Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать повторяющееся собрание раз в две недели или две недели в Outlook?

Настройка или удаление повторяющихся событий в приложении «Календарь» на Mac

Вы можете указать, как часто повторяется событие календаря и когда оно перестает повторяться.

На изображении слева показано нераскрытое окно информации для события. Справа показано раскрытое окно информации для того же события. Видны дополнительные поля, такие как начало, конец, повтор и время в пути.

Настройка повторяющихся событий

В приложении «Календарь» на компьютере Mac дважды нажмите или нажмите с усилием событие, чтобы увидеть подробности, затем нажмите время события. (Можно также выбрать событие, а затем использовать панель Touch Bar.)

Нажмите на всплывающее меню «Повторить» и выберите одну из опций.

Если вы хотите настроить повторение события по расписанию, которого нет в меню, выберите «Настроить», выберите нужную опцию в меню «Как часто», а затем введите параметры:

По дням. Введите количество дней между повторениями. Создайте повторяющееся событие, введя в качестве примера число 2.

По неделям. Введите количество недель между повторами, а затем выберите дни недели, в которые должно происходить событие. Например, вы можете создать событие, повторяющееся каждые 3 недели в понедельник, среду и пятницу.

По месяцам. Введите количество месяцев между повторами. Если вы хотите, чтобы событие повторялось в одни и те же дни месяца (например, каждое 4-е и 19-е число каждого месяца), выберите «Какой день» и нажмите на нужные дни месяца.

Кроме того, для события можно установить повторы (например, в последний будний день каждого месяца). Вы можете установить шаблон, выбрав «В следующие дни», а затем выбрав нужные параметры из всплывающего меню.

По годам. Если событие должно повторяться каждый год, введите количество лет между повторами, а затем месяцы, в которые оно должно происходить.

Вы также можете запланировать события по определенному графику (например, каждый третий вторник каждого месяца). Выберите «В следующие дни». Затем во всплывающем меню выберите нужные параметры.

Нажмите на выпадающее меню «Конец» и выберите точку, в которой вы хотите, чтобы событие прекратило повторяться.

Внесение изменений в повторяющиеся события

В приложении «Календарь» на компьютере Mac дважды нажмите или нажмите с усилием событие, чтобы увидеть подробности, затем нажмите время события.

Нажмите всплывающее меню «Повторить» и измените настройки.

Нажмите «OK», затем «Изменить».

Удаление всех повторений повторяющегося события

В приложении «Календарь» на компьютере Mac выберите первое вхождение повторяющегося события.

Нажмите кнопку «Удалить», затем кнопку «Удалить все».

Удаление некоторых повторений повторяющегося события

В приложении «Календарь» на компьютере Mac выберите одно или несколько вхождений повторяющегося события.

Удерживая нажатой клавишу Shift при щелчке на нескольких событиях, можно выбрать несколько событий одновременно.

Нажмите «Удалить», а затем выполните одно из следующих действий

Удаление только выбранного события (событий). Нажмите «Удалить только эти события». («Удалить только эти события»).

Вы можете удалить выбранное событие (события), а также будущие повторы. Необходимо нажать кнопку «Удалить все будущие повторы».

Читайте так же:
Как создать папку «Вся почта» для объединения входящих и отправленных элементов в Outlook?

Повторяющиеся задачи

Еженедельные встречи, ежеквартальные отчеты и ежегодные заседания совета директоров являются регулярными мероприятиями. Если вы хотите избежать создания отдельной задачи для них каждый раз, вы можете использовать повторяющиеся задачи в Pyrus. Вы создаете задание один раз, указываете, как часто оно должно повторяться, и затем оно поступает к исполнителю через заданный интервал времени.

Как создать повторяющуюся задачу

Допустим, вы хотите получить ежемесячный отчет о продажах от сотрудника. Создайте обычную задачу и включите функцию повтора. Вы можете выбрать ответственное лицо, нажав на значок с двумя стрелками под ним.

Откроется поле настроек, в котором в выпадающем списке можно задать частоту выполнения задания.

Например, если мы выбираем ежемесячно или ежеквартально, мы указываем день месяца или квартала, в который задание должно поступить к подрядчику: 1., 2…..31.; если мы выбираем еженедельно или раз в две недели — день недели, например, понедельник; если мы выбираем ежегодно — конкретная дата, например, 18 декабря.

Здесь вы также можете указать дату окончания воспроизведения: щелкните по полю «Конец» и выберите дату из календаря. Задание будет отправлено сотруднику к этой дате. Вы также можете установить флажок «Кроме выходных (суббота и воскресенье)», чтобы задание отправлялось сотруднику только в будние дни.

Pyrus также предложит использовать шаблоны дат в задаче:

Это необходимо для того, чтобы отличать одну повторяющуюся задачу от другой и заранее напоминать коллегам о предстоящем событии. Включите эти шаблоны в название задачи, и дата и год создания задачи будут автоматически вставлены. Вы сможете быстро найти конкретный отчет о продажах в списке задач.

Бывает так: совещания у вас по вторникам, а вы хотите напоминать о них коллегам по понедельникам, чтобы успевали подготовиться. Установите повтор на каждый понедельник, добавьте в заголовок повторяющейся задачи шаблон $ и установите срок 1 день от даты создания. Тогда задача придёт коллегам, например, 23 июля, а в заголовке будет написано «Совещание 24 июля». То есть задача будет каждый раз приходить на день раньше события.

Нажмите на кнопку «Применить».

Ваши повторяющиеся задачи можно легко найти в меню «Повторяющиеся» слева.

Когда придёт задача?

Задание поступит к менеджеру в тот же день, если вы выбрали условие «Ежедневно» или если тот же день — это день, который вы указали в условии. Например, если задание должно повторяться каждый первый день месяца, а сегодня первый день календаря, менеджер получит задание сегодня. В других случаях задание поступит в ближайший день в соответствии с условием. Если срок выполнения задания наступает каждый вторник, а сегодня среда, ответственный получит задание только на следующей неделе.

Совет: Используйте повторяющиеся задачи и для неформальной деятельности. Например, создайте ежегодную повторяющуюся задачу, чтобы поздравить любимого клиента с днем рождения.

Читайте так же:
Как скопировать встречу на другой день в календаре Outlook?

Управление временем на Outlook: обзор задач

Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени», консультант по тайм-менеджменту, координатор тайм-менеджерского сообщества. До прихода в консалтинговую компанию он работал в АКБ «Банкирский дом» в должности помощника председателя совета директоров, отвечающего за стратегическое планирование.

Если вы хотите разумно использовать свой самый ценный актив — свое время, вам не обойтись без систематического управления задачами, целями, планами и личной информацией. В современном мире это невозможно без правильного программного обеспечения.

Мы все знакомы с MS Outlook. Для многих организаций это стандартная программа для организации задач и электронной почты. Outlook очень часто недолюбливают. И на это есть причина, надо признать — в нем много недостатков и непродуманности. Тем не менее, при должной изобретательности и находчивости Outlook прекрасно реализует современные методы управления временем, которые не «зациклены» на жестком планировании всего.

В качестве первого шага к управлению личным временем с помощью Microsoft Outlook я опишу, как настроить удобный и гибкий обзор задач.

Отсутствует чувство контроля над ситуацией…

Те, кто говорит об управлении временем, обычно имеют в виду, что они планируют. Прежде чем пытаться что-то планировать, важно не потеряться в избытке информации. Вам необходимо составить обзор всех ваших целей, задач, сроков, важных обстоятельств и т.д.

Бывает, что люди испытывают стресс и не успевают, потому что не имеют четкого представления обо всем, что им нужно сделать. Иногда виной тому слишком сложные системы планирования, из-за которых трудно уследить за всем. При консультировании группы производственных компаний управляющий директор выразил обеспокоенность неудобством работы с задачами Outlook:

«Есть много задач, от 100 до 150, которые остаются где-то там, и иногда я получаю напоминания. Нет чувства контроля над ситуацией, есть некий «черный ящик», в котором я не уверен, что в нем находится.

Было найдено довольно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и получилась таблица, представленная ниже:

Рисунок 1. «Упрощенная диаграмма Ганта».

» В таблице директор отметил примерные сроки выполнения заданий. Печать всей таблицы занимала около двух-трех страниц формата А4. Ее можно представить как «упрощенную диаграмму Ганта» по аналогии с хорошо известным широкой публике инструментом управления проектами. Представление задач можно было также настроить непосредственно в Outlook, однако в данном конкретном случае Excel оказался более удобным. Топ-менеджер прокомментировал полезность таблицы следующим образом:

» Благодаря такой форме обзора я почувствовал, что задач было не так много, а главное, что они были выполнимы и в достижимые сроки».

Настраиваемые представления

Создание пользовательских представлений — это самый простой способ создать обзор задач, адаптированный к вашим потребностям.

Читайте так же:
Как скрыть повторяющиеся встречи из календаря в Outlook?

Удобно создавать и хранить все «дела» в корневой папке «Задачи». Но мы можем «просматривать» эту папку с разных «точек зрения», каждый раз выбирая именно то, что нам нужно, и в том порядке, который нам подходит, чтобы получить наилучший обзор. Эти «виды» определяются представлениями пользователя, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько представлений по умолчанию, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, которые должны быть выполнены в течение следующих семи дней».

Рисунок 2: Меню доступа для конфигурации просмотра

Большинство стандартных представлений по умолчанию предполагают, что каждая задача имеет строгий срок выполнения — Outlook в значительной степени ориентирован на жесткое планирование. На самом деле, пытаться определить точный срок выполнения каждого задания — это лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о настраиваемых пользователем представлениях, которые позволяют использовать более гибкую идеологию планирования.

«Предприятия» для целей аудита

Помимо акцента на жестком планировании, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток — они неявно рассматривают все задачи как «равные», сравнимые друг с другом. Это не очень удобно. Логичнее выделять в личной работе различные виды «сущностей», формально находящихся в папке «Задачи», но содержательно отличающихся друг от друга:

Может быть полезно сгруппировать эти различные «сущности» разными способами, чтобы создать наиболее удобный обзор. Например

При определении того, как настроить обзор различных сущностей, имеет смысл отличать их друг от друга. Для этого я рекомендую при создании новой сущности делать пометку в поле «Тема», чтобы отличать сущности друг от друга:

Эти термины можно комбинировать. На рисунке, например, «LifeManagement» — это «мысль», то есть, с одной стороны, это еще не проект и не набор задач, поэтому он отмечен звездочкой и выделен серым цветом. С другой стороны, это не просто мысль, а потенциальный проект или даже несколько проектов, поэтому он имеет символ проекта «::» и отображается более крупным шрифтом, чем обычные задачи.

Рисунок 3: Просмотр «Все организации по ключевым областям»; сортировка сначала по важности, а затем по алфавиту

Вы можете настроить обзор проекта в другом формате, если вы настроили его для одного типа организации. Например, вот как может выглядеть представление обзора проекта:

Упрощенное представление диаграммы Ганта для всех проектов показано на рисунке 4. Сортировка по статусу и по привязке к календарю

В Outlook есть панель «Outlook Today», на которой отображаются встречи, задачи и электронные письма. Это попытка реализовать главную идею обзора — «увидеть все необходимое в одном месте, получить полную картину того, что ждет впереди». К сожалению, эта попытка не удалась — панель Outlook Today практически не настраивается, что делает ее крайне неприятной в использовании.

Читайте так же:
Как создать контакт в Outlook.com?

Это наиболее удачная организация основного «рабочего экрана», показанного на рисунке 5.

Рисунок 5: Основная рабочая областьOutlook

Область фокуса (1) — жесткое недельное планирование (вид Календарь / День-Неделя-Месяц, количество дней — 7, при желании оно может быть другим). Для немедленного внимания есть ссылки на другие папки (2), календарь для долгосрочного жесткого планирования (3), возможность группировать задачи по категориям (4) — для краткосрочного и долгосрочного гибкого планирования. Гибкое расположение областей позволяет сосредоточиться на текущем рабочем дне, а не на расписании на неделю.

Персональная «система управления отношениями с клиентами

Такая форма обзора клиентских задач актуальна для многих менеджеров. Ее можно назвать «персональной CRM-системой». CRM-системы, название происходит от «Customer Relationship Management» — IT-системы, используемой для структурирования и управления процессом продажи.

Создав специальное представление в Outlook, вы можете создать небольшую персональную «CRM-систему» для организации любых внешних связей. Например:

В качестве примера я приведу свою собственную систему оценки продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа — это процесс, требующий много времени. И этапы этого процесса могут быть разными: иногда проводится личная презентация, иногда готовится коммерческое предложение и так далее. В моем Outlook представление «ОБЗОР ПРОДАЖ» организовано следующим образом:

После имени клиента имеется поле «Тема», в котором содержится краткое описание следующего шага. Таким образом, представление дает полное представление о ситуации клиента, о том, где и как следует действовать. Список клиентов длинный, и перечитывать их все было бы неудобно. Для того чтобы перемещаться по списку, необходимо добавить некоторую разметку, что можно сделать с помощью автоформатирования. В поле «Тема» можно сделать следующие пометки:

Также применяется автоформатирование по «Важность: высокая», как и в других представлениях, эти задачи отображаются жирным красным цветом.

Рисунок 6: Личная CRM система

Вот как вы работаете с этим представлением. Клиент обычно просматривает его два-три раза в неделю, во время сеанса связи. При просмотре списка отмечается поле «СЕЙЧАС» рядом с каждым клиентом, с которым нужно связаться сегодня. На картинке в Brokbusiness шрифт соответствующих задач автоматически увеличен.

В каждом задании в верхней части поля примечаний указываются координаты контактного лица. Здесь же делаются записи во время телефонного разговора. Таким образом, вся история взаимоотношений хранится в задаче и может быть просмотрена при каждом общении с клиентом. К задаче также можно прикрепить файлы или ссылки на них. Например, при обсуждении коммерческого предложения, полученного от клиента, его можно легко открыть без необходимости искать в глубинах файловой системы.

В конце разговора в поле «Тема» указывается следующее действие. Если оно, скорее всего, произойдет в ближайшем будущем, отметьте /7. «Давай поговорим в четверг днем» — будет установлен крайний срок с «напоминанием», которое появится в четверг и напомнит вам о сроке. Для отдаленных и/или нечетких сроков можно установить только крайний срок без соответствующего напоминания — чтобы не перегружать выпадающее окно напоминания.

Читайте так же:
Как сделать резервную копию электронной почты в виде файла PST в Outlook?

Все эти задачи физически можно найти в корневой папке «Задачи». Поэтому при необходимости в них можно установить всплывающие напоминания (для задач, не находящихся в корневой папке, Outlook не позволяет этого сделать); эти задачи видны на панели задач на главном рабочем экране, описанном в предыдущем разделе.

Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбит на стандартные шаги, это можно отразить в настройках представления. В отделе продаж одной из ИТ-компаний было настроено следующее представление:

Рисунок 7: более сложная «CRM-система

Здесь представлены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждая из соответствующих колонок имеет формат «дата»; колонка «ОК» означает, что продажа завершена; колонка «Контакт» указывает на контакт менеджера на стороне клиента.

Двухмерные обзорные формы

В Outlook есть некоторые ограничения, а именно одномерное представление задач, которые нельзя сгруппировать плоским образом. Однако двухмерные формы обзора все же возможны, и они в основном связаны с уже упомянутой диаграммой Ганта.

Вы можете использовать эту форму, например, для создания двухмерного обзора регулярных рутинных задач. Это следует делать в отдельном представлении, чтобы не перегружать ими основную систему планирования. Задачи могут быть ежедневными или еженедельными. Завершение или незавершение регулярной задачи отмечается галочкой. Если какое-то задание не выполняется в течение длительного периода времени (например, не создается резервная информация, что опасно в случае катастрофы), система подает сигнал тревоги. Такой обзор организуется в Excel с помощью обычной электронной таблицы, а в Outlook с помощью полей Да/Нет, как показано на рисунке 8. Даты — это не дни выполнения задач, а дни недели, в течение которых они должны быть выполнены.

Рисунок 8: Пример планирования регулярного выполнения задач

Другой пример использования таких форм приводит Дмитрий Литвак, член сообщества тайм-менеджеров и руководитель проектного офиса российского банка «Стандарт». Его система планирования дня в Outlook выглядит примерно так:

Рисунок 9. Планирование своего дня с помощью упрощенной диаграммы Ганта

Примерное время выполнения задания отмечается галочкой в соответствующей колонке формата «Да/Нет»; сортировка настроена таким образом, что ближайшие задания перемещаются в верхнюю часть обзорной таблицы.

Чтобы наладить эффективное управление временем в Outlook, первый шаг — создание обзора задач. Мы приветствуем вопросы и отзывы на форуме статьи. Если тема вызовет интерес у участников сообщества, в следующей статье может быть рассмотрен вопрос организации гибкого расписания в Outlook.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector