Ref-sgain.ru

Программы и сервисы
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создавать и просматривать расписания групп в Outlook?

Добавление записей в календарь Outlook

Календарь — это бесконечная повестка дня, в которую записываются определенные события. Вы можете ввести любое событие в форму календаря, и сообщение о нем появится на экране вашего компьютера в определенное время, напоминая вам о запланированном событии. Другим типом записи календаря является повторяющееся событие, которое похоже на обычное событие, но генерирует сообщение через регулярные промежутки времени в соответствии с заранее настроенным расписанием. Третий тип записи календаря — это уведомление о собрании, которое Outlook автоматически отправляет всем участникам собрания в заранее определенное время.

Рабочий день предпринимателя полон встреч, собраний и семинаров. Календарь поможет вам организовать свою повестку дня и вовремя напомнить о предстоящем событии. Чтобы добавить запланированную встречу в форму календаря, выполните следующие действия.

1. С помощью команды Вид > Список папок закройте панель списка папок, открытую в предыдущих упражнениях.

В группе Ярлыки Outlook щелкните значок Календарь. Календарь отображается в виде расписания на текущий день, скользящего месячного календаря и списка задач, как показано на рисунке 19.9.

Рис. 19.9. Календарь

Нажав стрелку на кнопке New (Новый), вы сможете выбрать Meeting (Встреча).

4. Когда откроется диалоговое окно, введите текст Advertisements в поле Subject.

5. В поле Место напечатайте Офис дочерней компании.

6. В левом раскрывающемся списке строки Начало выберите день в календаре, на который запланировано собрание (например, четверг следующей недели). (Рис.) Перейдите к следующему месяцу, нажимая кнопки прокрутки. 19.10).

7. Выберите время начала собрания в раскрывающемся списке Start line справа.

8. В том же списке в строке Конец введите запланированное время встречи.

9. Установите флажок Уведомление. Это заставит Outlook заранее предупредить вас о предстоящем собрании.

Рисунок 19.10: Настройка события

10. В одноименном выпадающем списке выберите 1 час, чтобы напоминание появилось за час до следующего события.

11. Если вы еще не решили посетить запланированную встречу, выберите В вопросе в раскрывающемся списке В это время. По умолчанию запланированному событию присваивается статус «занят». Если вы хотите разрешить секретарю забронировать другое мероприятие на то же время, выберите В вопросе. Чтобы обозначить свою недоступность и неспособность отвечать на телефонные звонки, назначьте событие со статусом Не на работе для этого временного интервала. Различные статусы отображаются в форме календаря разными цветами.

Читайте так же:
Как создать встречу из данных Excel?

В нижнем, прокручиваемом поле Заметки введите текст Не забудьте рекламный материал для журналов.

13. Появится кнопка панели инструментов Сохранить и закрыть. В нужный день, ровно за час до назначенного времени, Outlook напомнит вам о предстоящей встрече звуковым сигналом и окном сообщения, как показано на рис. 19.11.

Рис. 19.11. Экран напоминаний

Остановка напоминания нажатием кнопки закрывает его. Помимо закрытия окна, кнопка Приостановить инициирует другое напоминание через интервал времени, выбранный в раскрывающемся списке в нижней части окна. Кнопка Открыть открывает описание события в новом окне.

Программа Outlook напомнит о предстоящем событии, только если она запущена. Чтобы не пропустить важное заседание, поместите значок Outlook в папку Автозагрузка Главного меню, чтобы программа запускалась автоматически сразу после включения компьютера и загрузки Windows.

Microsoft Office 365 в образовании. Работаем в группе Outlook. Используем преимущества Outlook 2016

Группы – это удобный инструмент для совместной работы. Теперь с группой Outlook Office 365 можно работать непосредственно из Microsoft Office Outlook 2016.

Что вы узнаете и сможете сделать после прочтения этой книги?

  • Как стажеру Office 365 организовать группу с помощью Outlook 2016 на личном устройстве?
  • Какие первые шаги должен предпринять фасилитатор (тренер) при администрировании группы в Outlook 2016?

В статье «Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: группа в Outlook. Создание, работа в группе и администрирование» я уделил внимание проведению учебного процесса с помощью группы Outlook. В статье «Microsoft Office 365 в образовании. Организуем работу пользователя в группе Outlook Office 365. Что нового?» я рассмотрел возможные варианты организации начала обучения в Office 365 с помощью групп Outlook.

Как эффективнее организовать рабочее пространство при обучении в группе Outlook на персональном устройстве с помощью Outlook Office 2016? Это и есть тема данной статьи.

Сценарий 1. Работа с группой вOutlook2016 для стажера

В Outlook, установленном на локальном устройстве, можно автоматически связать почтовый ящик профиля Office 365 и все группы Outlook, которые вы посещаете во время обучения. После этого вы сможете работать со всеми почтовыми ящиками в одной комнате. Своевременно получать электронные письма от членов группы, писать личные письма или участвовать в групповых обсуждениях.

Читайте так же:
Как скрыть нерабочее время в календарях в Outlook?

Напомним, что основные функции совместной работы для участников в Office 365 и Outlook 2016 остаются без изменений:

  1. Групповые обсуждения;
  2. Календарь;
  3. Участники;
  4. Файлы;
  5. OneNote

Групповая беседа – это автоматическая рассылка почтовых сообщений всем участникам группы.

Календарь – это дополнительный календарь группы (в основном календаре пользователя календари имеют разные цвета обозначений), предназначенный для планирования работ группы, например, мы можем запланировать заранее собрания по сети для участников группы с использованием Skype для бизнеса:

Участники – можно просмотреть состав участников группы с их контактами, а администратор группы может добавить новых участников.

Файлы – это «облачное» хранилище OneDrive группы, где по умолчанию участникам группы даны права доступа на изменение файлов. Изменить права доступа вы не можете. Т.е. целевое назначение – это коллективная работа с файлами. Участники группы могут отслеживать изменения в файле автоматически, если выберут в меню опцию «Отслеживать». В таком случае вам в почтовый ящик система направит сообщения с информацией об изменении файла. Также можно скачать копию файла на персональное устройство для индивидуальной работы.

Члены группы получают доступ к блокноту OneNote как к цифровой записной книжке, в которой они могут хранить, организовывать и обмениваться текстовыми заметками, видео- и аудиозаписями. Также можно обмениваться сессиями.

Сценарий 2: Работа с группой в Outlook2016 для преподавателя

Работа с группами для преподавателя в Outlook 2016 удобна тем, что, например, можно одновременно работать с несколькими группами и есть возможность организовать Skype – конференции в любых сочетаниях участников, как отдельных участников групп, так и целых групп с разными преподавателями.

Процесс обучения может быть быстро проведен в достаточном количестве групп.

Модератор (учитель) работает с группой в Outlook 2016

Модератору также удобно поддерживать работу с несколькими группами в одном пространстве, т.е. в среде Outlook 2016. Например,

  • В меню групп можно вносить изменения в группы;
  • Управлять членами группы;
  • Создавать новые группы;
  • Удалять группы.
Читайте так же:
Как сделать так, чтобы Outlook сегодня показывал список дел в Outlook?

Рассмотрим, как создать группу в Outlook 2016:

  1. В меню выбираем вкладку «Группы» — «Создание группы».
  2. В появившемся окне «Создание группы» последовательно:
    • Выбираем имя группы и ИД группы (почтовый адрес группы)
    • Конфиденциальность определяется двумя уровнями: Общедоступная и частная группы. Выбираем в списке нужную.
    • Устанавливаем галочку напротив сообщения «Подписать участников на эту группу», чтобы они видели рассылку в своих папках входящих сообщений».
    • Нажимаем «ОК».
    1. После нажатия «ОК» вид окна обновится, и появится возможность «Добавить пользователей (участников)». Последовательно добавляем имена участников группы (для начала можно задать имя одного участника, а остальных участников добавить позже при работе в группе).
    2. Каждому добавленному участнику группы будет направлено системой электронное письмо с сообщением от создателя группы «Вы добавлены мной в группу». Одновременно появится автоматически сгенерированное фото (картинка) группы. Изменить ее можно в Office 365.
    3. Если вам необходимо, чтобы участники группы получали сообщения от внешних участников бесед, то в меню «Главная» — «Изменение группы» необходимо отметить «Принимать почту для группы от пользователей за пределами организации».

    В примере ниже показано, как создать группу учителей в Outlook 2016 для совместной работы над контентом для модульного обучения [5], используя внешних учителей-консультантов и позволяя группе работать с разных устройств.

    Существует множество способов использования Outlook 2016 в процессе обучения Office 365. Вы можете добавить свои собственные сценарии использования приложения и обсудить их здесь, в блоге.

    Как редактировать группу рассылки в Outlook?

    Вы можете изменить состав, выбрав значок Изменить состав на вкладке Общие. кнопку для изменения состава группы, а в открывшемся окне Состав группы контактов используйте команды Добавить. и Удалить для настройки состава группы распределения: 3. Нажмите кнопку ОК, затем Применить или ОК. Редактирование членов группы рассылки завершено.

    Как изменить группу контактов в Outlook?

    На странице Люди выберите все списки контактов в левой панели. Выберите список контактов, затем нажмите Редактировать. Выберите x для имени или адреса электронной почты, которые вы хотите удалить. Нажмите кнопку Сохранить.

    Как сохранить группу контактов в Outlook?

    В группе «Мои контакты»выберите папку, в которой вы хотите сохранить группу контактов. Обычно для этого нужно выбрать «Контакты». На ленте выберите «Новая группа контактов». Придайте группе контактов имя.

    Как добавить контакт в группу рассылки Outlook?

    Приглашение пользователей присоединиться к группе

    1. Откройте Outlook в Интернете.
    2. В области навигации разверните Groups (Группы) и выберите свою группу.
    3. В заголовке группы выберите количество членов.
    4. Выберите Добавить участников.
    5. Введите адрес электронной почты человека, которого вы хотите добавить.

    Как удалить группу контактов в Outlook?

    Удаление группы Outlook

    1. Откройте Outlook для Windows.
    2. Выберите группу на левой навигационной панели (вкладка Groups).
    3. Выберите Изменить группу на ленте.
    4. Нажмите кнопку Удалить группу в левой нижней части окна.
    5. Установите флажок Я принимаю, что все содержимое группы будет удалено > Удалить.

    Как редактировать контакты в Outlook?

    Измените адресную книгу по умолчанию

    1. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Адресная книга . Совет: Вы также можете открыть адресную книгу, выбрав Адресная книга в меню Сервис.
    2. Откройте меню Сервис и выберите Параметры. …
    3. В поле Показывать этот список адресов первым щелкните имя адресной книги.
    4. Нажмите кнопку ОК и закройте адресную книгу.

    Как настроить адресную книгу в Outlook?

    Создать адресную книгу

    1. Откройте вкладку Люди в нижней части окна Outlook.
    2. В разделе Мои контакты на вкладке Главная щелкните правой кнопкой мыши Контакты и выберите Создать папку.
    3. В диалоговом окне Новая папка введите имя папки, выберите местоположение, а затем нажмите OK.

    Как перенести контакты из Excel в Outlook?

    статью «Импорт контактов в учетную записьOutlook.com».

    1. В верхней части ленты Outlook выберите «Файл».
    2. Выберите «Открыть & экспорт > импорт иэкспорт.
    3. Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее. …
    4. Выберите пункт Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее.

    Как скачать адресную книгу Outlook?

    В Outlook нажмите Файл > Параметры учетной записи > Загрузить адресную книгу. В Outlook нажмите Файл > Параметры учетной записи > Загрузить адресную книгу. В появившемся диалоговом окне Автономная адресная книга сделайте следующие выборы: Загрузка изменений с момента последней отправки и последнего получения.

    Как сохранить адресную книгу из Outlook?

    Войдите в Outlook.com, чтобы открыть страницу «Люди». В правой части панели инструментов выберите Управление > Экспорт контактов….. Выберите, хотите ли вы экспортировать все контакты или только контакты в определенной папке, а затем нажмите Экспорт.

    Как добавить человека в переписку Outlook?

    В области «Мои контакты»выберите «Контакты». Дважды щелкните группу контактов, в которую вы хотите добавить участников. Нажмите кнопку «Добавитьучастников» и выберите список, из который вы хотите добавить контакт. В этом примере выберите «Из контактов Outlook».

    Как добавить контакт в группу?

    Контакты можно объединять в группы с помощью ярлыков.

    1. На телефоне или планшете Android откройте приложение «Контакты» .
    2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок меню Создать ярлык.
    3. Введите название ярлыка и нажмите ОК. Чтобы добавить ярлык для одного контакта, нажмите на значок «Добавить контакт»

    Как добавить контакт в Teams?

    Контакты. Нажмите Мои контакты, и вы увидите список всех ваших контактов и строку поиска, которую можно использовать для поиска нужных вам людей. Если вы хотите добавить новый контакт в список, нажмите Добавить контакт в верхней части списка, чтобы начать.

    Как удалить группу в SharePoint?

    Удаление сайта или дочернего сайта «

    Если у вас есть опыт работы с SharePoint ми, вы можете удалить сайт или дочерний сайт в любой версии. > сведения о сайте> удалить сайт — снимите флажок, чтобы удалить группу, и нажмите кнопку » Удалить «. > сведения о сайте> Удаление сайта — нажмите кнопку Удалить .

    Как выйти из рассылки в Outlook?

    Оставьте группу в Outlook

    1. В списке папок выберите группу, к которой она принадлежит.
    2. Щелкните имя группы, затем щелкните стрелку вниз рядом с Подписки или Без подписок.
    3. Нажмите Оставить группу. Вы больше не будете членом группы и не сможете просматривать или использовать ее файлы и другие данные.

    Как удалиться из переписки в Outlook?

    Достаточно перейти в папку «Отправленные», открыть нужное письмо и выбрать Действия — Отозвать сообщение. В появившемся окне можно выбрать, удалить сообщение из ящика получателя или заменить его на исправленное.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector