Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать встречу из данных Excel?

Как создать файл Эксель, открыть, сохранить, закрыть

Здравствуйте, друзья. Сегодня вы узнаете, как создать файл Excel, открыть существующий, сохранить его, а затем закрыть.

В Excel каждая рабочая книга сохраняется как отдельный файл. Поэтому очень важно знать, как правильно обращаться с файлами. Здесь я рассмотрю несколько способов управления документами. Советую вам попробовать каждый из них и выбрать — какой из них наиболее удобен, а может быть, вы будете использовать многие из них.

В этом блоге все выдержки взяты из Microsoft Office 2013. Если вы используете другую версию — внешний вид некоторых команд и окон может немного отличаться, но общий смысл их тот же. Если вы не нашли описанных инструментов в своей версии программы — спрашивайте в комментариях или через форму обратной связи. Вы можете рассчитывать на то, что я отвечу на любые ваши вопросы.

Создание документа Эксель

Если Excel еще не открыт, нажмите на ярлык MS Excel на рабочем столе или в меню Пуск. После загрузки Excel появляется окно запуска с выбором шаблонов. Чтобы создать новый документ, щелкните по одному из них или выберите Пустая рабочая книга .

Стартовое окно Excel 2013

Открыть окно Excel

Если программа MS Excel уже запущена, создать ее:

  1. Нажмите Ctrl+N . Это немедленно создаст новую папку проекта
  2. Активируйте команду File-New на ленте. Откроется окно запуска, в котором можно создать файл из шаблона или пустой рабочей книги.

Как открыть документ Эксель

В проводнике Windows дважды щелкните по созданному файлу, чтобы открыть его, если Excel еще не запущен. MS Excel запустится, и выбранный вами документ сразу же откроется.

Если программа уже запущена, существует несколько способов открыть рабочую книгу:

Открытие документа Эксель

  1. Нажмите комбинацию Ctrl+O . После нажатия будет открыто окно Эксель, где можно выбрать один из последних файлов, с которыми вы работали. Либо же, можно открыть документ из облачного хранилища или любого подключенного к компьютеру диска
    Открытие документа Excel
  2. Это же окно можно увидеть, если выполнить на ленте Файл – Открыть . В левой части мы выбираем расположение файла. Справа – выбираем нужную рабочую книгу

Если в окне Открыть выбрать расположение Компьютер — Обзор , откроется окно проводника, где можно выбрать фильтр открываемого файла, а также, способ открытия:

  • Открыть — открывает выбранный файл Excel для редактирования
  • Открыть для чтения — открывает файл без редактирования
  • Открыть как копию — создает дубликат документа и открывает его с возможностью редактирования
  • Открыть в браузере — если эта опция поддерживается, открывает рабочую книгу в веб-браузере
  • Открыть в защищенном виде — открывает документ с применением режима защищенного вида
  • Открыть и восстановить — программа пытается восстановить и открыть файл, случайно закрытый без сохранения.
Читайте так же:
Как сделать резервную копию электронной почты в виде файла PST в Outlook?

Сохранение документа Эксель

Хотя Microsoft Excel имеет хорошие инструменты для автоматического сохранения и восстановления данных, я рекомендую выработать привычку время от времени сохранять свою рабочую книгу, даже если вы не закончили работу над ней. По крайней мере, вы будете чувствовать себя более уверенно, что результаты вашей работы не пропадут.

Я могу предложить вам четыре способа сохранения документа:

  1. Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
  2. Используйте комбинацию клавиш Shift+F12 , или F12 (чтобы сохранить документ под новым именем)
  3. Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов быстрого доступа
  4. Запустите функцию Файл-Сохранить, или Файл-Сохранить как (если хотите сохранить книгу как новый документ)

При первом сохранении рабочей книги любая из этих команд откроет окно Сохранить как, где можно выбрать место сохранения, тип файла и имя файла. Выбрав кнопку Обзор, вы можете сделать это.

Окно "Сохранить как" в Excel

Окно «Сохранить как»

Если вы уже сохранили документ, программа просто сохранит файл поверх последней сохраненной версии.

Как закрыть рабочую книгу Эксель

Чтобы освободить системную память, следует закрыть файл после завершения работы с ним. Это можно сделать следующими способами:

Пиктограмма системного меню Excel

  • Нажать на крестик (х) в правом верхнем углу окна программы
  • Выполнить команду Файл – Закрыть
  • Дважды щёлкнуть на пиктограмме системного меню в верхнем левом углу окна
    Пиктограмма системного меню Эксель
  • Воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl+W , или Alt+F4

Когда программа спросит, что делать, если в файле есть несохраненные изменения в момент закрытия, она спросит:

Закрытие рабочей книги Excel

  • Сохранить – сохранить все изменения и закрыть документ
  • Не сохранять – закрыть рабочую книгу без сохранения
  • Отмена – не закрывать файл
    Закрытие рабочей книги Эксель

Это все способы управления файлами Excel. В следующей статье я расскажу, как настроить автоматическое сохранение рабочей книги. До скорой встречи.

Группировка данных в сводной таблице в Excel

Давайте поговорим о группировке данных в электронной таблице Excel, которая дает вам структурированное представление таблицы и облегчает работу с данными.

Читайте так же:
Как скрыть выполненные задачи в Outlook?

Примите мои приветствия, уважаемые читатели блога TutorExcel. Ru!

Не так давно мы обсуждали, как делать кросстабы; если вы не читали, я настоятельно рекомендую вам сделать это.

Но построить сводную таблицу — это можно сказать лишь первый шаг в работе с ними, одним из следующих шагов является умение работать с построенными данными, и сегодня мы как раз научимся группировать сводную таблицу и структурировать в ней данные. Также не забудем и про снятие группировки.

Мы обсудим 3 основных варианта группировки полей сводной таблицы в зависимости от типа данных:

  • Дата/время
  • Число
  • Случайная группировка

Не имеет значения, какие поля в кросстабе группируются, алгоритм как для строк, так и для столбцов одинаковый, поэтому для удобства мы рассмотрим примеры для строк, а для столбцов действия идентичны.

Как сгруппировать данные в сводной таблице в Excel?

Рассмотрим простую таблицу, где в качестве данных как раз присутствуют интересные нам срезы данных — даты, числа и наименования:

Исходная таблица

Давайте начнем с некоторых конкретных примеров

Группировка по датам в сводной таблице

Создайте сводную таблицу на основе исходной таблицы (подробнее см. отдельную статью), добавьте даты в строки таблицы и введите сумму в значениях:

Создание сводной таблицы по датам

Мы видим, что в сводной таблице каждый день также показан отдельно, и часто бывает, что такой формат делает таблицу слишком большой и совсем не удобной для нас. Поэтому часто необходимо группировать сводную таблицу по месяцам или кварталам, что делает показатель более крупным.

Встаем в любую ячейку с датой, щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем команду контекстного меню Group (Группа):

Настройка группировки по датам

В открывшемся окне мы можем выбрать начальную и конечную дату, с которой должны быть построены данные, но здесь нас больше интересует шаг по дате.

Мы можем выбрать любую метрику по времени от секунд до годов (в том числе и сразу показателей несколько), выберем подходящие (к примеру, дни и месяца слева на картинке, кварты и месяца — справа) и группировка дат в сводной таблице будет сделана от более крупного к более мелкому:

Группировка по месяцам и кварталам

Важный момент. Начиная с Excel 2016 программа автоматически группирует данные по дате. Однако если вы хотите изменить группировку, следует использовать метод ручной группировки.

Читайте так же:
Как создать встречу с кнопками голосования в Outlook?

Мы сгруппировали сводную таблицу по датам, теперь давайте перейдем к аналогичной задаче для чисел.

Группировка по числам в сводной таблице

Давайте немного изменим нашу сводную таблицу и добавим в строки числовой код товара вместо дат:

Видоизменяем сводную таблицу для чисел

Это тот же алгоритм, что и в варианте с датами; щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке с числом и выберите Группировать:

Настройка группировки для чисел

Мы также можем задать начальную и конечную точку для группировки чисел, а также установить шаг, с которым числа делятся на группы:

Группировка для чисел

Числа тоже оказались не такими уж сложными, так что перейдем к последнему варианту.

Произвольная группировка в сводной таблице

Иногда мы хотим сгруппировать вещи, не следуя каким-то определенным правилам формирования с узким шагом, а совершенно произвольно. Это означает, что Excel никак нас не ограничивает, и мы можем группировать любые данные (не только даты и числа). Мы уже знаем, как группировать даты и числа, поэтому я предлагаю сгруппировать текст произвольно.

Снова измените нашу перекрестную таблицу и на этот раз добавьте имя в текстовом виде к каждому полю:

Меняем сводную таблицу для произвольной группы

Произвольная группировка отличается от автоматической тем, что при произвольной группировке нам нужно выбрать все элементы, которые мы хотим объединить в единую группу.

Например, давайте объединим названия по компьютерной тематике и поместим компьютеры, мониторы, ноутбуки и процессоры в одну группу. С помощью мыши выделите соответствующие ячейки. Затем щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать:

Произвольная группировка по тексту

Новой группе мы можем дать имя, для этого достаточно непосредственно в ячейке прописать новое название. Если нужно сделать группировку для остальных элементов, то принцип действия точно такой же — выделяем подходящие ячейки и группируем:

Задаем название группы в таблице

Мы работаем над группировкой данных, но вам может понадобиться снова сгруппировать данные, и вы должны уметь их разделять.

Как разгруппировать данные в сводной таблице в Excel?

По сути, принципы группировки и разгруппировки одинаковы. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку сводной таблицы, которая содержится в группировке, а затем выберите Разгруппировать. Это восстановит первоначальный вид сводной таблицы.

Спасибо за внимание!
Если у вас есть вопросы по теме — заходите и пишите комментарии.

Читайте так же:
Как скрыть или удалить выполненные задачи в Outlook?

Заполнение шаблонов документов через Excel

Вам необходимо автоматизировать заполнение большого количества одинаковых документов данными Excel. Например, такие данные, как имя клиента, номер контракта и т.д.

Проблема №1. Заполнение документов. Заполнение десятков документов вручную занимает приличное количество времени. При этом увеличивается вероятность ошибок. Поэтому данные в документах должны заполняться автоматически из Excel.

Задача 2: Запись данных в регистр на отдельном листе бумаги. Структурированные данные легко обрабатывать, и на их основе можно создавать документы. И хранить эти данные в табличной форме просто удобнее, чем в стопке текстовых документов.

Проблема №3: Повторение информации. Некоторые данные, например, информация о юридических лицах, с которыми компания-клиент часто ведет дела, являются повторяющимися по своему характеру. Поэтому необходимо автоматизировать ввод этой информации.

Реализация

Программа должна знать, где хранятся шаблоны документов, а также куда помещать готовые документы. Для этого был создан лист Excel. Вам не придется копировать пути из проводника, так как при нажатии на кнопку рядом с пунктом меню открывается диалоговое окно.

Заполнение документов

Теперь, когда мы разобрались с конфигурацией, давайте перейдем к основной функциональности. Для начала следует пояснить, что существует шаблон для автозаполнения документов. Шаблон выглядит следующим образом:

Это обычный документ word, который лежит в папке шаблонов, указанной в настройках программы. Внутри документа в тексте расставлены специальные метки, которые будут заменяться на данные из файла Excel при генерации документов. На картинке выше метки выделены желтым цветом. Метка имеет вид , где название метки — это название поля формы в Excel. Например, как выделенное фиолетовой рамкой поле «Номер договора» на картинке ниже.

При создании шаблонов нет необходимости вводить эти метки вручную. Просто дважды щелкните по названию поля формы, и нужная метка будет скопирована в буфер обмена. Просто вставьте его в документ Word (сочетание клавиш Ctrl + C).

После ввода данных нужно лишь нажать кнопку «Подготовить документы» на ленте меню и все документы из папки шаблонов будут обработаны, а готовые файлы будут сохранены в папке итоговых файлов, которая тоже указана в меню программы.

Однако при такой работе, после нескольких генераций, в папке итоговых файлов оказывается очень больше количество документов. Дабы упорядочить хранение файлов одно из полей формы выбирается для создания подпапок. В данном случае это поле «Гос. Знак тс цедента». То есть, при создании документов в папке итоговых файлов будет создана дополнительная директория с номером ТС. И уже в нее будут сохранятся документы. Но вообще поле может быть любым, также можно создать многоуровневую систему, основанную на нескольких полях. Например, подпапка с «Гос. знаком тс», а в ней подпапка с «номер договора».

Читайте так же:
Как создать напоминания Outlook из электронной таблицы Excel?

Форму можно быстро очистить, нажав на кнопку «Очистить форму».

Сохранение данных в реестре на отдельном листе

Когда документы созданы, они записываются в реестр. Ключевым полем является номер договора. Он добавляется в реестр, если такого номера нет. В противном случае программа запросит разрешение на перезапись данных. Также обратите внимание, что в реестр попадают не все данные из формы, а только те, названия полей которых совпадают с названиями столбцов в реестре. Дополнительные манипуляции не нужны. В самой программе вы найдете все сопоставления и вставите нужные данные.

Если поставить курсор на номер договора и нажать кнопку «Заполнить форму», то программа сама заполнит форму по тому же принципу соответствия названий. Что очень удобно если понадобится, например, внести изменения в документы. Загружаем данные в форму, редактируем данные. После чего нажимаем «Подготовить документы» и программа сама обновит данные в документах и внесет изменения в реестр, запросив на это разрешения.

Повторяющаяся информация

На форме для реализации этой функциональности были использованы умные таблицы и формулы. Вот список компаний:

Это интеллектуальная таблица, которая позволяет добавлять и удалять любое количество данных, не изменяя формулы.

При воде в поле «Страховая» данные для полей «Ген. Дир. Страховой» и «Р/С Страховой» подтягиваются автоматически, если имя компании присутствует в таблице компаний.

Таким образом большой объем ручной работы решается очень быстро. Достаточно лишь ввести данные в форму и нажать «Подготовить документы», если этих данных нет в реестре. А если эти данные присутствуют, то решение этой задачи занимает буквально несколько кликов мыши. К тому же, значительно снижается вероятность ошибок. И появляется возможность анализа данных, благодаря хранению всех данных в реестре.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector