook уже есть некоторые предопределенные папки поиска, которые вы можете использовать. Нет возможности их дальнейшей настройки, но они заслуживают внимания, если соответствуют вашим потребностям.

Для начала, вы найдете папки поиска в нижней части списка папок в файле данных Outlook в левой части окна. Каждый файл данных имеет свою собственную папку поиска, поэтому если вы используете Outlook для управления несколькими учетными записями, вы можете создать разные папки поиска для каждой учетной записи.

Однако вы не сможете даже выбрать эту папку «Папки поиска», пока не создадите свою первую папку поиска. Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте, а затем нажмите кнопку «Новая папка поиска».

Откроется окно «Новая папка поиска». Вы увидите множество предопределенных папок поиска, организованных по категориям, например, «Чтение почты», «Письма от людей и списки» и «Организация почты». Большинство папок говорят сами за себя, поэтому мы не будем рассматривать их подробно — вы можете просто просмотреть их.

Здесь мы создаем новую папку поиска, в которой отображаются непрочитанные сообщения. Это очень удобная папка для поиска, потому что она показывает всю вашу непрочитанную почту, независимо от того, в какой папке она хранится. Просто щелкните папку поиска, которую хотите создать, а затем нажмите кнопку «ОК».

Довольно просто, верно? Давайте обсудим создание пользовательских папок поиска, которые гораздо более эффективны.

Создание папки пользовательского поиска в Outlook

Пользовательские папки поиска позволяют использовать дополнительные критерии, не включенные в стандартные папки поиска: вы можете искать практически в любом поле, содержащемся в сообщении Outlook. Более того, вы можете создать пользовательскую папку поиска, которая использует несколько критериев для отбора сообщений. Например, можно сделать так, чтобы сообщение отображалось только определенным людям и с определенными словами в теме письма.

Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте, а затем нажмите кнопку «Новая папка поиска».

В окне «Новая папка поиска» прокрутите список до конца, выберите параметр «Создать папку пользовательского поиска», а затем нажмите появившуюся кнопку «Выбрать».

В окне «Папка пользовательского поиска» введите имя своей папки.

Затем вы установите критерии для поиска, поэтому нажмите кнопку «Критерии».

Окно «Критерии папки поиска» позволяет действительно настроить поиск и выбрать любое количество доступных критериев.

Вкладка «Сообщения» содержит основные критерии, которые позволяют искать определенные слова в теме или теле сообщения, отправителях и получателях. Вы также можете ограничить поиск сообщениями, в которых вы единственный человек в строке «Кому» или в строке «Кому» или «Копия» с другими людьми.

Кроме того, вы можете установить временной диапазон для сообщений на основе времени их получения, отправки, изменения и т.д. Например, можно отображать только последние сообщения.

Вкладка «Больше вариантов» предоставляет еще больше критериев для сужения поиска. Вы можете выполнять поиск по сообщениям в определенных категориях, непрочитанным или имеющим вложения, по важности сообщения, по тем, которые отмечены или нет, и даже по фактическому размеру сообщения. Кстати, последний может быть полезен для поиска и удаления больших вложений.

Вкладка «Дополнительно» позволяет добавлять критерии на основе всех полей, которые может хранить объект Outlook. Их очень много, поэтому мы не будем их здесь рассматривать. Но если вам нужно выполнить поиск по чему-то, чего вы не нашли на других вкладках, скорее всего, вы найдете это, нажав кнопку «Поле» и просмотрев меню.

Когда вы закончите установку всех необходимых критериев на этих трех вкладках, нажмите кнопку «ОК», чтобы вернуться в окно папки пользовательского поиска. Есть еще одна вещь, которую вы, возможно, захотите настроить здесь, прежде чем закончить.

По умолчанию созданный вами настраиваемый поиск будет извлекаться из всех папок в файле данных Outlook. Если вы хотите ограничить это только определенными папками, нажмите кнопку «Обзор».

В окне «Выбор папок» выберите папки, которые нужно включить в поиск, а затем нажмите кнопку «ОК».

А затем вернитесь в главное окно настройки, снова нажмите «ОК».

Outlook создает пользовательскую папку для поиска и добавляет ее в представление папок.

Функции пользовательских папок поиска становятся довольно мощными, если научиться их использовать. Вот лишь несколько примеров того, что можно сделать с помощью папок поиска:

  • Сообщения начальнику и от начальника
  • Сообщения с нерешенными вопросами по категориям (например, вы можете искать нерешенные вопросы только в личной категории)
  • Сообщения большой важности
  • Сообщения клиенту и от клиента (вы даже можете использовать свой полный домен в строке поиска и выбрать поиск по всем полям)
  • Сообщения с вложениями определенного размера (отлично подходит для избавления от больших вложений и сокращения размера файлов данных)

И это только начало. Какие исследовательские файлы вы создаете? Сообщите нам об этом в комментариях.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector