Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать встречу с кнопками голосования в Outlook?

Как создать конференцию в Microsoft Teams

Конференции в Microsoft Teams называются совещаниями (реже — собраниями). Их суть заключается в том, что большое количество пользователей могут одновременно общаться в групповом режиме, используя текстовый и голосовой чат, а также видеосвязь. Эта функция доступна сразу после регистрации аккаунта в системе. В этой статье мы узнаем, как создать собрание в Timms и пригласить на него участников. Давайте рассмотрим эти вопросы подробнее.

Руководство по организации собрания

Пользователи мобильных устройств также могут получить доступ к этой функции через мобильное приложение. Таким образом, материал разделен на две основные категории. Без колебаний выбирайте путь, который подходит именно вам.

Руководство для ПК

В главном окне программы MS Teams есть блок с вкладками (левый край). В нем откройте вкладку «Собрания». А затем кликните по кнопке «Начать…».Кнопка Начать собрание в программе для компьютераДалее, введите имя для встречи в верхнем текстовом поле. Ниже есть два ползунка для отключения камеры и микрофона. По желанию сдвиньте их, в дальнейшем такая возможность тоже будет, так что это не так важно. И в конце нажмите пункт «Присоединиться сейчас».Создание своего собрания в программе

Таким образом, собрание начнется, и останется только разослать приглашения. Вы можете добавить новых участников двумя способами:

  • Использование специальной пригласительной ссылки.
  • Непосредственно, если человек является членом той же организации.

Инструкции по первому методу

Пункт Копировать ссылку на собрание в программе Microsoft Teams

  1. Нажмите на значок «Показать участников» под именем, которое вы ввели ранее.
  2. Нажмите на «Отправить приглашение» в боковом меню.
  3. Выберите «Копировать ссылку на собрание».
  4. Отправьте скопированную ссылку другому человеку, например, через программу мгновенного обмена сообщениями, электронную почту и т.д.
  5. Дождитесь их авторизации и разрешения войти в систему.

Инструкции для второго метода :

Прямое приглашение в собрание из программы

  1. Снова откройте боковое меню с членами.
  2. В текстовом поле введите имя пользователя, который является членом вашей организации.
  3. Нажмите на соответствующую запись в появившейся подсказке.
  4. Подождите, пока он/она согласится.

Руководство для мобильных устройств

Чтобы создать встречу в Microsoft Teams на смартфоне или планшете, сделайте следующее:

  1. Откройте мобильное приложение.
  2. Перейдите к соответствующей вкладке на нижней панели.
  3. Тапните на значок календаря в фиолетовой обводке.Начало создания собрания в мобильном приложении
  4. В верхнюю текстовую графу введите имя для предстоящей конференции.
  5. Время проведения менять не нужно.
  6. Нажмите на «галочку» в верхнем правом углу.Создание собрания в мобильном приложении
  7. На новой странице тапните по кнопке «Присоединиться».
  8. Настройте отображение камеры, слышимость микрофона и звука устройства с помощью характерных иконок.
  9. Подтвердите создание с помощью кнопки ниже.

Кнопка Присоединиться при создании собрания в мобильном приложении

Осталось только пригласить других пользователей на конференцию. В отличие от предыдущего случая, здесь есть только один способ добиться этого — через специальную ссылку. Давайте разберем его подробнее.

  1. Вызовите элементы управления, нажав на экран встречи.
  2. Далее, тапните на иконку с человеческими силуэтами в правом верхнем углу.Кнопка Участники собрания в мобильном приложении
  3. На странице «Участники собрания» нажмите кнопку «Поделиться».Кнопка Поделиться на странице Участники собрания в мобильном приложении

Затем выберите удобное приложение для отправки приглашения, укажите получателя и подтвердите отправку сообщения. Скопируйте нужную ссылку и сами отправьте ее человеку, если вам так удобнее: через мессенджер, социальную сеть, электронную почту и т.д.

Рабочая почта Outlook. Полный практический курс из 17-ти уроков

Курс по Outlook

В этом курсе мы с вами научимся пользоваться Microsoft Outlook 2016. Outlook — это универсальное организационное приложение, позволяющее получить доступ к почте, календарю, контактам, задачам и заметкам. Я покажу вам, как добавить учетную запись Office 365, а также учетную запись iMAP или POP.

Читайте так же:
Как создать в Outlook папку поиска, отвечающую одному или нескольким критериям?

Позже я покажу вам, как создавать новые сообщения и настраивать папку «Входящие». Я покажу вам, как работать с контактами, чтобы упростить адресацию писем. Вы узнаете, как работать с календарем, чтобы просматривать и создавать встречи, а также как распечатать календарь.

Наконец, я покажу вам, как работать с задачами и заметками, чтобы вы могли извлечь максимум пользы из Outlook. Так что доставайте свой блокнот, заварите себе чашку чая и начинайте смотреть этот курс, который сделает вашу работу более продуктивной.

Ваш офис может использовать Outlook в качестве почтового клиента по умолчанию, который подключается к Microsoft Exchange Server, или вы можете использовать Outlook для личного или малого бизнеса с подпиской Office 365 или любой автономной учетной записью электронной почты POP или IMAP.

Урок 1. Вход в учетную запись. Синхронизация почты

Если вы являетесь сотрудником корпорации, то, скорее всего, ваш ИТ-отдел уже создал вашу учетную запись Outlook, и если вы собираетесь использовать это приложение для работы, то можете переходить к следующему видео. Возможно, вы хотите использовать Outlook для личного пользования. Тогда вам необходимо настроить его.

Урок 2. Знакомство с функциями и интерфейсомOutlook.

В предыдущем уроке мы рассмотрели добавление учетной записи в Outlook 2016, и я надеюсь, что вы смогли синхронизировать ее с вашей личной учетной записью. В этом уроке мы рассмотрим функции Outlook и интерфейс.

Урок 3. Вид просмотра писем. Как сохранить вложения из Outlook

Программы электронной почты, такие как Outlook, превосходны. В этом уроке мы с вами узнаем, как работать с входящей электронной почтой, и я покажу вам несколько различных способов просмотра писем.

Урок 4. Поиск и фильтрация писем. Нежелательные сообщения.

В этом уроке мы продолжим обсуждение работы с входящей электронной почтой и воспользуемся функцией поиска, чтобы найти нужные нам письма, а также удалим ненужные.

Урок 5. Организация входящих писем. Форматирование, категории и как создать папку в outlook

Каждый из нас любит организовывать все по-своему. Некоторые из нас хотят, чтобы входящие письма разделялись по цвету, другие сортируют их по папкам. В этом уроке я покажу вам оба метода.

Урок 6. Быстрые действия в Outlook. Автоматизация отправки писем

В предыдущем уроке мы рассмотрели некоторые действия, используемые для организации писем в почтовом ящике Outlook. В этом видео мы узнаем, как выполнять некоторые быстрые действия при ответе на входящие сообщения электронной почты.

Урок 7. Как создать правило вOutlook

Вместо того чтобы запускать быстрые действия вручную, правила автоматически применяют фильтры к вашему почтовому ящику на основе набора правил, которые вы задаете.

Урок 8. Написание и отправка сообщений. Как ответить на письмо в Outlook

До сих пор мы говорили только о чтении и организации электронной почты. Теперь мы готовы написать письмо.

Читайте так же:
Как скопировать или сохранить все встроенные / встроенные изображения из одного письма в Outlook?

Урок 9. Добавить фон в сообщение, голосование в Outlook. Как сделать подпись в Outlook

При написании электронных писем вы можете выделить свое сообщение не только с помощью подписи, о которой я расскажу чуть дальше, но и с помощью формата письма. Для деловой переписки я рекомендую использовать стандартный формат. Однако я покажу вам некоторые функции Outlook, которые вы можете использовать в своей повседневной работе.

Урок 10. Оповещение «нет на работе», теги и переадресация почты в Outlook

Когда вы отправляетесь в отпуск, вы, вероятно, хотите, чтобы все знали, что вас нет на рабочем месте, чтобы ваши деловые партнеры или клиенты могли связаться с вашим коллегой или помощником. В Outlook есть очень полезная функция настройки оповещений, когда вы отсутствуете на работе.

Урок 11. Как добавить контакт. Группа контактов в Outloo k

В предыдущих уроках мы рассмотрели, как работать с сообщениями электронной почты. Теперь пришло время узнать, как работать с контактами в Outlook.

Урок 12. Создание папки контактов в Outlook

В прошлом уроке мы рассмотрели, как создавать контакты и группы в Outlook. В этом уроке мы рассмотрим, как работать со списком контактов.

Урок 13. Обзор и настройка календаря вOutlook

В этом уроке описывается работа с электронной почтой и контактами в Outlook. Календарь — это третья важная функция Outlook. Календарь играет важную роль на рабочем месте.

Урок 14. Как создать встречу и собрание вOutlook

На прошлом уроке мы рассмотрели общую концепцию календаря Outlook. Давайте настроим нашу первую встречу и собрание.

Урок 15. Управление приглашениями на собрание

В прошлом уроке мы создали несколько встреч и собрание в нашем календаре. Моя цель в этом уроке — показать вам, как можно управлять приглашениями на встречи, а также как принимать или отклонять запросы на встречи.

Урок 16. Печать календаря. Как поделиться календарем вOutlook

Возможно, вы большой начальник и у вас есть собственный помощник. Возможно, вы уезжаете в отпуск и вам нужна замена для различных встреч и собраний. Чтобы было проще делиться календарем, его можно передавать по электронной почте.

Урок 17. Создание задач и заметок в Outlook. Синхронизация сOneNote

В этом последнем уроке мы обсудим заметки и управление задачами. Мы также обсудим копирование заметок Outlook в OneNote.

Параметры отслеживания и голосование

Еще одной возможностью Outlook является голосование получателем сообщения. Когда адресат получает сообщение с установленным параметром голосования, у него отображаются соответствующие кнопки голосования. Таким образом, если ваше сообщение не требует детального ответа, а достаточно лишь согласия или какой-нибудь другой односложной реакции, можно указать их в поле Кнопки голосования (Use voting buttons) или выбрать из стандартного раскрывающегося списка.
Также Outlook позволяет отслеживать доставку и прочтение сообщений. Данные функции очень удобны, если необходимо точно знать, пришло ли сообщение к получателю и прочтено ли оно им.
Если для сообщения установлен флажок Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery), то как только оно придет к получателю, отправителю будет отослано сообщение с датой и временем прихода сообщения к получателю.
При открытии получателем сообщения с установленным флажком Уведомить о прочтении сообщения (Request a read) появляется диалоговое окно предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Отвечая утвердительно, получатель автоматически высылает отправителю подтверждение. Кстати, уведомления о доставке и прочтении сообщения — это тоже сообщения электронной почты. Поэтому при поступлении уведомлений Microsoft Outlook помещает их в папку Входящие(Inbox), уведомление имеет значок в виде кружка с зеленой галочкой и почтовыми волнами.
Установим следующие дополнительные параметры.
Дополнительная настройка параметров сообщения
Кнопки голосования := Тест пройден; Тест не пройден
Уведомить о доставке этого сообщения
Уведомить о прочтении этого сообщения
Параметры отправки
В разделе Параметры отправки (Delivery Options) можно указать дополнительные настройки, связанные с отправкой сообщения:

  • Ответы отправляйте по адресу. Если на это сообщение будет получен ответ, вы можете указать контактное лицо, которому будет отправлена копия. Это очень удобно, если сам отправитель (например, директор) недоступен для диалога (на встрече), но уверен, что выбранный им контакт (помощник) сможет продолжить переписку без его непосредственного участия.
  • После отправки сохраните отправленные сообщения в (Сохранить отправленные сообщения в). По умолчанию все отправленные сообщения перемещаются в папку «Отправленные». Вы можете выбрать другую папку с помощью кнопки Обзор или снять флажок, чтобы не сохранять сообщение после отправки.
  • Не доставляйте до тех пор, пока. Письмо не будет отправлено до даты, указанной в этом поле.
  • Истекает после. Письмо не будет отправлено после указанной даты.
  • Формат вложений. В раскрывающемся списке пользователь может выбрать формат, в который будут преобразованы вложения. Этот выбор делается, когда почтовое приложение получателя не распознает формат Outlook по умолчанию.
  • Формат кодирования. Пользователь может выбрать из выпадающего списка формат, в который будет преобразована текстовая информация в сообщении.
  • Поле Контакты позволяет указать контакты, связанные с сообщением, а поле Категории позволяет определить категории сообщения.
Читайте так же:
Как скрыть встречи и события из списка дел в Outlook?

Отметка к исполнению
В том случае, если пользователь хочет дополнительно привлечь внимание получателя письма к сути сообщения, можно воспользоваться отметкой к исполнению. Отметку к исполнению устанавливают только одну. После приема сообщения получатель может изменить как состояние отметки, так и ее значение в случае ответа или пересылки. Например, можно установить отметку об обязательном ответе на данное письмо до указанной даты. Таким образом, получатель будет периодически уведомляться о необходимости ответа.
Установка отметки к исполнению
> Действия >Отметить к исполнению…
Отметка Ответить
Дата Ср 31.07.01 17:30
ОК
По умолчанию установка даты имеет значение Нет, в этом случае отметк. является бессрочной и не требует завершения к определенному сроку. Если же установить срок отметки, то по его истечении появится предупреждении о просрочке завершения работы над отметкой к исполнению ("Отметить к исполнению").
Отправка сообщения
Итак, наше сообщение полностью готово к отправке. Нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная (Standard). Сообщения будет отправлено через учетную запись, указанную по умолчанию в диало говом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Account).
Если вы имеете более чем одну учетную запись, воспользуйтесь еще одним нововведением Outlook 2010 — раскрывающимся списком Учетные записи (Accounts), в котором можно выбрать ту запись, через которую вы хотите отправить созданное сообщение. Тем самым получатель сообщения будет видеть адрес указанной учетной записи (и отвечать на него).
Поскольку ранее мы установили параметры проверки орфографии, то автоматически при отправке сообщения появится диалоговое окно Орфография (Spelling), предлагающее заменить или исправить то или иное неверное слово (если, конечно, такое встретится). Предположим, что произошла опечатка в слове "Данное".
В поле Нет в словаре (Not in dictionary) указано слово, которое Outlook считает неверным (при этом оно выделяется в тексте сообщения), в поле Заменить на (Change To) можно ввести исправленное слово или же выбрать его из списка предлагаемых замен — Варианты (Suggestions). Если ошибочное слово, с вашей точки зрения, верно, например это ваша фамилия, можно либо пропустить изменение его орфографии, нажав кнопку Пропустить, либо добавить в словарь пользователя, нажав кнопку Добавить (Add). Если вы не хотите тратить время на проверку орфографии сообщения, просто нажмите кнопку Отмена и согласитесь с предупреждением об отправке непроверенного до конца сообщения.
Если на вкладке Доставка почты (Mail Setup) диалогового окна Параметры (Options) не стоит флажок Отправлять сообщения немедленно (Sent immediately when connected), то Outlook переместит сообщение в папку Исходящие (Outbox). Сообщения, находящиеся в этой папке, фактически еще не отправлены, но формально абсолютно готовы к отправке. Таким образом, накопив определенную партию готовых сообщений, можно отправить их все разом, а не поодиночке. Данный подход очень удобен, поскольку, во- первых, суммарно на отправку сообщений затрачивается меньше времени (если ваш провайдер не имеет посекундной тарификаций), а во-вторых, есть возможность достать еще не отправленное сообщение и отредактировать перед окончательной отправкой.
И наконец, чтобы отправить окончательный вариант сообщения, нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive) на панели инструментов Стандартная.
После нажатия кнопки Отправить/Получить (Send/Receive) появится диалоговое окно Ввод сетевого пароля (Connect To), отображающее действия вашего компьютера и модема по подключению к провайдеру, после чего последуют набор номера и характерный шум от модема, оповещающий о его соединении с сервером провайдера. Как правило, после этого выполняется проверка имени и пароля пользователя, но в нашем случае этого не требуется.
После успешной установки соединения происходит отправка и прием сообщений. Графически этот процесс отображается в новом диалоговом окне Outlook — Ход отправки и получения сообщений Outlook (Outlook Send/ Receive Progress), изображенном.
В верхней части этого диалогового окна располагается индикатор прогресса, отображающий количество выполненных задач. Под задачей в данном случае подразумеваются отправка и прием сообщений по одной из учетных записей. В нижней части дается детальное описание каждой из задач. Если вы не хотите, чтобы данное диалоговое окно появлялось при каждой процедуре отправки и приема сообщений, включите соответствующий флажок под индикатором прогресса.
Диалоговое окно дополнительной информации содержит две вкладки Задачи (Tasks) и Ошибки (Errors). На вкладке Задачи (Tasks) в колонке Имя (Name) отображаются учетные записи, участвующие в выполнении процедуры отправки и приема сообщений, в колонке Выполнение (Progress) в виде индикатора прогресса — выполнение задания для каждой учетной записи. Если задача выполнена успешно, то слева от ее названия появляется зеленая галочка, в противном случае — красный восклицательный знак, сигнализирующий о наличии ошибки в процессе выполнения задачи. И наконец, в колонке Осталось (Remaining) отображается время, оставшееся до конца отправки и приема сообщений для данной учетной записи. Если при выполнении задачи произошла ошибка, ее код и описание можно просмотреть на соответствующей вкладке Ошибки (Errors), если же все задачи были выполнены успешно, эта вкладка остается пустой. Еще одним из преимуществ нового Outlook является синхронизация процесса отправки и приема сообщений: если раньше приходилось ждать, пока выполнится одна из задач, то теперь все они выполняются почти одновременно (синхронно).
При необходимости пользователь может отменить выполнение задач для определенной учетной записи, для чего следует ее выделить и нажать кнопку Отменить задачу (Cancel Task). Для отмены всех задач для всех учетных записей нажмите кнопку Отменить все (Cancel All). Пользователь может посмотреть информационную панель, нажав кнопку « Подробности (« Details).
После успешной отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent). Таким образом, вы всегда сможете отследить или возобновить в памяти посланную корреспонденцию.
Совет
Не забывайте, что с помощью дневника Outlook также легко можно отслеживать не только переписку, но и вообще всю вашу деловую деятельность ("Дневник" и "Outlook сегодня и личные папки").
Помимо отправки и приема сообщений одновременно по всем учетным записям пользователь может только отправить сообщение или выполнить необходимые процедуры только для одной из учетных записей.
Отправка сообщения
> Сервис > Отправить/Получить > <Учетная запись>
Ну что ж, сообщение успешно отправлено, и мы переходим к его приему и работе с полученным сообщением.
Замечание
Естественен вопрос: "Почему сразу после отправки мы не получили созданное сообщение?" Как вы помните, сервер, через который отправляется наше сообщение, удален и ему требуется немного времени для перенаправления полученного сообщения далее по адресу. Но за это время процесс проверки вашего почтового ящика уже завершился. В следующий раз сообщение обязательно перейдет по назначению, т. е. к вам.
Как было сказано, после отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent Items), однако в ряде случаев пользователю бывает необходимо уже отосланное сообщение отправить заново (например, в случае неработоспособности сервера) или перенаправить другому пользователю, фактически не меняя контекст сообщения.
Отправить заново
<В папке Отправленные>
<Сообщение> >Действия > Отправить заново…
<Появится сообщение/готовое к редактированию и вторичной отправке>
Иногда после отправки пользователю возникает необходимость отозвать уже отосланное сообщение. Например, если поступила более оперативная информация или отосланное сообщение было написано "сгоряча". Outlook и здесь предоставляет ряд услуг, способных "вернуть поезд".
Отзыв сообщения
(В папке Отправленные>
<Сообщение> > Действия > Отправить заново…
удалить непрочитанные копии
Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей
ОК

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Как создать контакт из подписи в электронном письме Outlook?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector